REGRESO A LOS FUNDAMENTOS: USA TU PROGRAMA

imagen cortesía del blog de Victor Yepes

“Cimientos Sólidos: La Importancia de Revisar y Actualizar el Programa de Obra”

Regresar a los conceptos básicos y utilizar el programa de obra como una herramienta de uso diario es una práctica muy valiosa. A menudo, en medio de la ejecución del proyecto, es fácil perder de vista los detalles más importantes o desviarse del plan original. Al volver a revisar y actualizar el programa de obra de manera constante, se garantiza que se mantenga alineado con los objetivos del proyecto y se puedan detectar y abordar desviaciones o riesgos potenciales de manera oportuna

el programa de obra como el centro de gravedad de tu proyecto.

Cada uno de ustedes tiene su estilo, ya hemos platicado de cómo maneja cada uno sus proyectos, tanto desde el punto de vista de los stakeholders o desde el punto de vista de los subcontratistas, esto es cuando tú eres project manager de un lado o del otro.

En ambos casos, Lo que está pasando es que algunas de las empresas mantienen dentro de sus estructuras de información, Por ejemplo, programas que están basados en Excel y gráficas de Excel, y entonces empiezan a colocar barras de Excel.

No está mal. Otros utilizan Project, por ejemplo, y en Project empiezan a colocar igual sus tareas, sus barras. Otros usan aplicaciones como Clikup, en el que van usando, sobre todo, un sistema Kanba.

En ninguno de estos tres comento, es que esté mal, el problema es que no los usamos, y no los usamos para poder medir lo que queremos medir o controlar lo que queremos controlar.

En el caso de los programas que están hechos en Excel, los seguimientos se convierten en un poquito de rebuscar y rebuscar en tareas, porque cuando ustedes asignan una tarea a alguien y necesitan hacer un seguimiento con esta con esta persona, un Kanban o un project les ayuda mucho más que el Excel..

En otros casos, cuando tienen que hacer o colocar avances, el Excel les sea más práctico, porque es más cómodo, es más rápido ir colocando avances y ver cómo se mueve la barra.

En otros casos, cuando cambia de programado a en proceso, a ejecutado, a terminado, a cobrado, Esas tareas también tienen su modificación dentro del tablero y, por lo tanto, ustedes saben cómo están pasando las cosas, Para esto el Kanva u otro sistema o plataforma les funcione mejor.

Les voy a platicar mi experiencia personal. En proyectos grandes, siempre utilizo Project, el Microsoft Project, no es comercial, lo que pasa es que es una de las herramientas más poderosas que he encontrado.

Puedo asignar muchas cosas, puedo colocar hitos, puedo asignar recursos, puedo dar seguimientos, puedo convertir de una vista a otra, puedo ver gantt, puedo ver otra crítica, puedo ver asignaciones, puedo ver calendario.

En el caso de los proyectos medianos, Uso Project, pero lo condenso, o sea, trabajo con tareas muy generales, y para proyectos chiquitos No uso Project, ustedes me han escuchado hablar varias veces de WBS, trabajo con EDTs, Ahí sí me muevo a las tarjetas, por ejemplo, cuando tengo que hacer entregables, y aunque sean proyectos grandes y tengo también WBS y EDTs, Me ayuda más el seguimiento hacia las tareas específicas porque estamos controlando empresas, no personas, o no cumplimiento de de hitos tan precisos como en los proyectos chiquitos.

Los proyectos grandes lo que hacemos es tener un scope, una visión mucho más amplia. Sin embargo, Los deadlines ahí sí son muy, muy importantes. Entonces, ustedes van a poder seleccionar cuál es el método en el caso de los programas.

Les repito, el problema que yo veo con todos estos programas que reviso es que algunos, no todos, algunos los tienen colocados en la pared, y de repente veo anotaciones, otros están muy bonitos hechos en las computadoras, pero no se están aplicando.

Cuando ustedes, Project managers descalzos, ya avanzaron una parte, no se ve reflejado en el programa gráficamente que ya avanzaron tanto en esa tarea y estás ya programando la tarea que sigue.

El seguimiento de los programas es importante porque les va a permitir ir identificando tendencias y poder saber si algo está retrasado en la ruta crítica o en la parte general, ya sé que intuitivamente todos ustedes saben y les dicen, oye, vas atrasado.

Bueno, sí voy atrasado, pero lo que estamos haciendo es meter más mano de obra, metimos otras empresas, tenemos ya más recursos, es que no nos habían pagado, ¿y cuánto afectó eso?

O sea, vas atrasado cuánto te afectó, después de saber cuánto te afectó, cómo lo vas a reprogramar con nuevas tareas, con nuevos alcances, y eso va dentro del programa.

Y básicamente, no lo estamos haciendo. Para tratarnos de meter a programa es pasarle la pelota a alguien más, pues no llegó el dinero, entonces, pues es culpa de Stakeholder. Es que me fallaron las empresas, este, no aguantaron la presión, se fueron, ahora tengo que contratar nuevas empresas, entonces tengo que hacer todo desde cero.

Sí, pero ¿cuánto tiempo lleva esto? Al final de cuentas, ¿cuánto va a costar? Curvas de aprendizaje, nuevamente calidades.

Esto es una de las cosas más importantes. El programa es una guía, pero igual que el proyecto está vivo, se tiene que mantener constantemente. Su programa lo tienen que revisar todos los días.

Todos los días revisen su programa para ver qué está pasando, asignen las tareas, revisen que se cumplan esas tareas diarias. Ustedes mismos háganse presión a ustedes mismos de cumplir sus tareas diarias.

Esos compromisos que ustedes hacen con ustedes para que se termine lo que se comprometió en el día Es la rutina y es lo que les va a estar permitiendo a ustedes acostumbrarse a cerrar todas las tareas, no nada más las diarias, las semanales, las mensuales, las de WBS, las de EDTs, los milestones, que se cumplan los milestones, que sea una cultura, que se acaben las cosas a tiempo.

Esta cultura latinoamericana es fascinante ver cómo nos gusta, y parece que a veces disfrutamos de patear fechas.

En otros proyectos me ha me ha costado mucho trabajo hacer entender, y se me paran los pelos de punta, Cuando oigo a los supervisores o escucho a los residentes, dicen los project managers que como ya vimos que no vamos a terminar, Entonces, nos dieron más tiempo, nos dieron dos meses más. Sí, los sueldos, los salarios, ¿quién los va a pagar?

Dos meses más, ¿cómo vas a tú project manager descalzo, como stackholder, soportar una carga de dos meses más de trabajo? El tiempo, como diría Einstein, el tiempo es relativo, pero en esta industria, el tiempo cuesta dinero, cuesta mucho dinero.

Tiene que estar controlado. Revisen sus programas todos los días, No los tengan como cuadros decorativos en la pared, úsenlos, actualícenlos, trabájenlos, Vuelvan a los fundamentos, muy importante, que no sea feeling.

Usen todos los instrumentos, todas las herramientas que tienen. Si no les está funcionando un programa, cámbiense de sistema de programa. Hay muchas técnicas para controlar proyectos, hay muchas maneras de hacerlo, muchas metodologías.

Si no les funciona cascada, cámbiense a Kanba, cámbiense a hay muchos sistemas, Cámbiense a Lean, cámbiense a todos los sistemas y metodologías que ya hemos estado haciendo. No lo echen en saco roto, estamos arrancando el año.

Programen ya su año, Programen sus proyectos, revisen sus programas, vean cómo están y echen para adelante sus proyectos a tiempo.

Buenos proyectos

Visits: 203