Cuando hablamos de administración de recursos, es necesario que entendamos qué son los recursos, cómo se planean y cómo se monitorean.

Para poder cumplir con cada una de las tareas, con cada uno de los WBS/EDT, con cada uno de los entregables, para que al final podamos entregar un producto, un servicio, un proyecto, como debe de ser, completo, sin fallas, sin retrasos, con una economía adecuada.

¿Qué es la administración de proyectos?

Si ustedes recuerdan desde la definición inicial, esto de administrar los proyectos, es decir: de gerenciar los recursos de loa proyectos, es que estamos hablando de la totalidad, no nada más de la ejecución como tal, ya sea en sitio de los trabajos o en la producción de un producto muy específico, no nada más una obra de construcción, estamos hablando de la totalidad del proyecto.

Cuando hablamos de los recursos del proyecto, hablamos de todos los recursos.

Por supuesto, desde las etapas de planeación, las de análisis, la etapa de ejecución, la fase de cierre, durante toda la vida de del ciclo de vida del proyecto.

¿Cuál sería la mejor definición de la administración de recursos?

Es un proceso, y es el proceso de planear, programar y asignar los recursos a cada entregable para completar este proyecto.

¿Por qué es importante?

Bueno, pues, porque tenemos que identificar todos los recursos necesarios que vamos a necesitar durante todas las etapas y, sobre todo, en las etapas de planeación y la etapa de arranque del proyecto. ¿Para qué? Para poder estimar los presupuestos y costos, poder armar todo un presupuesto y programa, incluyendo claro el programa de suministros.

Es muy importante que te asegures de que pusiste en tu programa de recursos, el recurso adecuado en el tiempo adecuado.

Normalmente vemos un diagrama de Gantt o vemos un tablero de Kanban o Scrum o cualquiera de estas cosas, y estamos hablando de tareas o estamos hablando de conceptos a ejecutar. Pero para este caso, estamos hablando de recursos, en definitiva hay que hacer el programa de recursos para el proyecto.

¿Qué tipo de recursos o cuáles son los recursos que tenemos que considerar?

Tipos de Recursos
– tiempo
– insumos materias primas
– mano de obra recursos humanos
– maquinaria y equipo
– financieros
– información y datos

Los recursos por supuesto  de tiempo, los insumos o materias primas, la mano de obra o los recursos humanos, la maquinaria y el equipo, los recursos financieros, el dinero. Y hay un recurso que es muy importante, la información y los datos. Hay otros programas donde he estado hablando con ustedes y platicando con ustedes acerca de esta parte.

La información que se genera y que se tiene que generar para arrancar un proyecto, para planearlo, para ejecutarlo y para cerrarlo, es un recurso de información y datos muy valioso, muy valioso, les repito. Tiene que tomarlo en consideración, porque esta información se transfiere, se traduce, se convierte en dinero. Los datos, por supuesto, también.

Recuerdo muy bien en los proyectos en los que he estado participando, que cuando estás hablando de proyectos complejos, también ya hemos hablado cuáles son los proyectos simples y los proyectos complejos porque existen  recursos que son muy difíciles de programar, pero nada más de programar, como vamos a ver ahorita más adelante en la administración de los recursos como tal, es a quién se los asignamos, ¿Cuánto tiempo requieren?

Un caso:

Aquí en México, el Instituto Mexicano del Seguro Social es la institución por parte del gobierno que se encarga de dar asistencia médica a todos los afiliados a este instituto, que debería de ser la mayoría, pero realmente no son tantos como aparentemente son En fin, cuestiones de política que no me voy a meter ahorita. Pero, por ejemplo, en este caso, en un hospital, uno de los recursos que necesitábamos controlar muy bien era, por supuesto, el financiero.

¿Por qué? Porque en un hospital y en un hospital de este nivel que estábamos hablando, había muchos equipos muy caros y también de mucho tiempo de fabricación y entrega. También, las salas o los espacios donde se iban a recibir estos equipos requerían de insumos, de materias primas y de mano de obra calificada y especializada para dejar todo listo para recibir estos equipos. Todos estos recursos tenían que estar muy bien planeados, muy bien identificados en sus fechas y en sus tiempos, para que estuviera todo listo a la hora de recibirlos. Imagínense ustedes una máquina de tomografía, por ejemplo. Esta máquina de tomografía, los que han tenido oportunidad de verlas o que por alguna necesidad hayan tenido que utilizar este servicio, saben que son máquinas grandes, pero también muy delicadas, extremadamente delicadas.

Equipos como estos, en el momento en el que se bajan del transporte, tienen que llegar a su espacio. Imagínense una doble o triple maniobra de un equipo de tomografía, de un equipo rayos X, todo el equipamiento que requiere un quirófano. Y fíjense una cosa muy importante: estoy hablando ahorita de los equipos como tales que requiere el hospital para dar servicio. Pero también los elevadores, los elevadores requieren de un tiempo considerable de fabricación. No se tienen los elevadores en existencia. Cuando estás haciendo tu planeación, es importante que sepas cuánto tiempo de fabricación requieren los elevadores, no nada más para un hospital, para tu edificio, ya sea habitacional, comercial, de oficinas, como tú quieras.

Proceso de administración de recursos

Durante toda la vida del proyecto, hasta el cierre con su propio ciclo.
1. Análisis de los recursos
– investigar la disponibilidad y revisar cuales podrían faltar para la ejecución y plan de de acción
2. Planeación de los recursos
– Cuales son los recursos necesarios, características que debe tener, incluyendo cantidades
3. Programación de los recursos
– asegurarse que los recursos estén disponibles cuando se se necesitan asignando las fechas de llegada, entrega, aplicación etc.
4. Asignación de los recursos
– Proceso continúo seleccionando el recurso adecuado en el tiempo preciso para cumplir con la tarea correspondiente. ojo tareas críticas
5. Seguimiento de los recursos
– medición de tiempos de ejecución, seguimiento a los procesos logísticos

Análisis de los recursos, el número uno. Aquí tienes que investigar la disponibilidad y tienes que revisar cuáles son los recursos que te podrían llegar a faltar durante la ejecución y, por supuesto, el plan de acción. Aquí tendrías que hacer un poquito de investigación, de ver todo tu todo tu proyecto que ya esté dibujado, que ya esté especificado, que revises muy bien todas tus especificaciones, para que sepas cuáles son los recursos que vas a necesitar y, por lo tanto, poder ver si faltara alguno en tu lista de análisis, y saber que todos tus recursos están listos, están ya tomados en consideración.

El punto número dos, la planeación de los recursos. ¿Cuáles son estos recursos?

¿Cuándo son necesarios? ¿Qué características deben de entender? Qué características deben de cumplir a nivel de especificación, calidad, ya hablamos de esto también. Y claro, aquí en esta planeación, incluyendo las cantidades. Aquí podemos estar hablando de cantidades muy, muy importantes de un recurso específico, y eso te va a afectar, por supuesto, en el costo y en el tiempo, si es una tarea crítica de mucho volumen y de mucho tiempo. Esta planeación de los recursos, incluyendo sus cantidades, es muy importante.

En el número tres, la programación de los recursos, tú tienes que asegurarte que estén disponibles cuando sea necesario y con la fecha asignada, ya sea de llegada, de entrega, de aplicación, etcétera. Como les comento, si llega un tanque de gas un poquito antes o un poquito después y no forma parte de la ruta crítica y hay holguras, no pasa nada. Pero si los elevadores no llegan cuando tienen que llegar, y en el momento en el que se tienen que colocar, se crea un problema muy serio logístico, porque hay que estar haciendo cosas, de seguir avanzando con el proyecto, después de hacer maniobras para colocar las cabinas, calibrarlas, etcétera, es un problema.

Para el punto cuatro: Si tú vas a asignar recursos por medio de un contrato, por ejemplo, y vas a hacer un concurso previo para hacer una selección de estos proveedores, por ejemplo, para materias primas o tareas muy específicas, tienes que tener mucho cuidado y, sobre todo, cuando vas a concursar tareas críticas.

Se tienen que cumplir, de veras, cabalmente, los tiempos que tú estás colocando en los contratos para que se cumplan, porque si no, ya ya, como escuchaste, te va a provocar muchos problemas de atrasos, de costos, de preocupaciones, corajes, de faltas de sueño, de presión, estrés, etcétera.

El punto número cinco, seguimiento a los recursos, pues, por supuesto, vas a tener que hacer la medición de los tiempos de ejecución. Aquí es cuando hablamos también, por ejemplo, de los rendimientos, hablé de los KPIs, hablé de las métricas. Cómo le das seguimiento a esos recursos, cómo se están aplicando esos recursos, de tal manera que tú puedas ir monitoreando y puedas ir ajustando esta planeación, esta programación, esta ejecución, puedas tener un proyecto adecuado.

Por supuesto, hay herramientas y frameworks para lograr esto.

Hoja de cálculo
Diagrama de Gantt
Canva
Línea base
Programas (sofware) de administración de recursos :
– Project Manager
– MS Project
– Float
– Resource Guru
– Kantata
– Monday
– Runn
– Wrike
– Smartsheet
– Silverbucket
– Ganttic
– ClikUp

Todos estos softwares les pueden ayudar para esto que estamos hablando, administración de los recursos. Importante para sus proyectos.

Realiza tú programa de recursos desde el inicio, coordínalo con el programa de tareas, da el seguimiento a ambos y tú proyecto se acerca vertiginosamente al éxito

BUENOS PROYECTOS ¡

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