vamos a platicar sobre la necesidad de usar programa de Gantt y las gráficas de Gantt, como se conocen, que utilizamos mucho para la parte de programación, sobre todo en la metodología de cascada.
Fíjese que pasó una cosa interesante en las asesorías que estoy dando para las empresas.
Ha sido muy fructífero, toda la retroalimentación que recibo de parte de los participantes. Y también en el project manager descalzo coaching program, que tengo con algunos de ustedes.
Y uno de los casos interesantes fue este:
Fue necesario una secuencia de estimaciones dentro del programa de trabajo de ejecución del proyecto. el project manager de este este proyecto, quiso colocar la programación de las estimaciones correspondientes al proyecto para que su equipo encargado de esta administración, de recopilar la información, seguimiento control, etcétera, no se perdiera; porque la empresa que los contrató es muy estricta en la fecha de recepción de las estimaciones; tienen un calendario para recibir estimaciones y por supuesto, un calendario de pagos, sobre esta circunstancia sé que muchos de ustedes trabajan de esta manera.
Programar desde el inicio, planear desde el inicio, estas tareas, estas actividades, darle seguimiento. La verdad es que fue muy importante para esta empresa, porque, entonces, no tenían que estar checando. Oye, ¿cuándo es la fecha? Ya se nos pasó, teníamos que entregar esto mañana corran, Entonces, todo esto quedaría plasmado en el programa.
Inmediatamente se pusieron a trabajar en el programa de Gantt, sacaron su MS project, los que lo tenían, trabajaron unos en un lado, trabajaron otros con Excel, y se pusieron a hacer un programa tipo cascada con fechas, por supuesto, para poder definir cuándo debían tener la documentación, cuándo tenían que procesar esa información, cuándo tenían que trabajar sobre ella revisarla, autorizarla, pasarla a los formatos del cliente y presentarla Las estimaciones en este caso se presentaban físicamente, o sea, que había que imprimirlas en papel y presentárselas al residente de parte de la empresa que los contrató.
Entonces, empezaron a hacer todas estas adaptaciones y estaban tratando de ver cómo encajaba cada una de ellas. Dentro del programa general de trabajo de todo el proyecto. Cuando se les empezó a atorar la carreta para tratar de acomodar todo esto dentro del programa general me llamaron para poderles ayudar.
La conclusión fue muy simple para mí cuando vi el problema porque esto ya ha pasado, ya me ha pasado.
La verdad es que no necesitan, no necesitaban hacer un programa de Gantt o una gráfica de Gantt en alguna de estas aplicaciones para luego embeberla en el programa general. Aquí no había necesidad de esto. Lo único que había que hacer era colocar las tareas, si quieren en una hoja de Excel, en una hoja de papel donde ustedes quieran, colocar las tareas repetitivas identificadas como estimación uno dos tres cuatro hasta la n, y ahí sí como si fueran precisamente, las primeras columnas de cualquier gráfica de Gantt, fecha de inicio, fecha de terminación y también se pone un responsable.
Y cada vez que terminaba un ciclo, en la parte de abajo decía entrega de estimación, el número que le correspondía. Esto se hizo en una tablita de Excel, se estableció hacer un programa de tareas. Trabaja de manera más inteligente.
Con esta tablita, Lo que se hizo fue no embeber en el programa general de proyectos, sino estas tareas específicas se pegaron en las paredes de la oficina y camper, en las computadoras, se mandó el correo, se mandó la información de ese calendario específico con fechas específicas. Cuando se tenía que arrancar la tarea, cuándo se tenía que terminar esa tarea, Quién le entregaba qué cosas a quién.
Y, de esta manera, no tuvieron que estar perdiendo el tiempo en estar tratando de embeber tareas que son cíclicas repetitivas, pero que son mucho más cortas, vamos a llamarla simples, no es que sean simples, pero son me refiero a simples de programar, y en lugar de embeberlas en los programas de administración de proyectos.
Así ya quedó, y esto me ha funcionado a mí también durante varios años, sobre todo estas tareas repetitivas, cortas en la cantidad de elementos que las constituyen, me refiero que son pocos renglones.
Ahora bien, vamos a suponer que tienen una situación similar, pero en este caso sí tienen que presentar unas tareas, una gráfica de Gantt, un programa de Gantt. Pero volvemos a lo mismo, son pocas tareas las que tienen que hacer en poco tiempo.
En este caso, sería un programa más corto con pocas actividades, Y, fíjense bien, en este caso, para presentar un programa de este tipo donde, muy probablemente, los datos de tareas precedentes y consecutivas pues no sea no sea tan relevantes; además, si no necesitan tener una escrupulosa asignación de recursos, como lo tendrían que hacer, o cuando menos contemplar en las plataformas y administración de proyectos, pues, entonces, usen una plantilla de Excel, con esto lo pueden resolver.
Si ustedes entran a Excel, y les repito, project managers descalzos, el Excel es su mejor aliado, es el mejor amigo que pueden tener
Cuando abran Excel, busquen en las plantillas, en ellas dice programa de Gantt, y todavía aparte de tener programa de Gantt, ya viene pre armada, ya viene con unas tareas ahí puestas para que ustedes escriban lo necesario, tiene el calendario, pueden moverlo, le ponen su logotipo, y con eso pueden presentar una gráfica de Gantt bastante elegante, muy profesional, pueden cambiar los temas, pueden cambiar los colores, pueden cambiar tipografía, bueno, hasta le podrían anexar un par de fotos si quisieran ahí, como imágenes.
Pero a lo que voy es que no necesariamente en todos los casos, y como se los he platicado durante todos estos programas, no es necesario clavarnos inmediatamente a la herramienta que suponemos es la que nos va a ayudar más, muchas veces, para este tipo de programas cortos con pocas tareas, con estos alcances de no ser tan escrupuloso ni tan profundo, pues, la verdad es que meterse a una plantilla de Excel que ya tiene el mismo Microsoft hecha, es mucho más rápido. Les va a ahorrar también mucho tiempo, la guardan como machote y vuelven a trabajar con ella en casos adelante que tengan el mismo trabajo que hacer y presentar, y les va a resolver muchos problemas.
Por el otro lado, les recuerdo que todavía tengo ahí un par de lugares abiertos para lo que es el project manager descalzo coaching program, para que se puedan inscribir, para que puedan tener acceso a todos los alcances que van a ver ahí en la en la página, chéquenlo, revísenlo, Seguimos en contacto.
Cualquier comentario, mándenmelo también, el correo está abierto para ustedes josemarquezmelgar@projectmanagerdescalzo.com
Que estén muy bien Project managers Descalzos. Buenos proyectos
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