En la administración de construcción, un punch list es el listado de conceptos que necesitan arreglarse antes de que el proyecto se considere completado
La lista de cotejo “punch list” es una lista de tareas que deben completarse antes de que se finalice un proyecto de construcción. Normalmente, los contratistas y los miembros de sus equipos hacen un seguimiento de las tareas pendientes con una lista de cotejo para asegurarse de abordar cada uno de los elementos con atención y así garantizar que el cliente quede satisfecho con el proyecto final.
Analizaremos lo que hace falta para elaborar una lista de cotejo perfecta, tipo Project manager descalzo, para usar en la construcción.
Se acerca el final de un proyecto, pero todavía hay muchos cabos sueltos que debes atar antes de finalizar oficialmente tu trabajo. Hacer un seguimiento de todas esas tareas más pequeñas puede ser un desafío. En lugar de tratar de ubicar cuáles son esos cabos sueltos al final del proyecto, puedes integrar de antemano una lista de las tareas que deben ejecutarse. Luego de este registro, podrás usar esa misma lista para verificar que todo esté completado antes de que llegue la fecha de entrega, y posteriormente usarla como fundamento del pago final.
En la industria de la construcción, esto se conoce como el proceso de la lista de cotejo o “punch list”.
Que es el punch list
Obvio? no , no lo crean no es obvio, esta es una herramienta de gestión de proyectos, un framework.
Los Project manager descalzos la usamos para enumerar todas las tareas más pequeñas que deben realizarse antes de que se pueda finalizar el proyecto de construcción general. La lista de cotejo también es conocida como lista de defectos, lista de deficiencias o lista de problemas.
El término en inglés, punch list (que podría traducirse literalmente como “lista para perforar”), se originó a partir de un proceso antiguo en el que el Project manager descalzo de construcción perforaba físicamente un pequeño agujero en una hoja de papel para marcar una tarea como completa.
Ejemplo de renovación de cocina: la construcción se ha terminado, sin embargo, aún se tienen que probar los electrodomésticos, tuberías, llaves de agua, y la instalación eléctrica. Estas son las tareas a revisar en el punch list. Después de realizar una inspección exhaustiva y agregar elementos a la lista para cumplir con las especificaciones del contrato, el Project manager descalzo, delega las tareas específicas para cada subcontratista. Después usa esa misma lista para verificar que todo el trabajo asignado se haya completado.
Que información debe contener el punch list
Aclara lo que se debe hacer para que una tarea específica se considere finalizada. Por lo general, incluye lo siguiente:
Número de concepto
Es un indicador numérico para cada elemento de la lista que permite a los miembros del equipo comunicar claramente a qué elemento de la lista de cotejo se están refiriendo. Esto es de especial importancia cuando la lista incluye tareas similares que deben realizarse.
Nombre del concepto
Este es el nombre general de la tarea que debe realizarse. Lo ideal es comenzar los nombres de las tareas con un verbo para que quede claro qué es lo que hay que hacer. Por ejemplo, “Probar el triturador de basura” es un nombre de tarea claro.
Descripción general
Si el nombre de la tarea no proporciona suficiente información, se debe incluir más contexto situacional para ayudar al equipo a comprender claramente lo que debe hacerse. Por ejemplo, si es necesario arreglar algo, ¿Cuál fue la falla en primer lugar? Esta información puede ayudar a los miembros del equipo a encontrar la solución adecuada.
Encargado o responsable
Es la persona a quien se le asignó la tarea. Si alguna de las partes interesadas tiene alguna pregunta sobre una tarea específica, el encargado debe proporcionar dicha información.
Fecha de inicio o registro
cuando el responsable de la tarea comienza a trabajar en ella.
Fecha de finalización o entrega
Cuando se finaliza una tarea sin que haya una fecha límite determinada, o la fecha específica en la que se debe entregar una tarea.
Estado
La etapa en la que se encuentra una tarea. Las actualizaciones de estado pueden variar de un lugar de trabajo a otro. Los estados más simples son “sin iniciar”, “en progreso” y “finalizado”.
Al final del día, la información que compartas en tu lista variará según el estilo de gestión de tu proyecto. El objetivo final es proporcionar a los miembros del equipo suficiente información contextual para que sepan exactamente de qué tareas son responsables.
Porqué usar punch list
para ayudar al equipo a producir trabajo de lata calidad
Cuando el proceso de punch list se implementa a lo largo de todo el proyecto (no solo al final), el Project manager descalzo tiene la oportunidad de detectar los errores o problemas apenas ocurren.
Los encargados de proyectos también pueden utilizar este sistema de revisión como una oportunidad para el control de calidad. Si hay una parte de la construcción que no cumple con las especificaciones del contrato o si algo no se instaló correctamente, el residente del proyecto puede incluirlo en la lista para que el trabajo se vuelva a realizar.
Para evitar errores de comunicación
El punch list debe ser un esfuerzo conjunto entre el Project manager descalzo y los subcontratistas que trabajen en el proyecto. Si los miembros del equipo necesitan obtener más detalles sobre la tarea que les fue asignada, el punch list sirve como referencia para obtener dicha información. Cuando la lista detalla con claridad cuáles son las acciones pendientes y quienes son los responsables de llevarlas a cabo, no hay confusión en cuanto a qué miembro del equipo trabaja en qué.
contar con un plan de comunicación efectiva es más importante de lo crees. Revisa el articulo Comunicación dentro del proyecto encontrarás lo relacionado con la comunicación efectiva
Para realizar un seguimiento claro del trabajo delegado
Si estás trabajando en un sitio de construcción grande, no sería inusual tener un muy largo punch list cerca del final del proyecto. El Project manager descalzo puede agilizar el proceso delegando el trabajo a contratistas especializados o a otros miembros del equipo, algo que permite ahorrar más tiempo en el largo plazo.
Mejores prácticas
Los profesionales de la gestión de la construcción han estado utilizando punch list durante años. A continuación, presento algunas de las mejores prácticas que puedes llevar a cabo para garantizar que tu proyecto de construcción se desarrolle sin problemas.
Usar el punch list durante todo el proceso de ejecución de manera regular
Si bien el punch list se usa con más frecuencia al final del proceso de construcción, es mejor usar esta herramienta a lo largo de todo el proyecto. Formando así parte del proceso de auditoría. Esta práctica, conocida como “punch list continuo”, ayuda a tu equipo a minimizar la cantidad de elementos que se incluyen en el punch list final.
El punch list continuo también puede ayudarte a conseguir lo que se denomina un punch list en cero. Esto es cuando la revisión final produce cero elementos para el punch list. Imagínate hacer el recorrido final sin tener que hacer ningún trabajo adicional. Eso es un trabajo bien hecho.
Delegar claramente las acciones pendientes a los miembros del equipo y a los subcontratistas
Una de las mejores formas de fomentar la responsabilidad en tu equipo es delegar tareas a los miembros. A los project manager descalzos les resulta más fácil verificar el trabajo cuando está claro quién es el encargado de cada elemento del punch list. Si surge alguna pregunta sobre una tarea determinada, el contratista general sabrá quién es el responsable, por lo que puede acudir al encargado de la tarea para pedirle una aclaración.
delegar eficazmente revísalo
Usar software para seguimiento
Tradicionalmente, las listas de cotejo se creaban en papel y las coordinaba el gerente del proyecto de construcción. Pero si transformas tu punch list mediante un software de gestión de proyectos, existen muchos en el mercado, Asana por ejemplo o uno de los módulos de PROCORE, puedes brindarle a todo tu equipo acceso a la información crítica del proyecto de construcción desde cualquier lugar. Ya sea que usen una computadora portátil, una tableta o accedan a la lista de cotejo con su teléfono móvil, los miembros del equipo pueden encontrar fácilmente la tarea de la que son responsables en tiempo real.
Esta herramienta “arcaica” forma parte de los elementos que puedes implementar para control de calidad, desde una inversión mínima como hojas de un cuaderno, hasta muy avanzados sistemas de software, lo que no cambia es “registrar” durante todo el proceso, atacar los elementos que puedan estar fallando en tú proyecto a tiempo, te evitará muchos dolores de cabeza durante y sobre todo al final del proyecto.
Buenos proyectos, Project Manager Descalzo
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