Derechos de la fotografía *Fotolía*
Los rendimientos al arranque de las actividades no dictan el ritmo del trabajo, requieren de curvas.
Ayer tuve la oportunidad de presentar un seminario. Una de las empresas que estoy asesorando y la parte cuando estábamos hablando de control presupuestal, revisamos los programas, por supuesto, para tener un control de los presupuestos, los presupuestos se ejecutan en el tiempo; todos los programas, los cronogramas de ejecución de la obra.
Revisamos, sobre estos programas. ¿Cómo integran, quién los integra? Y quien los ejecuta porque el programa se lo están imaginando la persona que está encargada de costos y presupuestos normalmente. Pero desgraciadamente no en todos los casos la persona encargada tiene la experiencia en obra. Esto es: ¿Conocen los procesos exactos con los que se va a trabajar en la obra? ¿Entonces se imagina procedimientos? ¿Se imagina procesos, se imagina secuencias? ¿Se imagina rendimientos?, inclusive hay veces que toman precios unitarios históricos, ven en el rendimiento del precio unitario, y con eso empiezan a calcular los tiempos de ejecución de acuerdo los volúmenes que cubicó alguien más, o de haberla recibido por parte del cliente.
Integración
Entonces empiezan a colocar los tiempos estimados y muchas veces, los precios unitarios y los rendimientos que tienen ahí se hicieron apretando un ajuste administrativo para mejorar una oferta. Entonces, en lugar de ajustar en los insumos, ajustaron en la mano de obra. ¿Para qué? ¿Para bajar ese precio? Esos rendimientos quedan abajo.
A la hora que estás calculando con base en ellos. Puedes tener una falla, sobre todo cuando tienes volúmenes muy altos. Resulta que el tiempo de ejecución lo programas con menos tiempo. Pero el tema importante de todo esto es que ya sea el de precios unitarios, el de costos, el de presupuestos, o el que lo haga alguien que tenga ya más experiencia en obra.
Lo que surgió entre los participantes del seminario fue una cosa muy curiosa. Todos los programas que conocemos están representados gráficamente por barras. Una fecha específica de inicio, una fecha específica de terminación de la tarea de la cual estábamos platicando. Este tiempo, lo que me comentaron ahí (Ha sido una constante en los seminarios que he impartido). es que, saben que tienen una cantidad x de unidades por hacer, me refiero a metros cúbicos cuadrados lineales, lo que esto sea o colocar unidades de los insumos que sea, pero vamos a hablar de unidades. Iban a colocar 500 unidades o a ejecutar 500 unidades de alguna tarea específica, y tenían 5 semanas para hacerlo en esa barra. En ese programa, en ese ejercicio que hicimos. ¿Sólo debes preguntarles cómo estaban haciendo ese programa? Pues me dijeron que promediaban, o sea, vamos a hacer el promedio “¿el promedio de que?” les pregunte.
Análisis
Bueno, no promedio, vamos a dividir 500 unidades entre 5 semanas. Donde se estaba dando resultado de 100 unidades. Por ejecutar cada semana. Y aquí voy. A aprovechar primarios descalzos para comentarles esto, vayan al podcast y revisen este programa ahí escucharán una historia real sobre este asunto de los promedios y como la supervisión tomó datos diferentes para evaluar los avances. que es real.
Muy bien. Después de este paréntesis nos vamos a. Regresar a lo que es el control presupuestal. ¿Y entonces les dije, Bueno, vamos a hacer el control presupuestal, luego entienden que estamos hablando de controles, de procedimientos, vamos a hacer auditorías de procesos, cada cuándo tienen que estar presentando estimaciones, no? Pues que cada 15 días correcto. ¿Entonces si ustedes están pensando en 500 unidades repartidas en 5 semanas? Quiere decir. Que para la primera semana tienen que hacer 100 unidades. La segunda semana, otras 100. ¿Y eso quiere decir que ya tienen acumuladas 200? Sí, su estimación tendría que decir 200 unidades… si.
Pues el problema es que no va a decir 200 unidades. ¿Entonces, cómo que no va a decir las unidades? O no, porque ustedes ven la gráfica, me refiero a la representación gráfica de ese trabajo en una línea recta. Pero el trabajo se ejecuta en curvas. No?, ¿cómo que se ejecuta a base de Curvas?, esto quiere decir:
Planeas con curvas y representas con barras recta, ejecutas con curvas.
Entonces cuando les explico esto y los que ya tienen, por supuesto más experiencia en esto, saben muy bien que cualquier tarea tiene una curva de aprendizaje. A menos de que tu tengas una tarea previa y así se calcularía una tarea previa en la que diga: “Preliminares o acciones antes de arrancar la tarea que estamos hablando de las 500 unidades, en la cual es vamos a tener los materiales ubicados donde debe de ser los traslados, los traslados programados, el movimiento del personal en el transcurso de la mañana para llegar al sitio de los trabajos ya todos los insumos listos, los equipos de pruebas también ya están ahí”.
Vamos a suponer que son. No sé registros. Entonces todo el blog ya está, ya está puesto ahí a al pie, exactamente donde se van a hacer estos registros, las revolvedoras, ya está el cemento también ahí al lado; entonces la gente va a llegar desde el primer día para arrancar a hacer 100, o sea programados, por supuesto, la primer semana 100 unidades, con el ritmo desde el primer día.
Eso no va a pasar a menos, como le repito que ustedes hayan programado todas esas actividades. previas para que el día del arranque de esa tarea. Ya estén ahí. Pero normalmente eso no se hace, no pasa. Cuando tienes esa fecha para arrancar esa tarea, ese es el día en el que se Empieza a hacer todo esto que les estoy comentando. Es el primer día. Si tú de 100 unidades que vas a hacer en esa semana y las vas a programar entre 5 días, los presupuestos no reflejan que estarás ejecutando, haciendo 20 piezas ese día 1, claro el programa tampoco. Porque apenas vas a estar moviendo los materiales, va a estar que la gente sepa en dónde van a estar trabajando, cómo van a estar haciendo las cosas. Entonces muy probablemente para el tercer día empiecen a tomar ritmo.
Implementación
¿Eso qué quiere decir? Que ya aprendieron donde van a hacer las cosas, cómo las van a hacer, cómo van a trasladar los materiales, cuánto tiempo les lleva a mover los materiales, mover el equipo con el que se apoyan, mover todos los insumos de un de un lugar al otro, porque bueno, no van a hacer todas las piezas en el mismo sitio, aunque es una sola tarea, pero no están en el mismo sitio y aunque así estuviera en el mismo sitio, también hay traslados horizontales y verticales, movimientos de materiales de gente, de insumos.
Entonces se tiene que aprender esa parte después, como les digo, tomas ritmo. hasta ahora entras en tú programa Project manager descalzo, de manera que sobrepasar el “promedio”. Tienes que considerar que el primer día, la primera semana, dependiendo porque tal vez que son muy, muy largas tareas, con mucho volumen, por tanto, hasta la primer semana es cuando empiezas a tomar ritmo. Una vez que empiezas a tomar ritmo podrías tomar los datos d rendimiento reales.
Llegarás a un momento en el que alcances al tu pico de producción; esa sería la meseta con la cual tú ya mides el ritmo óptimo de esa tarea. Y después, claro, conforme se va acabando el trabajo, ya son menos materiales, pero a lo mejor es más distancia, ya no necesitas tener tanta gente porque ya está cerrando la tarea. Entonces la cantidad de piezas al final de la programación de esa barra, pues también disminuye. Por tanto, una curva de aprendizaje se aplica lo aprendido, se toma ritmo, se mantiene el ritmo en la meseta y después vuelve a bajar.
¿Cuál es el problema que podemos encontrar? Que precisamente si estamos haciendo un control presupuestal vamos a chocar. Entre lo que tenemos programado. Contra lo que en realidad está pasando y eso ya sería una desviación que prendería un foco rojo. Pero no es así, la curva se tiene que aprender, la gente tiene que aprender primero a hacer esa tarea. No me refiero a que no sepan si es un registro, por ejemplo, no que no sepan a pegar block o hacer la base del registro, me refiero a este proceso de aprendizaje de cómo van a hacer la tarea de manera cíclica.
Pues todos esos tiempos, a veces no están considerados en un rendimiento de una matriz en donde se puso al principio el programa con respecto al presupuesto.
Es muy importante que puedan ustedes tomar eso en consideración, si a ustedes les toca hacer el programa revisen los rendimientos óptimos para poder establecer los tiempos, que los rendimientos son los correctos son los adecuados
Muchas veces tienen ustedes que apoyarse en el programa. Pero a veces el que hace el programa se apoya en el presupuesto.
Su desarrollo Project manager descalzo va a ser así a base de una curva, entonces tengan mucho en consideración que los ritmos se van a sostener una vez que la curva se haya aprendido después de que el ciclo inicial sea, sea aprenda, y tengas entonces ritmo en tus mesetas.
Mucha atención a esto cuando estén haciendo sus trabajos y sus programas. Puedan saber cómo van a arrancar, cuánto tiempo les llevaría que el personal aprenda esa tarea y puedan empezar a trabajar.
Buenos Proyectos Project Manager Descalzo
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