fotografía gracias a : https://www.globalrailwayreview.com/article/112553/perpetual-growth-high-speed-rail/
Comunicación, reporte y registro a alta velocidad
Cuando necesitas informar y requieres una autorización casi inmediata de trabajos fuera del alcance original, este documento hará la magia.
Qué tal managers descalzos Cómo están buenos proyectos
Orden de cambio Express si ese es el nombre que quiero darle a este documento y a este capítulo que estamos hablando,
este programa del día de hoy aquí hay que darle las gracias a un colaborador de nosotros dentro del programa de Project Manager descalzo coaching program..
Me llamó porque tenían un detalle que resolver dentro de su proyecto. Su proyecto no es grande, no es no es de los miles de millones de pesos de dólares, pero cuenta con un detalle importante, es complejo.
Aunque el proyecto no es grande en volumen, es complejo, tiene muchas interferencias entre todos los contratistas que están trabajando adentro. Es una remodelación de por sí la remodelación son complicadas. Esta todavía es un poco más.
Se ha enfrentado a ciertas situaciones en las cuales él tiene que tomar decisiones junto con su equipo de trabajo. Y en este caso había dudas con respecto a los alcances del contrato, revisamos el contrato, vimos el presupuesto, definimos todo lo que tenía que estar dentro y fuera. Se dio cuenta que hay ciertas tareas, por supuesto que están fuera del del presupuesto, fuera del alcance del contrato, en consecuencia, había que hacer una orden de cambio, pero como les repito, lo que estoy haciendo para todos ustedes. No me gusta meterme tanto a la ortodoxia.
Porque en proyectos muy, muy grandes, como hemos comentado en otras entradas para las ordenes de cambio Existen toda una serie de formatos, protocolos, procedimientos que están ajustados al Project Management Institute, a los manuales de operaciones de cada una de las empresas en los cuales se llena toda la información. ¿Que tiene muchas cosas, me refiero a nombres de los participantes, qué está pasando? ¿Cómo se afecta ese cambio? ¿Qué tanto va a afectar, quién lo tiene que firmar? Hay varias firmas, por supuesto, reportes fotográficos, presupuestos, modificaciones al calendario. Qué partida presupuestaria es la que se está afectando, si es que hay afectaciones económicas, cuántos días, entonces hay que cambiar el calendario, el cronograma. Etc dentro de formatos que a veces son muy tediosos; pero así deben de ser cuando son proyectos muy, muy grandes, las ordenes de cambio también representan mucho dinero, mucho tiempo en muchos de los casos, por tanto estos protocolos son importantes para que se puedan ir tomando en consideración.
Ahora qué pasa cuando Dean me llama y me dice que tenemos que resolver un tema: que le ayude a resolver sobre una orden de cambio dentro de su proyecto.
Hicimos lo que se llama un orden de cambio y yo le puse el nombre de Express, él le puso otro nombre, no importa ahorita, pero. ¿Qué lleva? Pues básicamente en una hoja de papel en un formatito, en un PDF de tamaño carta,
QUE DEBE CONTENER LA ORDEN DE CAMBIO EXPESS
el nombre de su empresa del contratista que está haciendo la chamba en este momento, él es contratista, está haciendo la chamba y es project manager de esta especialidad que están trabajando el logotipo,
la fecha por supuesto de cuándo se presentó la necesidad,
cuál es el nombre de este documento “Orden de cambio”.
Descripción: Y aquí lo que explicó que fue lo que tratamos de hacer, que fuera muy, muy rápido, muy fluido, es de qué se trata este orden de cambio en un renglón 2 renglones máximo. Para este ejemplo: “Hay una interferencia para realizar ciertos trabajos para poder cerrar áreas del proyecto se solicita cambiar la fecha de entrega si no se cumple con las tareas de retiro de interferencias para la fecha indicada”.
Esta interferencia se debe a que el stackholder empezó a colocar elementos dentro de áreas que ya estaban listas para entregarse y no permite cerrarlas marca en el siguiente renglón.
Cuál es esa interferencia: “Hay mobiliario que no ha sido posible que lo retiren. Los stackholders nos pueden despejar esas áreas, no puedo terminar. Se está solicitando un cambio de fecha”, una modificación al programa.
Después el costo igual en un renglón. “Estos trabajos se realizarán por parte de nosotros con un costo de $ xx, xx.xx (estamos en México tantos pesos este monto), así como los daños causados por los movimientos correrán por parte del cliente”; aquí también se establece un monto, cómo se estableció.
vamos a regresarnos a la otra parte, cuando tienen ustedes un proyecto muy, muy grande, con equipos de trabajo muy grandes, esta parte del costo se tiene que hacer una un presupuesto completo, nuevo con precios unitarios, tarjetas, respaldos, costos, horarios, todo un presupuesto completo de cómo se tienen que hacer las cosas;
A nuestro caso, para la orden de cambio exprés, lo que se hizo fue hablar con el subcontratista de esta empresa, encargado de hacer ciertos detalles de retoques en acabados. -Oye, mira, se va a tener que mover esto así así y así los posibles detalles que podamos tener son despostillamientos, golpes, golpes a la pintura, resanes que manchemos podemos golpear. El plafón puede pasar todo esto –
Ahora son detalles que se tienen que hacer el subcontratista, por supuesto, dijo.” Bueno, pues yo ya me salí de la obra. Regresar, tengo que llevar otra vez mi cuadrilla, que ya está en otro lado. ¿Todo eso es entendible, pero cuánto cuesta ese trabajo? ¿Cuánto cuesta hacer esa chamba? ¿Así, en números redondos?, bueno pues cuesta tantos pesos”. OK ese es el valor del subcontratista. Ahora bien, ustedes tienen que aplicar un factor, ¿cuál es ese factor? Ese factor son los indirectos y utilidades que pueden ustedes manejar dentro de su organización. Esto lo tienen que checar ustedes con su cliente, ya vamos de quién es su cliente, su cliente es. La gente que los contrató a ustedes para ese proyecto, no el usuario final, acuérdense que su cliente es quien les paga a ustedes su sueldo. El usuario final es el stackholder al que se le entregará. Entonces hablan con su gente y les dicen, bueno, pues el factor que vamos a usar para este trabajo una vez que ya tienes los datos de subcontratista, es de tantos pesos. O se le suma eso y se pone en este documento.
¿Cuál fue la última parte de este documento?
Cuatro fotografías ahí mismo con el teléfono se bajaron a la computadora, se puso en el documento estos 5 renglones que les estoy diciendo con cuatro fotografías.
Abajo se puso nombre y firmas. El nombre de quién ejecuta, que es el que estaba haciendo las cosas y del lado derecho, el nombre y la firma de quién debe autorizar.
CUAL ES EL RESULTADO DE ESTA ORDEN DE CAMBIO EXPRESS
¿ qué tenemos con esto? Hay un registro, acuérdense del programa radar, hay un registro de este cambio. Por supuesto, ya se está solicitando en el mismo documento un cambio de fecha, una modificación al programa y se está pidiendo un ingreso, un costo, un monto, un pago adicional por este movimiento que no está en los alcances originales del contrato. Y todo esto, aunque aquí estamos hablando de que este movimiento impactaría a lo mejor en 2 días con muy poquitos pesos o la moneda que ustedes quieran en un proyecto grande pueden ser semanas o meses con millones de pesos.
Este concepto es el mismo, simplemente lo que hicimos es poder adaptarse. Mismo criterio a un documento, un registro que tenga las firmas otorgado el conocimiento de todas las partes involucradas de que esto va a tener un costo y una implicación en tiempo y que no necesariamente es un documento que se tenga que pasar por protocolos muy precisos, muy largos, muy tediosos, con muchas firmas, con muchas autorizaciones, con muchas revisiones, orden de cambio express.
Esto se presenta por supuesto, y de acuerdo con el plan de comunicación, los canales de comunicación se mandarán vía WhatsApp, se mandará vía correo, se mandará vía lo que ustedes hallan definido Y con esto se pudo resolver 2 detalles, se hicieron 2 órdenes de cambio.
Ahora bien, una vez que ustedes tienen su documento ya preparado y listo, una vez que hablan con el dueño de la empresa, la gente que los contrató y que les paga a ustedes y al presentar documento y te dicen: Está bien el aviso que se tienen que hacer esos movimientos y que vamos a tener un retraso o una reprogramación de las fechas por cuestión de esta interferencia, que es causada por él, por el stakeholder, por el usuario final. Pero no, no cobremos dinero porque a mí lo que me interesa es darlo como servicio. Está muy bien, pero ya levantaron la mano, por ustedes ya se percató su cliente, el dueño de la empresa, para que ustedes trabajan, el stakeholder ya se hizo el registro, ya se sabe por qué se tiene ese desfasamiento en los tiempos y quedan ustedes muy bien parados, muy bien presentados como Project manager descalzos
BUENOS PROYECTOS
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