LAS 5 FASES DEL PROYECTO

Una vez definido que es un proyecto y a que nos referimos con la administración de proyectos estamos entrando al campo de esquematizarlo.

El proyecto tiene una serie de fases lo que se conoce como el [[CICLO DE VIDA DEL PROYECTO]] de estos esquema me imagino que han visto muchos, con curvas de diferentes formas que se interceptan y cruzan en puntos distintos, unas más altas que otras, con tiempos diferentes y asignaciones de recursos distintas, en el blog del [[PMD]] podrán ver varios de estos esquemas, existen de verdad infinidad de ellos, con muchas etapas y fases; aquí en Project Manager Descalzo mi intención es mantenerlo práctico.

En todos estos años me he encontrado con 5 etapas básicas que se usan como guía del proyecto del inicio al cierre:

• Iniciación
• Planeación
• Ejecución
• Monitoreo y control
• Cierre

Iniciación

en esta etapa es dónde se define el proyecto, las metas y objetivos son determinados, el estudio de factibilidad se realiza en este momento para saber si el proyecto es viable, y se selecciona a los [[stakeholders]]
En esta etapa donde he podido participar se gesta el proyecto, la idea que se formaliza. En el estudio de factibilidad intervienen diferentes especialistas, que dependiendo del tamaño del proyecto puedes ser empresas especialistas no solamente individuos. Coordinar esta tarea forma parte del alcance del [[PMD]] muy importante estar involucrado desde esta etapa del proyecto.

Que o quienes son los [[stakeholders]] individuos o grupos que tiene un interes particular en el proyecto y pueden ser impactados por el resultado. de manera directa o indirecta, ya sea los mimenbros del equipo del proyecto o a proveedores selectos, autoridades o la comunidad por ejemplo. Es responsabilidad del [[PMD]] identificarlos claramente y administralos durante la vida del proyecto, lo que quiere decir mantenerlos informados regularmente, atender sus necesidades y preocupaciones, y administrar sus expectativas.

El ejemplo de la casa habitación: el dueño de la casa que pagará por el trabajo, la sra de la casa que utilizará con mayor frecuencia las instalaciones y espacios de la casa, la que la va a presumir, ellos son los [[stakeholders]] de ese proyecto, los indirectos serán los hijos si los hay, la asociación de colonos, los vecinos.

” La efectiva administración de los [[stakeholders]] es fundamental para el éxito del proyecto. “

Planeación

En esta etapa se fijan el alcance, programa, presupuesto y calidad requerida para el proyecto.
Aquí es dónde se desarrolla el plan de administración de riesgos para identificar los más relevantes y tratar de mitigar los potenciales.

Muy importante cuando estamos en zona geográficas tan diversas como las de nuestro país, y aunque no lo crean un riesgo son los cárteles.

Ejecución

Aquí es dónde el plan se pone en acción, y el trabajo del proyecto es llevado a cabo, El [[PM]] en conjunto con el euipo del proyecto, son responsables de administrar los esfuerzos, monitorear el progreso, y realizar los ajustes necesarios.

aquí más que nunca se aplica que el proyecto es una entidad viva, que cambia todos los días, conforme al ciclo está en la etapa rebelde, le falta crecer y madurar. en esta etapa es dónde la mayoría de ustedes entra, para apoyar con la ejecución del proyecto con base a todo lo que hemos comentado hasta ahora; sobre esto es dónde fundamento mi dicho, los residentes, coordinadores, responsables de obra, no son PROJECT MANAGERS, no tienen todos los alcances y responsabilidades sobre la totalidad de las fases del proyecto.

Monitoreo y Control

En esta etapa el Project Manager Descalzo supervisa los avances del proyecto, compara el estado actual contra el plan, identifica desviaciones, y toma las acciones correctivas necesarias.

Este es el papel típico del supervisor de obra, del policia, y en su caso, dependiendo del tamaño del proyecto le reporta al [[PM]] sobre estos temas,; a su vez el [[PM]] reporta a los [[stakeholders]]

Espero vaya quedando claro las posiciones de un residente/responsable, de un supervisor y del [[PM]].

Cierre

Es la última de las fases básicas; el proyecto está concluido, y el producto final entregado.
Como [[PM]] debemos realizar un reporte que evalúe el éxito del proyecto, las lecciones aprendidas (relatorías) que serán documentadas para proyectos futuros.

En mi carrera este es la etapa con la que más se trabaja, ya que los responsables, residentes, supervisores, los que se encargaron de la ejecución ya se quieren ir a lo que sigue, no quieren hacer la administración de cierre, una falla constante, critica y que necesariamente debemos evitar.

Proceso cíclico Iterativo

El proyecto debe estar sujeto por parte del [[PM]] a pruebas, auditorías, revisiones de manera iterativa, esto quiere decir que se aplica a los diferentes niveles del proyecto para asegurar que el proyecto está en línea con las metas.

La administración de éstas fases del proyecto es importante porque ofrece un acercamiento estructurado y sistematizado; que ayuda a que se entregue a tiempo, dentro de presupuesto y con la calidad especificada.
Esta estructura de administración aunque ofrece un sistema apuntalado; no perdamos de vista que el [[PMD]] debe tener flexibilidad, juicio y el sentido común necesario para adaptarlo a las necesidades de cada proyecto.

“cada proyecto es un ser diferente, ningún proyecto es igual a otro”

Conclusión

La administración de proyectos es una herramienta vital para el éxito de los proyectos independientemente del tamaño y tipo que tengan.

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