LA PRIMER TAREA, PRIORIZAR LAS TAREAS

Sin misericordia, sin piedad

Es muy bonito revisar y pasar toda la lista de tares que tenemos que hacer, Sin embargo, la mejor manera que he encontrado para completar las tareas es a través de una priorización inmisericorde.

Esto es: decidir cuál es la tarea más importante aunque todas parezcan cruciales.

Pero si puedes categorizar, priorizar hasta que obtengas una cosas y te concentres sobre ella en ese momento, no tienes opción y te pones a trabajar

primero concentra todas tus tareas en un solo lugar

Las tareas te van a llegar desde diferentes fuentes, tu jefe te mandó un correo, un colaborador te está pidiendo que le ayudes con algo, el subcontratista tiene una duda, te llegó el recibo del teléfono etc. Para poder ordenarlas y darles prioridad de manera eficiente; Project manager descalzo, necesitas dominar los listados por ejecutar, (to do list) que contenga todas tus tareas que requieran ser priorizadas y completadas de todas las fuentes.

Antes de empezar a jerarquizar las tareas, selecciona dónde lo quieres hacer, dónde vas a domar tu lista, puede ser en una aplicación, (todo app), la bandeja de entrada de tú email, una libreta, hasta un block de notas en el teléfono. En realidad no importa, solamente donde puedas tenerlas a la mano

segundo, analiza tú lista de tareas

Ahora revisa toda la lista, cada tarea, y decide que quieres hacer con cada una, con base en estas 4 opciones:

• -Atacar: completar la tarea en este momento
• -Diferir: completar más tarde
• -Delegar: asignarla a otra persona
• -Desechar: Borrarla de la lista

Empieza por atacar todas las tareas que te llevan completar menos de dos minutos, esta es un abuena manera de disminuir la cantidad de conceptos de la lista, y depurar las más difíciles de terminar o las de alta prioridad.

Delegar es otra manera eficiente de acortar tú lista. Asigna estas tareas y crea un calendario de seguimiento para revisar el avance y cumplimiento.

Después, borra todo lo que realmente no necesitas hacer, ejemplo, esas tareas que llevas pateado meses, que no has completado por la razón que sea, o aquellas que producen poco valor a tú trabajo comparadas con el esfuerzo que tendrás que aplicar para cerrarlas.

Si no quieres borrarla, muévela a otra carpeta, lista o lugar bajo el nombre : “un día de estos”, captas ¡
Cuando te quede tiempo, tiempo realmente sobrante, regresa a esta lista y vuele a depurar o atacar.

Una vez que Delegaste y borraste tareas, te quedan las que tienes que completar, que producen valor, las que tienes que priorizar, las que llevarán más de dos minutos en terminarse.

cuatro métodos para priorizar tareas

1. Matriz | Cuadrantes | Eisenhower

Cualquier cosa que tenga fecha de vencimiento cercana, compromiso de entrega (o esté vencida) cuenta como urgente.
Para lo importante, usa el sentido común y tú criterio honesto, brutalmente honesto contigo mismo.
Este framework ayuda mucho cuando te estás ahogando en millones de cosas por hacer, te ayuda a visualizar que es realmente importante y que puede esperar.
Una vez que has colocado las tareas en los cuadrantes correspondientes “ataca” lo urgente e importante primero, de manera que no caigas en falta contra fechas limite o comprometidas (dead line), entonces podrás mover la atención alas tareas del cuadrante más productico: no urgente & importante, etas tares serán más fáciles de sacar adelante pero producen alto valor cuando son concluidas.
Co n todo lo que hagas no pierda el tiempo cayendo en los cuadrantes no urgente y no importante lo más que puedas, consejo profesional, te quitan demasiado tiempo.

2. Utiliza la priorización Relativa

Categorizar las tareas en una matriz funciona bien, es mi método, así es como yo trabajo mis tareas, lo he usado muchos años, y me ha resuelto un muy alto porcentaje de eficiencia sobre fechas comprometida, y valor de los trabajos que he presentado.
Pero que pasa si aún con ese método quedan docenas de tareas que completar en ese cuadrante. por dónde empezar ?

Ayuda mucho asignar a cada tarea un número de prioridad del 1 al 10, la regla es que solo puede haber un número 1.
El ejercicio consiste en darle peso a cada tarea, calificarla por sobre las demás, de manera que determines por dónde empezar.

ejemplo:

• pagar teléfono celular (vence hoy)
• Completar esta asignación (vence mañana)
• Armar la presentación (vence la próxima semana)

Al revisar no te puedes quedar incomunicado , es obvio que es la tarea más urgente.
Las otras dos dependen del contexto, la presentación será la próxima semana, pero tal vez necesites información de tus subalternos para empezar a armarla, esto puede tener una mayor jerarquía (calificación) que completar la asignación que vence mañana.
A veces romper las tareas en tareas más pequeñas ayuda a priorizar. así que:

1. Pagar el celular
2. completar la asignación
3. Armar la presentación

Tenemos:

1. pagar el celular
2. Solicitar metrikas para la presentación
3. completar la asignación
4. armar la presentación
   Un framework útil para esto es Kanban, en lugar de colocar números, puedes ir subiendo las tareas en el tablero para que ganen posición de importancia.

3. TMI Tarea más importante

Si tienes que estar priorizando tus tareas todos los días y aún así tienes problemas para completarlas, usa este método TMI, selecciona 3 tareas que tienes que realizar cada día, estas se convierten en tus TMI, tareas más importantes.
Cuando usas este método, tú lista por hacer tendrá 1-e de estas, cualquier cosa que hagas aparte, será beneficio. solo trabaja en tus tareas de beneficio cunado tus TMI estén completas. y si solo completas en el día las TMI tú día fue un éxito.

4. Encuentra tu tarea 20%

El principio de Pareto
dice: obtendrás el 80% de tus resultados con el 20% del trabajo.
Aquí lo interesante es encontrar ese 20% que producirá el resultado. pero una vez que lo hagas, puedes aplicar sin piedad la priorización a tú trabajo del día, haz de ese 20% tú meta del día productivo, la prioridad No.1.
Cómo puedes identificar ese 20%, pregúntate esto: ¿en que trabajaría, si solo pudiera hacer tres tareas hoy? , se despiadado, solo 3. Recorta a dos, y después solo a una.
Es realmente difícil llegar a este punto respondiendo esta pregunta y llegando a solo una tarea, teniendo tantas por resolver cada día, pero he podido constatar que es un muy buen camino para darme cuenta que tarea aporta más valor cuando se termina.

Con la practica, y no dando concesiones al clasificar tus tareas, podrás seleccionar le método que mejor aplique a tu modo de trabajar. y podrás, espero, darte cuenta que siendo inmisericorde con la calcificación de tareas puede ser liberador.

Buenos proyectos, Project Manager Descalzo

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