Imagen gracias a : http://thebritishchef.weebly.com/london-travel-tips/cabinet-war-rooms-and-churchill-museum
El muro de guerra. Que es y como lo usamos los Project Managers Descalzos
Durante un proyecto complejo y corto de tiempo que me tocó dirigir, todo el tema de logística cobró un importante papel, siendo un proyecto de infraestructura, tenía que coordinar las actividades propias y compaginarlas con otras empresas especialistas en sus áreas, pero que tenían que trabajar al mismo tiempo que nosotros y en los mismos tramos, mientras realizábamos terracerías y colocábamos tubería para drenaje pluvial, estas empresas colocaban canalizaciones para instalación eléctrica, agua potable y fibra ótica.
La condicionante del cliente fue que teníamos que entregar en una fecha determinada sin opción de fallar porqué la llegada del dueño del desarrollo, para el cierre de una venta importante a un operador hotelero dependía de que la vialidad quedara lista; transitable y funcional hasta el último punto dónde se realizaría la ceremonia. Mucho dinero en juego y por supuesto la reputación de la empresa dónde estaba realizado la consultoría.
Excavaciones en roca y terrenos suaves, construcción de bocas de tormenta, tubería, rellenos, guarniciones, colocación de asfalto, siendo esta la última actividad de la vialidad, fue nuestra responsabilidad total la entrega; independientemente del compromiso de las otras empresa; nosotros mandábamos.
Plan de ataque
Soy un estudioso de la guerra, las guerras desde las más tempranas hasta las más recientes han ofrecido avances en todas las áreas de desarrollo de la humanidad, medicina, comunicaciones, tecnología etc., desgraciadamente con enormes cantidades de perdidas humanas; el concepto de mi estudio es la estrategia de las batallas, la logística y los planes para ejecutar estas acciones.
Analizando la obra (el proyecto en su etapa de construcción) con el campo de batalla, identificando los frentes que nos podrían retrasar (el campo de batalla), los agentes externos que nos podrían interferir (en enemigo), y haciéndolo gráfico fue la mejor manera de resolverlo, de “atacar el proyecto”., y lograr el resultado
El muro de guerra
Que es un muro de guerra y como lo usamos los Project managers descalzos.
Este concepto tiene mucho tiempo en uso. Yo lo derivé de los cuartos de guerra, que se integraban durante las grandes guerras. En estos se reunirán los generales y dirigentes de la guerra stakeholders para discutir y analizar las estrategias y tácticas a seguir para impulsar la guerra a su favor.
Como project manager descalzo utilizo las paredes de mi oficina para colocar, y visualmente tener presente constantemente, toda la información relevante y actualizada del proyecto.
En una pego los planos generales, con la logística de ataque, puntos importantes y posibles interferencias, los marco con colores constantemente. haciendo todas las anotaciones que son relevantes
en la segunda pared tengo el programa general, y los subprogramas por etapas “milestones”
en la tercer pared pego el presupuesto general y los presupuestos de los subcontratistas, cotizaciones generales y los que comprenden el Pareto del proyecto, la información financiera relevante.
La computadora la uso para generar reportes, realizar análisis numéricos, obtener información de los correos, enviar información, etc. es un herramienta más.
Como funciona
El muro de guerra está dentro de mi oficina,
lo que convierte a mi oficina en el salón de guerra. ahí es dónde tengo las juntas de trabajo con mi equipo, porqué ahí esta toda la información necesaria a la mano
Cualquiera de mi equipo puede colocar una nota, indicar con un color los tramos de avance de esa semana, otro puede marcar los periodos (fechas de inicio y terminación programado vs reales de cada tramo) de avance y la falta de cumplimiento en los programas. En ese momento podemos analizar y reordenar el plan de ataque y todos están informados, cada junta en mi oficina, se convertía en un consejo de guerra. Opciones, soluciones, estrategias, planes, se planteaban y colocaban gráficamente el el lugar que le correspondía dentro de los planos y/o documentos pegados en las paredes.
Por supuesto no necesariamente tenía que ser una junta específica, esta información estaba disponible todo le tiempo para todo mi equipo aunque yo estuviera en campo, fuera de mi oficina, la podían consultar y sobre todo actualizar.
Que pasó después
En un punto del desarrollo, el director de construcción, le llamo al dueño de la empresa porque el dueño del desarrollo había recibido informes que decían que no cumpliríamos, estaba preocupado.
El dueño me llamó y me indicó que tendríamos una junta con el director de construcción por la “gran” preocupación que se había generado, lo que más alarmó al dueño de nuestra empresa es que la junta sería en 30 minutos a partir de esa llamada, y que preparara un informe completo del status del proyecto, que compromisos tendríamos para cumplir y claro si terminábamos o no.
Se imaginan lo que hice, o ya lo adivinaron…………..
¡ Exacto ! solo tuve que trasladar mis muros de guerra a la sala de juntas del director de construcción, convirtiéndola en el cuarto de guerra. Se contestaron todas las preguntas, TODAS ! se definieron las fechas de cada compromiso intermedio y final. El director de construcción de nuestro cliente dijo, “si esto funciona como lo estás planteando y terminas dos días antes de la fecha comprometida yo pago la comida para tu equipo” …………….
YO ESCOGÍ EL RESTAURANTE PARA LA COMIDA, QUE SE PROGRAMÓ PARA DOS DÍAS DESPUÉS LA INAUGURACIÓN ¡¡¡¡
Todo fue automático?’, funcionó como reloj?, no tuvimos que absorber retrasos?, no existió fricción y problemas con los contratistas especializados? y los subcontratista, ?. Claro que pasó todo esto, pero fue mucho más fluida la toma de decisiones y ajustes a los planes para lograr el objetivo. Cuando fue necesario realizamos tiempo extra, aumentamos la mano de obra o los horarios extendidos de los equipos; prefabricamos ciertos elementos repetitivos, eficicientamos tareas y procesos, con métricas precisas, etc. No fue fácil. fue práctico.
Este es un solo caso de los muchos que se llevaron a buen término con esta metodología y framework, Déjame tus comentarios, para apoyarte con la logística que tu proyecto requiera.
Buenos proyectos Project Managers Descalzos
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