fotografía gracias a : thedigitalprojectmanager.com
“Imagina vivir en un mundo donde la mayor traba en la comunicación es creer que ya ha sucedido, donde el mayor problema es pensar que ya ocurrió. Descubramos juntos cómo superar este desafío y lograr una comunicación efectiva en nuestros proyectos.”
Les voy a platicar lo que pasó en un importante en el que estuve trabajando, porque la comunicación aquí se volvió fundamental. ¿Por qué esta parte fue crucial, el éxito del proyecto? Les platico, la oficina central de la parte operativa, este es un proyecto hotelero, Parte operativa está en Nueva York, las oficinas están en Nueva York, Las direcciones de construcción de esta empresa están en Scottsdale, Arizona. Los diseñadores en Los Angeles California, el hotel, se construyó en Los Cabos. La empresa con la que estábamos haciendo la gerencia de proyecto, el project management, con base en la Ciudad de México, colaboradores, diseñadores y proveedores, también en la Ciudad de México, en Guadalajara, en Monterrey, Y en Mérida, en Yucatán teníamos allá un proveedor muy importante, porque mucha de la madera para los diseños y acabados, se trató y se fabricó allá en la Península de Yucatán, es muy cerca de Mérida.
Lo que pasaba los lunes, los lunes, las diferencias de horarios, entre Nueva York y nosotros aquí en Los Cabos, y, por supuesto, contra aparte de Los Ángeles, son cuatro horas de diferencia. Entonces, cuando Nueva York mandaban un mensaje, un correo un algo, para ellos a las ocho de la mañana, Aquí, por supuesto, todavía no amanecía. En la Ciudad de México eran las seis en Los Ángeles, pues, por supuesto, estábamos esperando a que saliera el sol y aquí en Los Cabos también,
Entonces, para el lunes, cuando empezaba, mi día, llegaba a la oficina a mi Camper a las ocho de la mañana, a ver a mi equipo de trabajo, ya tenía muchas comunicaciones que se habían recibido vía WhatsApp o vía correo, porque las oficinas de Nueva York que estaban trabajando mucho más adelantadas, la Arizona también estaba adelantada una hora a nosotros. Coordinar todo esto para una junta Imagínense la logística que se tenía que hacer.
Este plan de comunicación que realizamos dentro del proyecto fue precisamente para que con todos estos horarios donde cada quien tenía, todos los stackholders tenían horarios diferentes. Tenemos que programar juntas muy específicas con frecuencias muy específicas, en horarios muy específicos. Prácticamente estas juntas, estas llamadas, este tipo de reuniones, porque así se estableció en el plan, se tenían que hacer de esta manera y prácticamente inamovibles, desde el día uno de la planeación de este programa.
esto fue antes de pandemia, pero así se estableció y la gente que no podía estar era muy importante dentro del plan de comunicación que se grabaran todas estas reuniones vía remota, para que el Stakeholder que no estuviera en la reunión, pudiera tener acceso y bajar después estas grabaciones y poderlas revisar y, por supuesto, emitir sus comunicaciones después
Créanme que había una agenda muy apretada, de comunicaciones que tengamos que resolver de manera algunas diarias otras semanales, otras quincenales, otras mensuales y otras trimestrales
Intro
Piensa en cuantos proyectos haz participado en tú carrera como project manager descalzo. Debido a alguna falla en la comunicaciónes [[6.1 COMUNICACIÓN]] ha sido dificil cumplir con la fecha de entrega?
Si la respuesta es si, no eres el único. pobres y poco claras comunicaciones son eltalón de Aquiles de los proyectos exitosos.
La buena noticia. que estableciendo tú propio plan de comunicación, que no es complicado, tendrás una herramienta efectiva para sustentar el éxito del proyecto.
como crear un plan de comunicación
desde el momento que lanzas un proyecto en tú organización debes pensar como se comunicarán durante el desarrollo del proyecto. El acercamiento más rápido para realizar el plan es basandote en el programa/ cronográma o líena de tiempo. Piensa como y cuando planeas comunicarte con los stakeholders. Preguntate esto:
- Quién necesita recibir que tipo de comunicación?
- Cuál es el canal principal de comunicación?
- Con que frecuencia es necesaria la comunicación?
Además debes definir que stakeholder es responsable de comunicar que actualización.
en que consiste el plan de comunicación
Es una fuente única que define fehacientemente como se transmitirá la información importante a los stakeholders. Los ayuda a saber de antemano cuando recibirán actualizaciones y reportes del proyecto. debe incluir como serán las comunicaciones internas y externas.
Ten en mente que el plan de comunicaciones es el como se harán estas, no incluye , programas, recursos, presupuestos etc.
comunicación en la era remota o híbrida
Con este nuevo ambiente de trabajo remoto o híbrido de muchas empresas, se crea un reto importante el tema de la comunicación, los equipos de trabajo tienen que ajustar, correos, llamadas, video conferencia que puedan ser complicadas de agendar con horarios de todos.
Y siendo el camino principal para repartir la información del proyecto se vuelve más importante que nunca.
5 pasos simples para crear el plan de comunicación
1 Cuales on las metas de comuinicación
Antes de estruturar el plan de comunicación, necesitas definir las metas comunes, estas puden ser la frecuancia de los reportes, canales aprobados para envio de información, o dónde será el casillero [[codificacion]] donde se guardará la información. LAs preguntas a resolver son:
- Con que frecuencia te comunicarás con los stakeholders?
- Que tipo de información importante se va a compartir ?
- Como será distribuida la información?
2 Selecciona el método
Define el estándar de comunicación nombrando el método y apegándose al mismo.
Eso mantiene las comunicaciones predecibles.
LA comunicación con base en una plantilla asegura que todos estén en la misma página y la información recibida es accesible. El método dependiendo de cada proyecto puede incluir:
- Correo electrónico
- Presentación
- Junta presencial
- Video-llamada
- Publicación en línea
- Boletín
- Actualización en la nube
- Llamada telefónica
3 establece la frecuencia
Cada cuando se producirá la comunicación depende del programa de cada proyecto, sus necesidades, Considera establecer las comunicaciones desde el día 1. La frecuencia puede estar basada en fechas o acciones o tareas.
Esto es:
- Fechas: diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral etc.
- Acciones: cuando una tarea, hito, milestone, acción, etapa, sea completada.
4 Define al responsable, stakeholder y audiencia
Quien es el responsable de emitir la información? ¿Quién recibe la información? este cuarto paso especifica la audiencia y responsables. En el formato debes considerar dejar claro los nombres de los [[stakeholders]] , información de contacto relevante, y el rol de cada uno de ellos.
5 Determina la estrategia
Cuales serán las expectativas a cubrir con este plan. Las metas, la información que cada quién recibirá, han quedado definidas; las herramientas que se usen para la comunicación son una pieza muy importante de la estrategia.
Pregunta a los [[stakeholders]] cual es el método y herramienta que prefieren para sus comunicaciones. que medios replicar con tú equipo.
Lineamientos del plan de comunicación
Project manager descalzo, usa un lenguaje claro, conciso, sintetizado y al punto.
El formato debe hacer coincidir la fecha de arranque del proyecto con la primera acción del plan de comunicación.
Reportes de avances y actualizaciones del proyecto en secciones individuales para cada participante
Cierra el plan de comunicaciones con una sección que enliste cuales son las expectativas que los [[stakeholders]] tienen para tareas subsecuentes; documentando la etapa siguiente del proyecto, incluidas tareas, hítos, milestones y cualquier cosa que consideres necesaria.
porqué es importante contar con este plan
Para empezar un beneficio es comunicación e información clara de lo pasa dentro del proyecto.
- Define cuando un [[stakeholders]] espera recibir reporte.
- Proporciona una importante oportunidad de retroalimentación
- Ayuda a minimizar riesgos y sobresaltos
- Incrementa la productividad entre los participantes.
Esta [[1.4 PMD METODOS Y FRAMEWORKS]] metodología / framwork reduce la brecha de incetidumbre del [[stakeholders]] sobre como va su proyecto. Incrementa la transparencia. Y es un gran elemento para que como project manager descalzo te luzcas con el control del proyecto.
Buenos proyectos.
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