La sensación de urgencia y la escasez de tiempo se apoderan todos los días
En la mayoría de los proyectos me he encontrado con una cultura de “falsa Urgencia”; es más que común encontrarme y escuchar que algo urge o es urgente; y cada día es más utilizado el termino para pedir que algo que por algún motivo creó una crisis tenga que ser resulto de inmediato en un corto tiempo;
La Requisición
Pregunté durante una de mis asesorías cual era el procedimiento de requisición de insumos para el proyecto, me presentaron un formato, nada extraordinario, solicitud básica, lo que me llamó la atención fueron 3 checkboxes en la parte superior. El primero decía “Normal”, el segundo “COMPLEMENTO ” y el tercero “URGENTE”; después pedí ver algunos ejemplos de solicitudes ya llenas, estos check box marcados de diferentes formas unos en unas casillas otros en otras, al preguntar por las fechas de solicitud y llegada de los materiales me comentaron que por regla general llegaban tarde al proyecto con los consiguientes problemas de retrasos o retrabajos.
Ampliando mi investigación en la oficina central de la empresa, y realmente solo para confirmar mi sospecha, fui a la oficina de compras para revisar el proceso, en esta etapa de la requisición, Claro no tuve más revisar las primeras diez; todas habían sido tachadas en la parte superior y con color rojo decía URGENTE. Todas las requisiciones eran urgentes ¡
Le pregunté al encargado entonces como determinaba que comprar o enviar primero y a que proyecto; (tenían 4 obras en proceso) ya todas decían lo mismo, y el altero de solicitudes eran muchas, su repuesta de sorprendió : “al residente que venga aquí a mi oficina y me grite más fuerte¡¡ ” después que administración decida si lo paga o no ¡¡.
Normal ? no , pero llega un momento en la empresa que esta práctica se vuelve cultura, la de la urgencia, y acarrea una infinidad de fallos.
Como se puede ayudar a solventarlo? aquí tres tácticas
1- Reconoce las señales
Ningún project manager inventa una falsa urgencia intencionalmente, pero puede incrustarse subrepticiamente y convertirse en la norma del equipo. Para anularlo, hay que reconocer las señales: ¿Estás tú y tú equipo en un estado crónico de agobio y reactividad? ¿tu equipo y tu solo tienen tiempo para hacer «trabajos de verdad» por las noches o los fines de semana?
Comprendo que, debido a tu posición dentro del proyecto, tus peticiones, los comentarios ocasionales e incluso las reacciones inadvertidas puedan hacer que tu equipo entre en acción. Con el tiempo, es posible que tu equipo comience a anticipar tus necesidades y a «saltar» sin que hagas ni una solicitud. Todo esto de «saltar» deja de lado el trabajo más crítico y provoca un estrés laboral perpetuo y agotamiento, agotando la energía de todo tu equipo, y del participantes en el proyecto.
2- Identifique el origen de la urgencia
La falsa urgencia refleja un deseo genuino de triunfar, pero a menudo se basa en ansiedad. Pregúntate: «¿Cuál es la fuente principal de mi urgencia?» Si tiene sus raíces en la ansiedad, puede que tenga creencias limitantes que te mantengan atrapado en conductas improductivas. La salida es desafiar tus suposiciones y replantear estas creencias. Independientemente de la fuente de la falsa urgencia, su responsabilidad del project manager descalzo es mejorar las cosas para su equipo sigue siendo la misma.
3- Priorizar sin misericordia
La dificultad para priorizar lo importante por encima de lo urgente es una lucha universal y una de las principales culpables de la creación de una falsa urgencia. Las investigaciones muestran que priorizamos las tareas con plazos más cortos, aunque esos no sean los más importantes. También utilizamos por defecto suma en lugar de resta cuando se trata de mejorar las situaciones, y la falacia del coste irrecuperable nos hace reacios a abandonar los esfuerzos en los que ya hemos invertido. Y bajo estrés, a menudo nos olvidamos de dar un paso atrás para centrarnos en lo que es más importante. Para esto consulta aquí mismo la primer tarea priorizar tareas, encontrarás frameworks que te ayudarán a acomodar el orden.
Permite project manager descalzo a tú equipo cuestionar la urgencia de las tareas y dar su opinión en casos de falsa urgencia. Es difícil para muchas personas hacer retroceder a su líder, así que hazlo psicológicamente seguro para que lo hagan. Cuando los miembros del equipo cuestionen los plazos, escúchalos, ten en cuenta y reconoce su punto de vista, aunque aun así tenga que insistir en el plazo.
BUENOS PROYECTOS ¡¡
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