Gestionando la Carga de trabajo para el Éxito del Proyecto
Aprende la importancia de cuidar tu bienestar mientras lideras, y cómo fortalecerte para enfrentar los desafíos con confianza.
¿Qué tal, arquitecto? ¿Cómo está? ¿No se siente bien? Dígame, ¿Qué está pasando? Se ve pálido.– Y desgraciadamente, cerca de mi inconsciencia, sí me sentía yo efectivamente mal. Me sentía bastante, bastante mal. Encerrado allí en mi oficina; afortunadamente, uno de mis colaboradores necesitaba una información y me encontró prácticamente desvanecido en mi escritorio.
Esto que les comento es real. Me pasó en un proyecto muy grande en la República Mexicana, en Jalisco, en Guadalajara, para ser específicos, en un gran centro de distribución para una de las empresas que vende electrodomésticos a la República Mexicana más grandes del país, ahora funciona como banco. Ese proyecto fue muy importante para ellos porque iba a distribuir, de hecho, lo hacen actualmente, sus productos para todo el occidente del país, proyecto muy importante para la empresa con la que yo he estado colaborando, pero fue un proyecto también muy demandante.
Charles Boyle, exjefe de relaciones institucionales para el Congreso de Estados Unidos con la NASA, tiene la siguiente cita: Si no se controla, el trabajo fluirá hacia el trabajador competente hasta terminar sepultándolo.
Y eso es casi lo que me pasaba a mí, Project Managers descalzos. Yo siempre decía que era mejor estar atareado que estar aburrido, estar ocupado que estar aburrido rascándome la cabeza pensando qué iba a pasar. Hay que tener control sobre esto, porque en el momento en el que uno sobrepasa sus límites, tenemos problemas. En este caso, fue un problema de carga del desempeño de funciones, así se llama, la carga en el desempeño de las funciones es un concepto que explica lo que sucede cuando uno tiene demasiadas cosas que hacer. Cada mañana, normalmente la lo que hacemos es hacer una lista de las actividades que vamos a atacar durante el día.
El asunto es que siempre llenamos con las actividades todo el tiempo disponible, no sé, veinte, treinta actividades. Cuando llevaba este proyecto tenía una lista de entre veinticinco, veintiocho actividades que colocaba en mi lista en la mañana, todas las mañanas. Pero en cierto punto, cuantas más tareas tenía yo que hacer, tenía que desempeñar, el resultado era el peor. Porque, por supuesto, estás tratando de atacar todas esas, las veintiocho tareas que tienes pendientes, pero no puedes con todas todo el tiempo. Haz de cuenta que estaría diciendo malabares, malabarismos. Podrías empezar haciendo malabares con tres pelotas, haz de cuenta lo que lo que vemos; practicas, practicas y practicas, inicias con tres pelotas, pero ya cuando te pones a hacer malabares con la cuarta pelota, ahí es cuando empiezan los problemas, y es lo mismo con las tareas programadas. Mientras más objetos trates de malabarear, pues más difícil, por supuesto, será que puedas controlarlos sin que se caiga en el suelo.
¿Esto qué quiere decir, Project managers descalzos? Que una de las cosas que tenemos que hacer es, si queremos ser productivos, fijar límites.
Fijar límites
Tenemos que hacerlo de tal manera que manejar centenares de tareas y muchos proyectos al mismo tiempo, no es productivo, no podemos hacer todo, no podemos llevar todo al mismo tiempo. Por supuesto corremos el riesgo de equivocarnos, ponemos en riesgo la salud, podemos también producir un trabajo mediocre, o inclusive, podemos salir hasta quemados. Es un concepto que se maneja en Estados Unidos, ya lo conocen ustedes, burnout. Cuando ya estás fundido, decimos aquí en México, una vez que ya estás fundido, ya no puedes seguir trabajando como lo estás haciendo.
Hay una ley que se llama la ley de Parkinson. Dice así: Si no fijas un límite al tiempo disponible, tu trabajo abarcará todo el tiempo que tú dispongas para terminarlo. Si no fijas un límite, el trabajo consumirá todas las energías e, inevitablemente, saldrás quemado. Uno de los frameworks que debes utilizar es mantener tus tareas priorizadas y también cómo trabajar con bloques de tiempo, estas herramientas ya les he comentado en los podcast.
Claro, todo esto tiene consecuencias. Si uno está preparado para asumir esas consecuencias, entonces ya sabremos lo que tenemos hacer. ¿Y a qué me refiero con consecuencias?
Si tú sabes que vas a destinar un límite para contestar correos y recibir correos, o para tomar llamadas, contestar esas llamadas, y cuando ese límite te pueda llegar a producir algún problema, bueno, pues tendrás que ser flexible y hacer alguna regla de excepción.
Pero mientras no, fijar tus límites en tiempos y en la cantidad de tareas es muy importante. Por ejemplo, tenía yo también un jefe, que se los he comentado en otras ocasiones. Sabíamos que él comía de dos a cuatro. Ese, ese era su límite, él sabía que tenía que comer de dos las cuatro de la tarde, eran las tres cuarenta y cinco, podíamos hacerle una llamada, pero no le iba a contestar. En cuanto eran las cuatro cero uno, abría el teléfono.
En ese momento lo podíamos llamar, podíamos consultarlo, inclusive él contestaba algunos correos, y también, por supuesto, a la una cuarenta y cinco podíamos hacerle una llamada, pero en cuanto sonaba su alarma de las 2 pm, en ese momento cortaba la comunicación, y muy al principio pensábamos que era muy grosero y prepotente, pero no. Entendimos precisamente por qué quería, por qué quería hacerlo. Es muy importante que ustedes programen sus días de tal manera que puedan tener una flexibilidad también en el horario.
Lo inesperado
Normalmente, y en todos los proyectos, como saben, los proyectos están vivos y cambian todos los días, pasan cosas durante el día. Tú tienes un listado que vas a hacer veinticinco cosas, pero no tienes previsto las que van a pasar durante el día. Debes tener forzosamente un tiempo, dentro de esas veinticinco actividades que tienes ahí, un tiempo destinado a los imprevistos, a las sorpresas, a las cosas que tú no esperabas, y que también te van a consumir tiempo. Llámalo como quieras, como te digo, sorpresa, cuestiones que no esperaba yo tener, le podrías poner un título, así como, no sabía lo que iba a pasar, y le pones un tiempo, una hora, hora y media, y ahí vas poniendo los tres o cuatro problemas a los que tienes que atacar en ese tiempo, en ese ese horario, si tú quieres, un horario específico. Entonces, también en tus tareas que estás colocando, pon un lapso de tiempo, como lo hacía este jefe que les comento, para comer, pon un lapso de tiempo para poderte salir de la oficina, del trabajo, de donde estés, hacer una caminata de quince minutos, despeja la mente, cambia el ambiente, salte por un café si te gusta el café, o salte por a comprar una golosina, y te regresas, por supuesto, pero ese tiempo también te ayuda a mejorar tus capacidades y efectivamente evitar ese burnout.
Debes tener un tiempo para manejar lo inesperado, es muy importante. Muchas empresas que ustedes han visto en las películas, por ejemplo, que las empresas modernas, y sobre todo las de alta tecnología, tienen dentro de sus instalaciones inclusive salas de juego, con mesas de ping pong, billares, hasta pinballs para para jugar, unos puffs o sillones para lectura, tienen música, te distraes ahí, o sea, se te cambias el ambiente, cambias el casete y luego te regresas a trabajar, en la en la industria de nosotros, de la construcción, es muy difícil que tengas esto, pero hazlo, salte unos minutos, es muy importante.
Y estas empresas lo que defienden es que ese periodo de inactividad no es que sea inútil, porque ese periodo para lo que sirve es para poder generar ideas nuevas. Si estamos constantemente a tope, va a ser muy difícil que podamos manejar todas las situaciones, y sobre todo las inesperadas. Eso también nos exige mucho tiempo y nos consume mucha energía. Como no puedes estar siempre al cien por ciento, y como escuchas siempre, no, aquí estamos al cien, al ciento uno, al ciento diez por ciento trabajando, eso te va a acabar, te va a fundir.
frameworks
Si se acuerdan otro programa que les he comentado que se llama la primer tarea es priorizar tareas, de tal manera que no estés agobiado con resolver lo importante y se te esté pasando atacar ciertas tareas que también son relevantes. Priorizar es importante. Otra cosa, otro framework que ya hemos trabajado es delegar. Acuérdense que delegar es una de sus armas más importantes, de sus apoyos también muy importantes. Cuando ustedes delegan cosas a sus equipos de trabajo, por supuesto, sin acumularlos de tareas y tareas y tareas, porque entonces lo que les pasa a ustedes de burnout también le puede pasar a cierto personal del equipo que tampoco sea capaz de manejar este tipo de situaciones, y sobre todo, resolver con el tiempo que tienes lo que tienes que resolver adecuadamente con productividad, con atención, con concentración y con buenos resultados.
Es muy importante que puedan ustedes dejar de ser el centro de la carga del desempeño de todas las funciones del proyecto. Me queda clara la responsabilidad que tenemos como project managers de un proyecto en específico, pero no puede ser el centro de la carga de ese trabajo. También está clara otra cita de otros grandes pensadores en las que dicen, si quieres que las cosas se hagan bien, hazlas tú, pero bueno, no seas el voy a todas, también sé que, si quieres que las cosas salgan bien, apóyate en un equipo de trabajo eficiente que te ayude a hacer las cosas bien, y no cabes tú fundido con todo esto. Estos frameworks que les he comentado, eliminar ciertas tareas, aplazar otras, delegar otras, son sus herramientas que les van a ayudar a ser mucho más concentrados, mucho más priorizados, a obtener mejores resultados, a obtenerlos de una manera inclusive más sana para ustedes.
Distraerse cuando se tengan que distraer, cambien el cassette, cambien el ambiente, ya lo hemos comentado también, construye salud es uno de los temas que ya hemos visto. Les recuerdo que tenemos ahí talleres.
BUENOS PROYECTOS ¡¡
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