EMAIL | CORREO EFECTIVO

Imagen gracias a:https://www.now-hear-this.net/content/write-email-will-get-you-gig

Cuando se reciben toneladas de emails o tienes que destacar tu email dentro del inbox de alguien que los recibe y quieres estar seguro que lo leyeron aquí te tengo los lineamientos que he usado, destilados durante estos años, como Project Manager Descalzo

Poco a poco me percaté que los jefes y stakeholders no tiene tiempo para leer todo lo que les llega, así que hecrslo precisos fue la mejor alterantiva qu encontré. Por ejemplo, para que supueran que investigué y llegué a las conclusiones acertadas y mi información es relevante, escribía emails muy largos, ellos no los leían completos y las “conclusiones” que colcaba al final despúes de ellos leer los 2 primeros párrafos ya ni siquiera seguían leyendo, mi esfuerzo para nada.

Primero enojo, después frustración, al final lo entendí, no solo tenía que ser corto y al grano, sino que tenía que llamar su atención. Puede ser la diferencia entre un trabajo terminado y bien hecho o una falla descomunal. Aplicando esto para colegas, colaboradores, contratistas, subcontratistas, jefes, etc. Les explico como:

Codifica

Escribe el asunto con palabras clave y asignando el código de tarea o partida presupuestal que le corresponde.
Así defines cual es propósito del correo y que quieres que el receptor haga con este mensaje
El código de la partida o tarea del programa entre [ ] corchetes
seguido de la naturaleza del mensaje que pueden ser:

• ACCIÓN – se requiere actuar sobre este comunicado
• FIRMA – Se requiere autorización y firma para esta comunicación
• INFORMATIVO – es para su conocimiento, no se requiere acción del receptor, más que confirmación de haber recibido y comprendido,
• DECISIÓN – Es necesario que el que recibe este mensaje tome una decisión
• SOLUCITUD – Indispensable una respuesta a este email, con respuesta afirmativa/negativa, o con documento anexo

la siguiente vez que mandes un emal trata de utiliza el asunto de esta manera:

[02.52] DECISIÓN – Acabado de los pisos en recepción

otro ejemplo sin tener nada que ver con partidas presupuestales o tareas, si puedes tenerlas es:

[00.00] SOLICITUD – Vacaciones

De esta manera el que recibe el email, ya sabe desde el encabezado que requieres de su parte

Sintetiza

El cuerpo del correo que contenga lo que el mensaje intenta obtener, desde le primer párrafo, cubriendo lo más relevante de : Quién, Que, Dónde, Cuando y Porqué

De esta manera al que lo recibe puede tomar la acción necesaria o los procedimientos que deberá seguir; por ejemplo:

ING RODRIGUEZ (receptor)
[01.10] INFORMATIVO – Horarios de trabajo (asunto)
Aumentaremos el horario de trabajo 1 hora adicional; para el personal de instalaciones eléctricas; efectivo a partir del lunes dd/mm/yy hasta el dd/mm/yy, para recuperar 3 días de retraso. (cuerpo)

Si es necesario colocar información adicional, ubícala más abajo como bulletpoints, para que el receptor lo capte rápidamente.

Se directo “económico”
Los correos cortos son más efectivos que los largos, trata de colocar toda la información en un solo párrafo, se requiere práctica ? si claro, los resultados lo valen; de esta manera el receptor no tendrá que leer bajando en su pantalla para saber de que se trata tu correo.

Voz Activa

La redacción es muy importante, deja que los verbos hagan la chamba
estos son ejemplos de redacciones de emails, cual te parece más efectivo ?

“Para ajustar la agenda del director, la junta semanal de avances de los jueves ha sido reagendada para el jueves a las 2pm”

Voz activa en lugar de voz pasiva:

“Reagendamos la junta semanal de avances para el jueves a las 2pm adaptándonos a la agenda del Director”

Adjuntos

en lugar de colocar archivos anexos “attached files” coloca ligas externas, de manera que el receptor acuda al sitio donde se encuentra la información, en la nube del proyecto, dropbox, procore etc. de manera que se obtenga la información más actualizada, y asegurar que el receptor cuenta con los accesos adecuados para ver los archivos.

De esta manera, colocando las palabras clave con sus códigos, la información en el primer párrafo concisa directa, dejando que la voz activa haga en trabajo, tendrás mucha más claridad a tus mensajes lo que tus jefes colegas y todos los que participan en el proyecto te agradecerán y tendrás el resultado que buscas.

Revisa la ortografía antes de mandar el correo, esto es importantísimo, es básico para un profesional de tú nivel dentro del proyecto

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