Uno de los puntos más importantes de preocupación para los dueños de las empresas, para nuestros clientes directos es la rentabilidad
Efectivamente, uno de los temas importantes dentro de lo que es el control presupuestal, tema que he estado abordando en los seminarios que estoy presentando distintas empresas dentro de la industria. Uno de los temas más importantes es precisamente sobre el almacén y cómo se debe de administrar y controlar ese almacén
Cuidar el dinero. Esta es una de las partes importantes y por qué dinamitar el presupuesto y el proyecto desde el almacén. ¿Por qué? bueno, todos ustedes que han manejado precios unitarios. Tarjetas de precios, no sé en Latinoamérica de qué otra manera se llamen la integración de los costos por unidad de trabajo, precio unitario, les llamamos aquí en México, conocen esta regla de pulgar. Es que el 60% de la integración del precio son los insumos, son los materiales. El otro 40 está distribuido básicamente en la mano de obra, que es el más. Importante, el más fuerte. Y después el equipo y la herramienta y algunas cuestiones hay propias de ciertos presupuestos, como podrían ser. Algunas cosas de gastos financieros o cosas muy muy específicas para un precio determinado dentro de un contrato. Pero bueno, 6040. Y estamos hablando de 6040 también a costo directo, aquí no me estoy metiendo los indirectos y a los precios finales al precio de venta. Del presupuesto del contrato que tiene nuestro cliente, que es el dueño de la empresa hacia el usuario final. Si es el 60% del presupuesto.
La cuestión de los insumos y los materiales son los que mueven la ejecución sin materiales no lo puedes hacer, por supuesto, sin mano de obra tampoco, pero los materiales funcionan de esa manera. Eso quiere decir que hay mucho dinero involucrado en los almacenes. Y la gente que está administrando los almacenes, me refiero a los que se denominan almacenistas, los que están allá adentro, normalmente no son gente muy preparada para esto desgraciadamente.
Al almacenista en la mayoría de los proyectos, Lo colocan ahí como una persona que tiene poca preparación, pocos estudios. Simplemente lo tienen anotando o revisando que alguien se llevó algo del almacén y lo anota en una libreta. Pero si consideramos lo que les acabo de explicar, que en un proyecto y en uno grande imaginen el 60% del presupuesto son los insumos, esta persona está administrando un capital importante de la empresa.
Dentro del almacén se ha detectado, ustedes lo saben por supuesto, hay mucho robo hormiga, materiales que se pierden, que no existen para los procesos adecuados.
Qué es lo que Propuesto lo que me ha funcionado a mi como control de almacenes, fíjense que en esos últimos 2 asesorías que di a las empresas funcionó muy bien lo siguiente: en primer lugar. Reforcé, por supuesto, con el apoyo de la dirección de la empresa, el área de compras. Porque el área de compras no nada más recibe la información que se solicita para comprar los insumos y después mandarlos a la obra, sino que también tiene que estar monitoreando. Eso sería parte de logística. Que efectivamente, el material que se está pidiendo en las requisiciones llegue completo.
Entonces había un problema: el comprador hacía su chamba. Compraba al postor más eficiente dentro de 3 propuestas o 3 cotizaciones que recibía de la misma lista de compras y entonces seleccionaba uno, la mandaba y ahí terminaba su labor como como agente de compras.
El problema se presentaba en el almacén, en el almacén del proveedor no entregaba la lista completa, aunque compras la había pagado completa. Almacén, recibía lo que el proveedor entregaba. lo que el proveedor decía, aquí te entrego esto.
El Almacenista, recibía y, ya llegó el material. Y muchas veces. El almacenista nada más presentaba esto a sus jefes, que serían los residentes de la obra. Y el mismo residente encargado o el project mánager decían, Bueno haber, mándame la lista de lo que llegó y esta es la lista del proveedor.
Sorpresa, esto no es lo que yo pedí, están faltando cosas y esto se necesita la voz de ya. Él almacenista lo único que podía hacer era levantar los hombros. Bueno, pues esto fue lo que llegó.
Estrategia
Compras se reforzó de esa manera para que entonces el almacén en primera instancia les mandara al mismo tiempo que recibí el material o recibió la lista, le mandará regreso al encargado de logística de compras, lo que había recibido y se podía cotejar con la requisición de los materiales.
Ese fue el primer paso, ahí se empezaron a detectar, por supuesto faltas, ¿EH? Cosas que se habían pagado por adelantado al proveedor que no han llegado; porque el otro problema es que cuando ese material no llega y empezamos a tener necesidades ya más inmediatas; Muchas veces lo que hacen es que vuelven a mandar la requisición se vuelve a comprar el material que faltó, que por supuesto la lista es menor. Se le vuelve a pagar al proveedor, no cumple el proveedor con el total del complemento de esa lista y entonces, cuando ya es inminente la necesidad, los mismos residentes o encargados del proyecto se salen a comprar el producto directamente.
Todo lo que estaba pasando es que hay veces que los productos se compraban 3 veces, los insumos se compraban 3 veces. ¿Cuál fue la implementación que establecí con esta problemática que se presentaba? La requisición que estaba elaborando el área de ejecución, en este caso operaciones le llaman, el área que está ejecutando el responsable, el residente, el Project mánager, al mismo tiempo que la mandaba a compras, la manda al almacén. De tal manera que el almacenista ya sabía de antemano qué es lo que podría recibir y cuál es la necesidad propia del proyecto.
Compras hacía su labor hacia todo lo que tenía que hacer; entonces, cuando el proveedor llegaba, El almacén en ese momento detectaba todo lo que estaba pasando. Ahora sí podía levantar la mano y decir, oigan: Esta es la requisición, esto fue lo que pedimos y esto es lo que está llegando, aquí hay una discrepancia. Hay una disparidad. Y eso era.
Pues básicamente ir palomeando producto por producto para eso no se necesita gran formación, la verdad es que es comparar una lista con la otra. Pero convertir esto en información y realizar la transmisión de regreso, empezar a reportar esas faltas, avisar a compras, avisar al proyecto, enterar al encargado; que el material no había llegado completo en ese momento ya requiere de otro poquito de administración, canales de comunicación que ya hemos platicado en otros en otros programas.
Procedimiento
Entonces el almacenista lo que tiene que hacer es dar de alta esas entradas. Para poder determinar adentro del almacén y controlar un inventario, ese inventario se iba haciendo básicamente en un cuaderno, cuando llegaban las solicitudes; vamos a suponer que ya llegó el material completo. Ya nos olvidamos del área de compras, vamos a concentrarnos en la parte del almacén cuando el almacenista ya decía, Bueno, aquí ya tengo este material. Ahora sí, empezaban a llegar los encargados o los jefes de frente a pedir ese material.
Se estableció también que esas salidas de almacén fueran codificadas. (de preferencia con los números también hablamos ya de esto en otros programas) con los números de la partida presupuestal o del concepto al cual se está utilizando ese material. Eso le corresponde, pues al que ejecuta la boleta de los que se están sacando del almacén. En ese momento, el almacenista recibe esa boleta, la registra y la descuenta del inventario.
Pero esa lista, si almacenista la sigue manteniendo en un cuaderno, difícilmente podríamos tener un inventario de lo que teníamos en el proyecto o de lo que estaba llegando actualizado. De aquí surgió entonces ya la necesidad de proveer al almacenista de capacitación. Para que no nada más fuera en un cuaderno, sino que tuviera una herramienta que le pudiera ayudar a estar alimentando un sistema, un protocolo, un proceso que nos permitiera tener el control del inventario del almacén, saber que teníamos y que no teníamos.
Capacitación
El siguiente paso fue tenerlo en tiempo real. Entonces imagínense esta parte: El almacenista se le capacitó en Excel, Se le dio una computadora, se le enseñó a hacer correos electrónicos, se le enseñó a subir información a la nube, se le enseñó a levantar la mano, inclusive él desde primera instancia, primer contacto de recibir esto de parte del proveedor, él inclusive llegó a tener la autoridad de decir: esto no es lo especificado, este material no me sirve, esto se regresa y esto ya no era de un almacenista recién salido de una escuela preparatoria o una escuela secundaria y de estar anotando en un cuaderno.
Cuando ya pudimos terminar esas capacitaciones para el almacenista, el almacenista también se dio cuenta de la importancia de su labor. Porque antes lo único que decía era: aquí me tienen encerrado en una caseta, en una bodega, sin aire acondicionado, sin servicios y la verdad, pues es que viene la gente me pide cosas, se las doy eso es todo; sin embargo, él siendo consciente de que está manejando activos de la empresa y está administrando dinero del proyecto, supo que su responsabilidad crece, por supuesto, y muy importante también para los que me están escuchando como dueños o que son ya propietarios de un pequeño negocio, son project managers, dueños todo al mismo tiempo, tiene que tomar mucho en cuenta también. La capacitación para esta parte del proyecto es muy importante, se tiene que hacer de esta manera en función como les repito, del volumen de dinero que se maneja. Por supuesto, a este señor, una vez capacitado una vez que entendió lo que se tenía que hacer, Claro que se le debía tener una retribución mayor porque sus responsabilidades eran mayores, pero también el resultado de las tareas que él estaba haciendo fue mucho mejor y ayudó mucho al control presupuestal del proyecto, y lo cuál fue un gran resultado para el desarrollo de la ejecución.
Imagínense este alcance: Si él recibía desde el primer momento por parte de los mismos residentes encargados, del proyecto mandaban la solicitud a compras y pasaba una semana. Él mismo levantaba la mano y reportando, oigan, me mandaron esta lista (requisición) hace una semana y no ha llegado nada. Prendía focos rojos.
Resultados
Entonces se pudo controlar el almacén, se pudo evitar, por supuesto, fugas mayores. El robo hormiga es complicado, no pudimos llevarlo a cero, porque el almacenista no duerme ahí en la bodega, se redujo mucho, pero no se pudo erradicar. Pero una vez que se empezó a controlar todo esto, los gastos del proyecto también empezaron a bajar. Entonces cuando nos dimos cuenta de que efectivamente esto tiene un resultado, tiene un impacto y que no está dinamitando el presupuesto que no está destruyendo el presupuesto desde adentro desde la parte; desde la parte más débil de la cadena, que era precisamente el almacén en este caso.
Los project managers descalzos esto es muy importante que lo tomen en cuenta sus almacenes y sus almacenistas. Llévenlos a otro nivel para que les ayuden con sus controles; profesionalicen.
Buenos proyectos Project Managers Descalzos
Visits: 15
