Delegar es el vehículo hacia tú éxito

Si quieres hacer bien pocas cosas, hazlas tú; si quieres hacer cosas grandiosas y crear un gran impacto, aprende a delegar

John C Maxwell | Escritor Norteamericano

Delegar es una habilidad vital para el project manager descalzo; pero para algunos esto es lo más difícil de poner el práctica.
Existen algunas razones por la cuales los project managers descalzos sean reacios para delegar trabajo, entre estas:

• piensan que requerirá más tiempo explicar la tarea que completarla ellos mismos
• Quieren sentirse indispensables para el equipo manteniendo el control de información específica.
• Disfruta completar determinados proyectos así que prefiere no asignarlos a nadie más.
• Se siente culpable al aumentar la carga de trabajo de otros colaboradores.
• Falta de confianza en quienes va a trasladar las tareas del proyecto.
• Creen que son los únicos que pueden hacer correctamente el trabajo

Cualquiera que sea el motivo, es importante que cultives esta habilidad, mientras más la retrases puede producir consecuencias negativas. No solamente sobrecargaras tu agenda y le darás prioridad a tareas que no la tienen, sino que tus colaboradores perderán oportunidades valiosas de aprendizaje y crecimiento.

Que es y porque es importante delegar.

Delegar se refiere a transferir las responsabilidad de una tarea específica de una persona a otra.

Desde el punto de vista administrativo; delegar ocurre cuando un gerente asigna tareas específicas a sus colaboradores, Delegando esas tareas los project manager descalzos liberan tiempo para concentraste en actividades de mayor valor, mientras mantienen a su equipo participando con mayor autonomía.

La empresa de encuestas Gallup reporta que los ejecutivos (project managers descalzos) que son exitosos delegando generan un incremento en su productividad del 33%. Estos saben que no pueden hacer todo solos y colocan tareas en su equipo con las personas que sabe van a completarlas eficientemente, apoyando su desarrollo, levantando la moral e incrementando la productividad, mientras esto pasa tienen tiempo para enfocarse en actividades con mayor retorno de resultados y crecimiento dentro el proyecto

Consejos para delegar

A) Saber que delegar

No todas las tareas se pueden delegar.
Muchas tareas del día a día no requieren de tu supervisión. Existe una tarea que atacas regularmente, independientemente de que sepas que un colaborador está mejor equipado para cumplirla? Asignar un determinada tarea a un colaborador le ayudará a impulsar su carrera? Existe alguien más que pueda hacer este trabajo mejor ? o piensas que pueda ser un buen momento de enseñarlo, delégalo entonces. Esto demostrará que valoras y confías en tu equipo, mientras tú te concentras en tareas estratégicas del proyecto.

B) Define el resultado deseado

Aventar trabajo en el escritorio de alguien más, no es delegar.

Las tareas que transfieras debes acompañarlas con el contexto adecuado y la clara intensión de estar acorde con los objetivos del proyecto.
Define como quieres recibir el resultado, los alcances: en que formato, que información, cuanta, cuando la necesitas etc.
Deberán saber desde el principio cual es la necesidad que van a llenar..

C) Dale dientes

Si la persona a la cual vas a delegar, necesita capacitación, recursos, o autoridad para cumplir con la tarea asignada, es tu responsabilidad como project manager descalzo, proveerlo de estos tres elementos. Pedir a alguien una tarea imposible solo resulta en frustración para ambas partes, el colaborador no tendrá a capacidad de entregar el resultado deseado, y entonces tú tendrás que recuperar la tarea en tu lista de pendientes.
Aquí es dónde debes alejarte de la necesidad de la micro-administración. Decirle a tú colaborador , cada paso, como completarías tú la tarea y entonces quieras controlar cada parte del proceso no le permitirá aprender u obtener una nueva habilidad. Concéntrate mejor cual es la meta a lograr, porque esta tarea es importante, y ayudar a cerrar la brecha entre el resultado esperado y sus capacidades actuales.

D) Canal de comunicación

Mientras quieres evitar la micro administración, tienes que establecer un canal de comunicación que la persona a la cual le delegas se sienta commodo manejándolo, y tenga la confianza de preguntar y mandar reportes de avances.

E) Permite fallar

Este paso es particularmente importante para los perfeccionistas que asumen que su manera de hacer las cosas el el único camino para hacerlo bien. Debes dar espacio a fallar, no porque tus colaboradores estén destinados a ello, sino porque permitirás la experimentación y promoverás a la persona a la que le asignaste la tarea, que tome un nuevo método o acercamiento.
Si estás abierto a nuevas ideas y métodos para lograr el resultado, te será más fácil delegar cuando sea pertinente.

F) Se paciente

Como Project manager descalzo, es probable que tengas más años de experiencia en tu campo, como resultado, una tarea que puedes completar en 30 minutos, probablemente le tome al colaborar una hora completa en realizar la tarea la primera vez.
Estarás tentado a retomar ciertas tareas sabiendo que las puedes hacer más rápido, pero se paciente. Piensa cuando tú empezaste tú carrera cuanto tiempo te costó completar una tarea similar, Probablemente no fuiste tan eficiente como eres ahora, tus habilidades han mejorado.
Mientras sigas delegando y tus colaboradores se familiaricen con las tareas que tiene que completar, te darás cuenta que el trabajo se realiza más rápido con forme pasa el tiempo.

G) Delega, Da (y pide) retroalimentación

Además de revisar el avance, deberás darle retroalimentación a tú colaborador después de haber terminado la tarea asignada.
Si la tarea no se completó, no temas realizar una crítica constructiva. El colaborador recibe esta retroalimentación y efectúa los cambios para aplicarlo en el futuro a una tarea similar. Por otro lado dales una palmada en la espalda cuando la tarea está bien concluida.
Para asegurarte que haces una delegación efectiva, también pide a tú equipo por cualquier retroalimentación hacia tú persona. Pregúntales si tus instrucciones fueron claras y determina si puedes hacerlo mejor para delegar la próxima vez.

H) Dale su crédito a quién debe ser

Cuando hayas delegado y la tarea se ha completado satisfactoriamente, dale reconocimiento a quienes lograron el trabajo.

Reconocer que el éxito se debe no solamente a que tu equipo lo realizó correctamente, sino que además contribuyó al beneficio de cumplir con las metas y objetivos del proyecto los mantendrá más comprometidos, haciéndote a ti resaltar más.
Mientras más agradezcas a aquellos a los que haz delegado tareas, será más fácil que quieran apoyarte nuevamente en el futuro con otras tareas del proyecto.

Delegar no es fácil, es una habilidad que tienes que estar practicando constantemente. Conforme mejores asignando las tareas adecuadas a la persona correcta , serás más efectivo como project manager descalzo.

Buenos proyectos Project Manager Descalzo,

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