¿Cuántos documentos requiero para manejar mi proyecto?
La respuesta obvia sería que la cantidad depende del tamaño del proyecto, sin embargo, esto no es lo adecuado; un proyecto es un proyecto no importa su tamaño, y los documentos necesarios son los que el proyecto requiere para una correcta y precisa administración.
¿Pero cuales serían entonces esos documentos y cuantos son?
Tomemos como base el listado del PMBOK del PMI, en este se encuentran 25 documentos derivados o complementarios de 49 procesos, al fondo de esta publicación está el listado para que lo puedas revisar.
Los 9 magníficos ¡
Durante mi carrera como project manager descalzo estos son los 9 documentos básicos que no pueden faltar en ningún proyecto; el volumen que alcanza cada uno ahora si depende del tamaño del proyecto, como documento me refiero al elemento, no a la hoja de papel que lo contiene o archivo digital en un computadora, el nombre está en inglés y español, porque recuerden que los términos y lenguaje forman parte de nuestro arsenal de comunicación, y la mayoría de estos vienen de los estados unidos; va a quedar más claro en cuanto los veas a continuación:
-1 Business case / Modelo de negocio
-2 Project charter / Acta de constitución del proyecto
-3 Project plan / Plan de administración del proyecto
-4 Schedule / programa cronograma
-5 RAID log / BITACORA RADAR
-6 Status report / reportes de avances
-7 Budget tracker / control presupuestal
-8 Lessons learned / Lecciones aprendidas
-9 Project closure document / cierre interno y externo
-1 Modelo de negocio
no está escrito necesariamente por el project manager, por el tipo de información que contiene. explica porqué el proyecto existe, que problema va a resolver, identifica el costo beneficio del trabajo a realizar y define los objetivos del proyecto — es la guía para determinar al final si el proyecto fue exitoso.
quien lo escribe? los stakeholders en conjunto con los inversionistas.
Conocerlo por tú parte es necesario, si pudieras involucrarte desde el principio en esta etapa de nacimiento del proyecto sería de mucha utilidad para ti.
NO tiene que ser una biblia, el contenido necesario para que se entienda lo que se busca, hasta un email con pocas líneas cubre este requisito.
-2 Acta de constitución del proyecto
Este es uno de los importantes, sino el más importante de la fase de iniciación
aquí es donde adquieres la autoridad como project manager para dirigir el proyecto; y es el documento que convierte la idea en realidad como programa de trabajo. sin este documento el proyecto no existe formalmente.
Claro y conciso no necesita ser muy largo, en otros términos lo podemos llamar Documento de iniciación del proyecto.
-3 Plan de administración del proyecto
Este si es grande porque incluye en si mismo: el plan de administración de riesgos, el de control de calidad, el alcance general, el plan de suministros y recursos, y cualquier otro que se necesario. en resumen esta es la biblia.
SOLO CREALO CUANDO SEA NECESARIO. no solamente para cubrir el requisito como parte de las políticas de la empresa.
En todo caso podrías redactar un plan que mencione puntos relevantes, tal vez incluyendo tolerancias, variaciones, manejo de control de cambios y temas de calidad.
-4 programa
Este documento es ampliamente conocido por todos nosotros, aunque tristemente en la mayoría de los casos solo sirva para decorar una pared de la oficina. Usen su programa, trabájenlo, actualícenlo es una herramienta de grana alcance si se aplica adecuadamente.
-5 BITÁCORA / RADAR
Sobr6 la bitácora también hemos hablado mucho, y que flojera nos produce abrirla, anotar, revisar, contestar, firmar, etc, HASTA que forma parte del cierre y cobro de finiquitos ¡ ahora si hay que hacerla, entonces no lo dejen para su estrés administrativo final.
Que tienes que mantener en tu RADAR ?
R riesgos
A acciones
D decisiones
A asuntos
R registro
-6 Status report / reportes de avances
Cada empresa tiene sus propios reportes de reportes de avances con las METRIKAS que precisan llevar y la información específica que cada stakeholder necesita saber; si en tú organización no existe, créalo tú, y que contenga los datos que mejor representen los avances.
-7 Budget tracker / control presupuestal
A diferencia del control de obra el control presupuestal se refiere concretamente al control de gastos, esto quiere decir cuanto se ha gastado de los presupuestado vs lo real en un momento determinado del proyecto, la fotografía de avance financiero en un punto determinado del tiempo, para conoce tendencias y realidades de la administración de los recursos.
-8 Lessons learned / Lecciones aprendidas
En este documento de las lecciones aprendidas es dónde te luces, que problemas tuviste en el proyecto, pero más importante como lo resolviste, dejando este registro no solamente dejas huella de tú participación dentro del proyecto y la empresa dónde te desempeñaste, si no que ahora te conviertes en referente para consulta, ándele ¡
-9 Project closure document / cierre interno y externo
El cierre es el documento más complicado de todos, pero porque nosotros mismos la hemos hecho complicado; siempre pensando en la palabra “cierre” se nos olvida que hay datos y otros archivos que alimentan el cierre y que se van generando desde que el proyecto inicia. Conoce desde el arranque que contendrá el cierre y ahórrate muchísimos dolores de cabeza al final.
Estos los 9 que serán los que te acerquen al éxito administrativo.
Buenos proyectos ¡
Listado de 25 documentos clave dentro del PMBOK que todo project manager debe manejar para la correcta ejecución de proyectos, cada uno con una descripción corta:
- Acta de Constitución del Proyecto: Documento que autoriza formalmente el proyecto y otorga autoridad al project manager.
- Plan de Gestión del Proyecto: Documento integral que describe cómo se ejecutará, monitoreará y controlará el proyecto.
- Plan de Gestión del Alcance: Define cómo se planificará, gestionará y controlará el alcance del proyecto.
- Enunciado del Alcance del Proyecto: Descripción detallada del alcance del proyecto, incluyendo entregables y criterios de aceptación.
- EDT (Estructura de Desglose del Trabajo): Desglose jerárquico del trabajo total del proyecto en componentes más pequeños.
- Diccionario de la EDT: Descripción detallada de los componentes de la EDT, incluyendo responsables y criterios de aceptación.
- Plan de Gestión del Cronograma: Define cómo se planificará, desarrollará y gestionará el cronograma del proyecto.
- Cronograma del Proyecto: Representación visual de las actividades del proyecto con fechas de inicio y fin.
- Plan de Gestión de Costos: Define cómo se estimarán, presupuestarán y gestionarán los costos del proyecto.
- Presupuesto del Proyecto: Estimación detallada de los costos totales necesarios para completar el proyecto.
- Plan de Gestión de la Calidad: Define los estándares de calidad, políticas y procedimientos del proyecto.
- Plan de Gestión de Recursos: Describe cómo se planificarán, adquirirán, desarrollarán y gestionarán los recursos del proyecto.
- Registro de Recursos: Lista detallada de los recursos necesarios para el proyecto y sus características.
- Plan de Gestión de las Comunicaciones: Define cómo se gestionarán las comunicaciones del proyecto.
- Matriz de Responsabilidades (RACI): Tabla que muestra las responsabilidades de cada miembro del equipo para cada actividad.
- Plan de Gestión de Riesgos: Describe cómo se identificarán, analizarán y gestionarán los riesgos del proyecto.
- Registro de Riesgos: Lista detallada de los riesgos identificados, sus evaluaciones y planes de respuesta.
- Plan de Gestión de Adquisiciones: Define cómo se adquirirán y gestionarán los productos y servicios externos.
- Documentos de Solicitud de Propuestas (RFP): Documentos utilizados para solicitar propuestas de proveedores externos.
- Registro de Interesados: Lista de todas las partes interesadas del proyecto y sus expectativas e influencias.
- Plan de Gestión de Interesados: Estrategia para gestionar las expectativas y comunicaciones con las partes interesadas.
- Informe de Desempeño del Proyecto: Resumen periódico del estado del proyecto, incluyendo progreso y desviaciones.
- Registro de Incidentes: Documento para registrar y gestionar problemas y problemas del proyecto.
- Documentación de Cierre del Proyecto: Conjunto de documentos que formalizan la conclusión y aceptación del proyecto.
- Lecciones Aprendidas: Documento que captura las experiencias y conocimientos adquiridos durante el proyecto para futuros proyectos.
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