imagen gracias a : projectriskcoach.com
Administrar las ordenes de cambio, todo un cambio ¡¡
Un vehículo para el éxito
Tus planos están perfectos en papel, hasta que se empiezan a ejecutar en campo, esto es cierto para todos los Project managers descalzos. prácticamente imposible lograr que el 100% dibujado sea lo se termina construyendo, los cambios son inevitables
Por eso las ordenes cambio son el pan de cada día en nuestra industria desde tiempos inmemorables.
Si se manejan adecuadamente pueden impulsar | contribuir de manera extremadamente importante a aumentar los márgenes de ganancia del contratista, si se manejan pobremente a lo mejor disminuyen la utilidad y contribuyen a retrasos en el proyecto, en el peor escenario, pueden deshabilitar el proyecto, crear costosos conflictos legales y administrativos, y dañar la reputación del contratista.
como ves pueden ser una mina de oro o un pozo sin fondo donde tiraran su dinero
Que es una Orden de cambio
Es un acuerdo de revisión de los términos y condiciones de un contrato entre el dueño y el contratista.
Esto quire decir que cambia un documento legal, oficial.
porqué se podría producir? :
Un cambio solicitado por el cliente | dueño | stakeholder, adcional al alcance inicial.
puede involucrar renegociar los términos de pagos, ajuste a la fecha de terminación de los trabajos, del programa contratado. El contratista podría solicitarla por cambios en los diseños o especificaciones y esto a una falta de suministro del material. etc
- Una de las parte inicia la solicitud
- La contraparte estudia el impacto potencial que tendría sobre el proyecto
- La parte que recibe crean entonces la orden de cambio propuesta colocando en impacto en costo y tiempo.
- Ambas partes negocian hasta llegar a un punto de acuerdo favorable.
- Finalmente, cuando se llega al consenso mutuo, se firma la orden de cambio como documento oficial conteniendo los nuevos términos que modifican el contrato original
Este es el flujo estándar de una OC, sin embrago, cosas pueden pasar en el camino; por lo que las cláusulas del contrato que apuntan a las OC, las debe tener muy claras y presentes la parte que inicia el proceso
Tipos principales de OC’s
- Costo cero
- Precio Alzado
- Precios Unitarios y
- Tiempo y materiales
Cada una de estos tipos es acorde con la cantidad, detalle y calidad de la información que obliga a la integración de la OC.
Mejores prácticas a seguir con las OC
Revisa el contrato, revísalo otra vez
Estudia este docuemnto legal, prepara un acordión | resumen | exctracto, de los principales alcances y mantenlo a la mano siempre.
de esta manera cuando el “problema” surja ya podrás tener el fundamento para iniciar la OC
Mantén el registro de todas las OC´s
Creíste estár en el mismo canal con alguién y al final resulto que estabas totalmente equivocado?
Es por esto que el registro de las OC´s es tan importante, para una disputa legal, para soportar tú posición durante una discusión, tener la OC por escrito y firmada previene las “fallas de comunicación” y mantiene a todos en la misma página.
Que esté perfectamente claro el costo de la OC
El cliente sabe, cuanto cuesta cada Oc, incluye todo lo necesario ? muy importante.
Revisa que la OC contenga costos, directos, indirecto y asociados,
La falta de ellos puede provocar costos adicionales que alguien debe asumir, con el consecuente malestar. por decir lo menos.
Asegúrate que la OC está por escrito y firmada
Podría ser más fácil, rápido, tener un acuerdo verbal– especialmente en estos tiempos cuando las fechas de entrega aprietan tanto — y podría parecer hasta burocrático,
Sin embargo, el esfuerzo extraordinario de tener este documento por escrito y completo vale toda la pena.
Este documento es un salvavidas, una mina de oro, un respaldo para la posición en el proyecto, es el documento esencial del PROJECT MANAGER DESCALZO
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