Comunicación efectiva: la clave del éxito de todo proyecto de construcción
Según un estudio del [PMI] UNO de cada 3 proyectos tiene fallas de comunicación. De hecho las empresas arriesgan $135 millones por cada $ 1,000 millones de gasto en cada proyecto… y nuevas investigaciones indicaron que $75 millones de esos $135 (56%) son puestos en riego debido a comunicaciones ineficientes, lo que indica que es una necesidad crítica para las organizaciones que atienda las deficiencias de comunicación a un nivel corporativo.
En La mayoría de los equipos de trabajo, las comunicaciones viven a través de los emails y hojas de cálculo de administración de proyectos. Cuando un cliente | stakeholders solicita se reduzca el tiempo de entrega a través de un email, este tiene que ser actualizado manualmente a un tablero o documento que cada miembro del equipo tenga acceso. Si un individuo no estuvo al tanto de este cambio, las tareas no se terminarán.
Si no tienes un plan de comunicación adecuado para tú proyecto, te será imposible mantener a todo las partes responsables que estén al día cuando existen cambios.
Cuando tú estrategia de comunicación falla y no funciona como se supone debería, afecta la calidad del trabajo entregado, y deja a los stakeholders insatisfechos. si el Project Manager Descalzo no es capaz de planificar un buena estrategia de comunicaciones, terminarás con un desastre cuando se usen los canales equivocados en tiempos equivocados, que quiero decir con esto: por ejemplo si solamente se utilizan los emails para administrar las comunicaciones dentro de un proyecto, una solicitud de atención inmediata no será enviada a tiempo. Por esto es importante que establezcas un plan de administración de proyecto en comunicaciones para diferentes propósitos.
El [[PMD]] entiende que no todos deben tener acceso a todo, pero crear una cultura de transparencia dentro del equipo de trabajo del proyecto asegura que ellos podrán expresar sus opiniones y preocupaciones.
el proyecto evoluciona y cambia, lo hemos platicado durante diferentes programas, así que refinar y readaptar tú plan de administración de las comunicaciones es una tarea que debes hacer conforme el proyecto avanza.
La administración de las comunicaciones, 3 pasos
1.Antes de arrancar cualquier proyecto el plan de comunicación debe estar en su lugar para ayudar a definir como se transmite la información relevante a través de los miembros y sistemas relevantes.
Establece protocolos de comunicación claros. aquí debes definir quien se comunica con quién, cada cuanto tiempo y através de que canales. Por jemplo: tal vez necesites programar juntas regulares con los miembros de tu equipo, mantener un reporte semanal pra los [[stakeholders]] , y correos electrónicos para los proveedores.
Implementando un protocolo claro de comunicaciones te aseguras que todos estén concientes de sus responsabilidades y pueden comunicarse eficientemente entre ellos.
2. Con la estrategia de comunicaciones funcionando en el proyecto, el paso siguiente es revisar si el flujo de la información está cumpliendo, de manera que sepas que la generación de la información llegó a su destino y se implementó en la etapa del proceso del proyecto de manera adecuada. ejemplo del boomerag.
Es común en los proyectos de construcción usar lenguaje técnico y propio de la industria, sin embargo, es importante que tus comunicaciones sean calaras y concisas, aunque se toquen temas técnicos, evita usar términos muy complejos o rebuscados o acrónimos con los que todos estén familiarizados.
Apóyate con imágenes, diagramas o croquis para explicar conceptos complejos, esto ayudará a que te asegures que todos entendieron tu mensaje.
3.Analizar tu estrategia de comunicación de vez en vez para saber que funciona y que no. Asegúrate que la información llega por los canales que haz definido para cada caso y fueron entendidos. arregla las grietas que puedas encontrar y resuélvelas antes de que aparezca un problema.
La comunicación es un proceso de dos vías, como project manager descalzo es importante que escuches, a tú equipo, y sobre todo a los stakeholders
Escucha los comentarios de tus stakeholders de esta manera entenderás su punto de vista y preocupaciones antes de que se conviertan en problemas.
Todo mensaje que se envíe dentro de la administración del proyecto, ya sea interno o externo, y sobre todo a los stakeholders debe contener un objetivo del proyecto adosado, para quien lo reciba pueda tomar la acción correspondiente y cierre el tema.
Arma tú plan de comunicaciones :
A. trata de abarcar todas las variables posibles, no dejes a los [[stakeholders]] pensando , que, quien, por qué, o como; cuando una información les llega a ellos. Sobre todo si tiene que tomar una decisión rápida.
B. construye tú plan pensando en tú equipo, ellos serán los primeros en ejecutar tus estrategias, así que pon atención a sus sugerencias, cuando al tema de comunicación se refiere
c. Mantén lo que funciona no importa que tan obsoleto pueda ser; deshazte de lo que no. No importa que tan la moda esté; establece la prioridad por la eficiencia y por la solución de problemas reales en obra.
D. selecciona las herramientas que mejor se adapten
- Emails
- Sofware o aplicaciones que soporta chats
- Reuniones cara a cara
- Herramientas colaborativas
- Videollamadas
- o alguna combinación de éstas
LOS PROYECTOS EXITOSOS SE APOYAN EN COMUNICACIÓN EFECTIVA
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