Aprende por qué muchos proyectos fracasan por no tener una metodología adecuada desde el inicio
Cómo salvar un proyecto a mitad del camino: Lecciones críticas para evitar desvíos de presupuesto y calidad
Problemas iniciales con el catálogo de conceptos
Una persona quiere que la apoye yo con una tarea, porque están ejecutando un proyecto, y me comenta que han tenido problemas con la parte de compras de los materiales, de los insumos; se están dando cuenta que se está gastando más en materiales de los que se tenía previsto y están surgiendo muchos conceptos que no estaban en el catálogo original.
Los pongo en antecedentes, este es un proyecto de 1,400 m2, me dicen que son quince departamentos. Contrataron una un despacho de arquitectos, para que hiciera el diseño, entregara el diseño ejecutivo y entregara también catálogo de conceptos y la explosión de insumos, que eso es lo que tengo entendido, la información que inclusive quieren que revise. Ahora bien, mis preguntas iniciales para para esto es saber de qué estamos hablando en el sentido de, efectivamente, qué es lo que quería que yo revisara, que revisáramos nosotros.
Me pide que pueda yo revisar el proyecto completo, los planos, por supuesto, arquitectónicos, estructurales, acabados, instalaciones, todo, para saber si el catálogo de conceptos que les entregaron originalmente está completo o no, y qué conceptos pueden pueden llegar a faltar.
Hay que hacer la cubicación, hay que hacer, por supuesto, el catálogo, la elaboración de los precios unitarios, los números generadores para poder establecer la explosión de insumos. Me dice, no, es que no necesito el presupuesto, el presupuesto ya lo tengo. Bueno, por eso, pero me están diciendo que están gastando más. Sí, pero el catálogo ya lo tengo. Entonces, ¿de qué se trata la la revisión? Sí, la revisión es para saber esos conceptos que están saliendo, volver a hacer un catálogo para poder saber qué conceptos faltan por ejecutar.
Entonces, entramos ahí a una, no discusión, simplemente que la base de esto, como yo le comenté a la persona que me llamó, es que necesitaríamos hacer un nuevo catálogo de cero para poder saber qué conceptos de proyecto de obra son los necesarios para poder llevar toda la comparativa, porque le decía yo que si si tomamos como base el catálogo actual y lo revisamos, pues vamos a ir palomeando, los conceptos que están en ese catálogo están en el proyecto. Pero para descubrir las cosas que faltan, tendríamos que comparar el nuevo catálogo que se obtenga de la revisión de todo el proyecto, como si empezáramos de cero, y compararlo con el catálogo con el que están trabajando.
El problema fue mi siguiente pregunta. Oiga, y díganme entonces, ¿ya empezaron el proyecto? ¿Ya empezaron la obra? Sí, la obra ya ya empezó, por eso nos dimos cuenta de de de todo esto. Para mí la pregunta era retórica, pero quería saber hasta dónde estaban. Como consecuencia la siguiente pregunta fue, bueno, si ya están trabajando, ¿Cuánto llevan avanzado? No, pues ya llevamos el cincuenta por ciento. Caray ¡¡¡, ahí fue cuando cuando ya, pues no que me diera coraje, simplemente no entiendo cómo es posible que si están arrancando un proyecto se tengan que esperar hasta llevar el 50% de avance físico, y un porcentaje mayor del avance financiero, y por supuesto, con todas las desviaciones que que me están comentando.
¿Eso qué quiere decir?
Que básicamente no se hicieron seguimientos, no se establecieron los puntos intermedios para las revisiones, lo que hemos platicado las famosas. Ya yo llamo auditorias porque pues así es como como es y no le tengamos miedo al término. O sea, la auditoría es un sistema que nos permite saber en dónde estamos parados, cómo vamos y poder saber hacia dónde vamos, dónde están las fallas pero para poderlas para poderlas corregir. Por tanto, se complica este asunto porque en realidad, de haber adoptado una metodología o un framework para llevar este proyecto adelante y ya tenerlo bien revisado, bien digerido, con las metas, los objetivos, el aspecto general del proyecto, y haberse arrancado de de esta manera.
Errores comunes que llevan a desvíos en presupuesto
Al haber avanzado ya el 50% del proyecto, detectaron estos desvíos. Mi propuesta fue comenzar de cero con una nueva revisión del catálogo, para identificar todos los conceptos faltantes. Sin embargo, su respuesta fue confusa: ya tenían un presupuesto, pero no estaban seguros de por qué el gasto estaba fuera de control. Uno de los errores más comunes que observo en estos casos es la falta de auditorías y seguimientos regulares durante el proceso.
Importancia de una metodología sólida desde el inicio
Un proyecto bien estructurado desde el principio, con revisiones y auditorías periódicas, ayuda a evitar estos desajustes. En este caso, si hubieran implementado desde el inicio un framework adecuado para la administración del proyecto, con metas claras y revisiones regulares, habrían evitado muchos de los problemas que enfrentan ahora. Cuando se trata de una gestión de proyectos sin controles adecuados, los desvíos son inevitables. La metodología no es opcional, es una inversión.
Lecciones clave para evitar sacrificar calidad
El mayor riesgo ahora es que, en un intento por controlar el presupuesto, se termine sacrificando la calidad del proyecto. Sin objetivos de calidad claramente definidos desde el inicio, este tipo de situaciones pueden volverse caóticas rápidamente. Para evitar esto, es fundamental hacer pausas estratégicas y reanalizar cada aspecto del proyecto, incluso si el trabajo ya está en marcha.
Estrategia
- Realizar auditorías periódicas: Mantén un control constante del avance del proyecto.
- Revisar el catálogo de insumos: Asegúrate de que todos los conceptos necesarios estén incluidos desde el inicio.
- Establecer una metodología clara: Implementar un framework desde el principio evitará desviaciones.
- Definir objetivos de calidad: No sacrifiques la calidad por reducir costos.
1 identificar los signos
- monitoreo efectivo de las tareas
- aceptar la responsabilidad
- toma distancia
- crea un break de tiempo determinado para identificar las causas
- informa a los stakeholders que está pasando
2 evaluar la situación
- evaluar los datos , los hechos, que está bien, que no está en orden, que podemos arregla, que controles podemos implementar,
- responsabilidades para los integrantes del equipo
- mantente positivo que se va a encarrilar el proyecto nuevamente
- las fallas van a existir pero controlar el tamaño y efecto de las fallas es primordial
- oportunidades de aprender y reajustar
- los éxitos pequeños celebrarlos
- Pasos de “bebe” uno por uno
- Revisa y revalúa los riesgos
3 estabiliza el proyecto
– levanta la moral, inyecta confianza a tú equipo
– establece el plan de ataque | reconstruye los procesos y controles
– que tú equipo trabaje en conjunto todos unidos para atacar el o los problemas
– interrelaciones solidas
4 reconstruir el proyecto
– trabaja con base al plan sigue el plan. ajústalo , afínalo
– comunica constantemente a los stakeholder el avance de la implementación del plan
– Aquí el plan de comunicación es la pieza clave; no dejes a nadie fuera todos los involucrados tienen que estar informados
– mantener la confianza que creaste y mantenerla *importantísimo*
5 sostener
– el proceso empieza a funcionar se está trabajando conforme al plan
– sigue optimizando el plan y los procesos
– revisa las metrikas y mide eficiencias
– coloca nuevos puntos de control | auditorias de proceso
– recojan las lecciones aprendidas para revisar los resultados del equipo y dejar registro de logros
– ahora es el momento de integrar al proyecto revisiones externas *auditorías técnica* — *cuidado*–
Los proyecto pueden fallar, lo importante como PMD es que tienes la capacidad para manejar esta situación, solventar los riesgos, aplicar un plan de resolución, ya que el proyecto pude ser un éxito otra vez
BUENOS PROYECTOS ¡
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