Qué tal, Arqui ¿Cómo está? Buenas tardes. Oiga, empiezo una nueva chamba el lunes, me acaban de contratar. Estoy muy contento. ¿Qué cosas son las que necesito hacer Recuérdeme, cuáles son las cosas que necesito hacer para arrancar.
Este es compañero de ustedes, del Project Manager, Scalso Coaching Program, consiguió una nueva chamba. Va a poder ingresar el próximo lunes. Buen proyecto, por cierto. Pero bien, con base en esto, hablé directamente con él, ya revisamos, y me da pauta, precisamente, para comentar con ustedes, todos los que van a entrar a un nuevo proyecto, como Project Managers.
Acuérdense que aquí ya estamos haciendo un brinco mental. No es la cuestión de ser residentes de un proyecto ni estar de responsables de cierta área, esto es como Project manager, como Project Manager Descalzo. Ya es el siguiente escalón, estás encargado ahora de un proyecto como tal, de la ejecución de un proyecto.
¿Cuáles son los elementos básicos que tienes que conocer?
Bueno, pues primero tienes que saber cómo está lo que se denomina el scope, cuánto tiempo tienes para realizarlo, cuánto dinero tienes para completar el proyecto, ¿Cuáles son los alcances y especificaciones?,¿Quiénes son los stack holders? ¿Cuáles son las reglas de comunicación?
Esta información que es fundamental, es básica para esto, muchas veces la pasamos por alto, entramos a un proyecto, y como si ya conociéramos todo; como sabemos, cada proyecto es distinto, aunque estemos hablando de construcción y estemos hablando inclusive del mismo tipo de edificio, cada proyecto cambia, cada proyecto es diferente. Les he platicado, he participado en muchísimos proyectos, y créanme, después de haber estado en tantos y tantos proyectos, aunque estemos hablando de áreas inclusive, cuando me dicen, que vamos a hacer obra industrial, ya conozco y ya sé, sí, está bien, conoces tu especialidad, pero el proyecto es diferente.
Estamos haciendo obra habitacional, de acuerdo, cada proyecto es distinto. Es que estoy haciendo obra ya comercial, muy bien, estoy en un proyecto complejo, voy a hacer un hospital, por supuesto, y los hospitales todavía, siendo un proyecto complejo, claramente que va a ser diferente a todos los demás que se hayan construido.
Entonces, es muy importante que tú veas qué información vas a solicitar y qué información te va a llegar.
Basura entra basura sale
Acuérdate que esto es como una computadora. Si tú pides basura, te van a entregar basura. Si procesas basura, pues va a salir basura.
Revisa la información que te está llegando desde distintas fuentes, de tal manera que puedas ir filtrando la información. Ahí mismo revisa cuáles son tus milestones, cuáles son tus hitos principales dentro del proyecto. Por ejemplo, los planos están completos?, faltan planos, diseños, especialidades por resolver?. Es importante que sepas esto.
Otro componente muy importante es, ¿en qué etapa del proyecto estás entrando?
No es lo mismo, como hemos platicado, cuando estás involucrado desde el principio, inclusive desde las etapas de planeación. Pero, normalmente, te estás incorporando en un nuevo proyecto cuando este ya está arrancado. En estas condiciones, tienes que saber y confirmar cuáles son las expectativas, qué quieren recibir como producto terminado los stakeholders.
Para saber esto necesitas preguntar al que creó el SCOPE, al que creó la línea base, el que creó los conceptos iniciales del proyecto, los objetivos.
Muy probablemente, cuando tú hagas este tipo de preguntas te digan que no existe, Es lo más común, desgraciadamente. Con las preguntas adecuadas, trata de conformarlo tú, tú trata de saber cuáles son estos, expectativas, objetivos, lo que se pretende lograr con este proyecto para que tú sepas cuáles son los alcances y determinaciones para que sea exitoso. Y, por supuesto, de esta manera, que el equipo al que tú vas a dirigir las conozca y estén junto contigo trabajando en la misma página.
Cada cuando se reporta y a que niveles
Por ejemplo, otro componente que necesitas preguntar es, ¿cada cuándo se reporta y a qué niveles?
También qué incluyen esos reportes. Toda esta información puede ser muy amplia, con muchos datos y documentos. Hay proyectos que tienen demasiada información. Tienes que empezar a revisar, tienes que empezar a filtrar la información, revísala, y empieza a obtener tus puntos clave.
mantén la calma
Muchas veces, entrar a un nuevo proyecto puede llevar a mucho nerviosismo. Te estás presentando un nuevo equipo con nuevos stakeholders, inclusive con nuevos dueños, tus nuevos jefes; respira. Ya hablé de esto en otro programa. Revisa en frío y calculador , técnicas y frameworks para mantener la calma, ten mucha confianza, mucha confianza en ti mismo; estás capacitado, si no, no te hubieran llamado para este proyecto, ten confianza y certeza en tus habilidades. Y por supuesto, proyéctalo. Pretende ser el project manager descalzo que eres. Actúa el papel, como les he dicho, las percepciones son muy importantes. Tú preséntate como el project manager descalzo que eres, seguro de ti mismo, confiado, tranquilo, que vas al proyecto a dirigirlo.
administra tú tiempo
Otra de las cosas importantes que tienes que hacer para tú integrarte a este equipo de trabajo, este proyecto nuevo, es que administres tu tiempo, desde el principio y todo lo que tiene que estar relacionado con las tareas del proyecto.
Revisen también publicaciones pasadas priorizar tareas, la primera tarea es priorizar las tareas. Organiza tu tiempo, organiza tus bloques. También hay un programa dedicado a esto, bloques para organizar y controlar. Si puedes controlar tu tiempo, puedes controlar también cómo va a ser tu interacción en el día a día dentro del proyecto. También es muy importante que definas qué framework vas a usar.
Hay otro programa dedicado a métodos de entrega del proyecto, revísenlo. Hay distintos frameworks. Acuérdense que cada proyecto es diferente y no vas a usar el mismo framework para todos los proyectos, toma la decisión, cuál método para entregar el proyecto con base a la información que ya te llegó.
El programa
Desmenuza el programa, revísalo. Determina dónde van a estar y cuáles son tus puntos de control.
Como ya platicamos esto también, para poder hacer tus auditorías internas, tus auditorías administrativas, que en determinado momento puedan ser fiscales, administrativas, también, Pero busca esos puntos de control y determínalos en el tiempo de una vez.
¿Cuáles van a ser tus hitos a cumplir? Tienen que estar muy claro, tus hitos, cuáles van a ser las fechas clave y, por supuesto, cómo vas a programar los entregables. Dentro de esos hitos y las entregables que vas a tener, júntalos para que en tu nuevo análisis de tu programa, que es distinto al programa general del proyecto, tú puedas tener ya vistas esas metas y esos entregables. Esas tareas te van a permitir, en su caso, darles la prioridad que les corresponde o trabajar con un bloque completo de trabajo. Fíjate que una vez que hagas esta información procesada y revises el programa, puede ser que haya tareas, inclusive, que ya se hayan completado o tareas que tengan atrasos. Tú no entres en pánico, ataca el problema. Hay otro programa dedicado a esto, resolver el problema, ataca el problema. Primero ataca el problema, luego atacas las personas. Con esto, tú vas a tener un panorama mucho más claro, de cómo vas a atacar el proyecto.
No te compliques
No lo hagas complicado, project manager descalzo. Ustedes conocen mi filosofía, soy enemigo de complicar las cosas. No se trata de hacerlo complicado, se trata de hacerlo muy adaptable, muy flexible, muy práctico. Esto tiene que ser al estilo project manager descanso. Tú lo que necesitas es dos o tres sistemas de control, sistema de seguimiento, tu plan de comunicación, con esto lo puedes lograr, estos programas ya he hablado. Acuérdense que este programa que estoy haciendo específico es para que, en el momento en el que estás entrando a un nuevo proyecto, no lo olvides.
Prácticamente, puedes tomar esto que hasta este momento haz leído como si fuera tu check list, de lo que tienes que resolver o lo que tienes que preguntar o lo que tienes que analizar antes de ponerte como loco enfrente de todo mundo y empezar a dar órdenes por donde quiera.
Lugar de la información
Centraliza tus documentos, ve en qué parte de la nube dónde pueden quedar y dónde puedes acceder a esta información. Es muy importante que lo hagas para que sepan dónde está la información, tú dónde vas a actualizar, recibir y cómo la puedes utilizar.
Para todos estos componentes, es que he creado el Project Manager Descalzo Coaching Program, Revísenlo, este programa les puede ayudar mucho como he podido ya ayudar a otros compañeros de ustedes. Aquí mismo en la página puedes encontrar más información y como inscribirte
Otro punto muy importante, no se te olvide delegar.
Eres nuevo en el proyecto y está claro, te lo están encargando. Pero recuerden, tú no eres el voy a todas. O sea, no quieras tú, desde el principio, acumular todo el trabajo, no es necesario que te consumas con tal de demostrar que puedes con el paquete, no ayuda.
Aprende a delegar, muy importante para que tú puedas tener una visión global del proyecto, para que puedas dirigir el proyecto. Tú no estás encargado de muchas tareas de ejecución, delégalas, sobre todo, las tareas repetitivas.
Comunicación
El punto que voy a tocar a continuación no es que sea el último, es el que quiero hacer mucho más énfasis en él, la comunicación. Créanme que yo no paro con todos ustedes, project manager descalzos, de hablar de la comunicación. Me he dado cuenta durante todos estos años que llevo metido en esta industria, Es de verdad fundamental , ustedes también pueden constatarlo, cuantas veces han existido fallas en los proyectos porque la información no fluyó de la manera adecuada.
En esta misma página web, está el Workshop, taller para que ustedes puedan procesar información que van a entregar, que vean cuáles son los tipos, los canales, etcétera, de comunicación, para mayor información apunten al menú de la publicación.
De tal manera, inclusive, que mientras más rápido sepan todos los involucrados lo que está pasando, mejor va a ser el resultado.
En este workshop, lo que les lo que les ayudo es a que aprendan cómo poder hacer la transmisión de esta información dentro del del tipo de reportes, a quién se lo van a dirigir, con quién te vas a comunicar, a qué niveles, con qué longitud, si va a ser en una junta, si va a ser un recorrido, si va a ser por medio de correo electrónico, etcétera.
Tu plan de comunicaciones también lo estamos revisando en este taller, en este workshop.
Por supuesto, una vez que definas tus entregables y tus deadlines, tus hitos y tus reportes, tendrás que comunicarlos, tendrás que pedirle a todo tu equipo de trabajo que esté en línea para que todo esto que se comunique, recuerden lo bueno y lo malo dentro del proyecto, esté todo perfectamente alineado, tengas las respuestas que buscas y se puedan dar las respuestas y soluciones a los problemas si es que se presentan.
Los espero ver muy pronto a todos ustedes en el taller, espero verlos a todos ustedes muy pronto en el coaching program, en el coaching program.
Revisen ustedes la página web, prima del descanso punto com, como les digo, es de cupo limitado, para que los pueda yo atender a ustedes uno a uno como se merecen. Que estén muy bien, Project Manager Descalzos,
buenos proyectos.
Visits: 19
