Siempre listo y alerta para una decisión brusca del Stakeholder
Project manager descalzos reflexionemos sobre las dificultades encontradas en proyectos recientes debido a cambios inesperados por parte de los stack holders principales. Les Describo cómo estos cambios provocaron una serie de ajustes y retrasos en los proyectos, con consecuencias financieras y de gestión. Destaco la importancia de la auditoría interna y la documentación completa para evitar complicaciones. Propongo una revisión constante de procesos y documentación, así como una preparación anticipada para posibles crisis durante el desarrollo del proyecto.
La Tormenta Perfecta: Cambios Inesperados y sus Consecuencias
Cómo cambios repentinos en la perspectiva de los stack holders principales desencadenaron una serie de complicaciones en dos proyectos en curso. Describe los efectos negativos en los presupuestos, programas y la participación de empresas contratistas.
Y dentro de estas tormentas perfectas, quiero prestarles el caso a ustedes lo que pasó en una empresa específica, en la cual, a principios de este año, se tenían dos proyectos ya previstos con unos buenos avances, estaban encarrilados, los correos estaban bien puestos en su lugar, las contestaciones, el control de cambios, todo iba fluyendo muy, muy bien.
Y, de repente, el stack holder principal cambia su perspectiva, cambia la manera en la que está tratando de solventar el tema económico de ambos proyectos y se convierte en un caldo de cultivo para tener entonces retrasos en los pagos hacia los proveedores, hacia todos los participantes, y esto empezó a a producir una serie de cambios y ajustes dentro de los proyectos de ambos, y esto pasa cuando las etapas ya se perfilaban para aspectos de cierre.
Entonces, se tienen que ajustar presupuestos, programas, tiempos. Inclusive hubo un par de empresas que dijeron definitivamente que ya no querían seguir participando en esas condiciones.
Por lo tanto, terminaciones de contratos, nuevas contrataciones, nuevos participantes, participantes que salieron, liquidaciones, se creó la tormenta perfecta.
Cambió de año, cambian las condiciones, los precios, los salarios, cambió prácticamente todo. No es la culpabilidad total y absoluta del del stack holder principal.
La Importancia de la Auditoría Interna y la Documentación Completa
Resalto la necesidad de una auditoría interna constante para detectar posibles fallos en la documentación y la información del proyecto. Como Project manager descalzo subrayo cómo la falta de información completa en la nube condujo a problemas durante las liquidaciones y cierres de proyectos.
Sin embargo, sí se pudo haber previsto parte de esta problemática y poderla resolver. ¿Qué es lo que está pasando actualmente? ¿Que ya puedo retomar con ustedes todo esto?
Pues bueno, en el momento de poder empezar a revisar toda la documentación, la famosa auditoría interna, que se tiene que estar haciendo constantemente en todos los procesos y en todos los proyectos, se empezó a ver que faltaba información, que faltaba documentación, faltaban algunas pruebas, algunas autorizaciones, faltaba actualización de actas.
Empezamos a ver que la información que todo mundo veía ya en las carpetas y en la información de la nube como información completa, como información terminada, se daba por sentado una vez que se mandaba un correo diciendo, se ha cerrado esta etapa del proyecto con este contratista, aquí está la la documentación y se puede revisar en la nube instalado. Se confió en que la información que había puesto ese participante del proyecto en la nube estaba completa, correcta, etcétera.
Al realizar las revisiones para las liquidaciones por un lado, para los cierres por el otro, para actualizar los programas, para extender los tiempos, para hacer por ejemplo, con convenios modificatorios, tanto de costo como de tiempo, pues empezamos a ver que la información en las nubes no estaba completa. Faltaba información, y como el tiempo empieza a pasar, la crisis aumenta, la salida, como les comento, de un par de empresas, pero también la salida de personal por parte de la supervisión y por parte de las de los residentes de algunas de las empresas, se empezó la información a pulverizar, se hizo pedacitos.
Como se tenía la secuencia muy bien establecida de qué estaba pasando y con ese ritmo muy bueno que se tenía en ambos proyectos, desgraciadamente se conjugó todo, y se conjugó todo a partir, como les digo, de ese detonador.
Muy importante, por supuesto, pero importante también que se debió de haber hecho la auditoría como se tenía que hacer.
En uno de los proyectos, específicamente, iba más adelantado que el otro, lo voy a llamar el proyecto B. El proyecto B iba más adelantado que el proyecto A.
Como estábamos preparando ya la serie de Ponch Lis continuo, el proyecto B, empezamos a ver que esos faltantes en la auditoría interna que estábamos haciendo, pudimos empezar a desarrollar, actualizar información, obtener información.
Pero mientras nos concentramos en el proyecto B para programarlo para cierre, el proyecto A se empezó a quedar atrás.
Concentramos toda la parte administrativa para poder cerrar el proyecto B, que es el que tenía la fecha de entrega más próxima, el proyecto A todavía tenía tiempo, entonces, concentramos toda la información, todo el de su equipos de trabajo, las baterías administrativas, para que el proyecto a revisar todo esto, como les repito, nos dimos cuenta que faltaba información. Recurrimos nuevamente a lo que había pasado en otros casos, en donde faltan fotografías, revisen los chats de las comunicaciones, ya fuera en Telegram o fuera en punto de establecer la información, lo otro, y cuando estábamos ya a punto de establecer la información que faltaba, pues, por supuesto, se nos vino el tiempo encima del proyecto A.
Preparación Anticipada para Crisis: Revisión Constante y Gestión Proactiva
Project managers Descalzos hagan una revisión semanal minuciosa de todos los aspectos del proyecto, así como una preparación anticipada para posibles crisis. Propongan medidas para mantener la documentación actualizada y completa, y la importancia de estar listo para responder rápidamente ante situaciones de emergencia.
¿Y qué quiero comentarles con todo esto, Project Manager descalzos?
Que tenemos que estar bien preparados. En otro tipo de proyectos en donde pensamos, sentimos, vemos, y no nada más en esas partes, sino que lo tenemos bajo control y que sabemos que las tendencias son las adecuadas. De todos modos, tenemos que estar revisando cada semana, que sería el mejor periodo, pero cada semana poder hacer verdaderamente una auditoría muy consciente de todos los procesos, de todos los documentos, de todo lo que está dentro del proyecto, como si el proyecto se fuera a terminar a la siguiente semana.
Suena muy drástico, suena muy pesimista, me han dicho, pero efectivamente lo que puede llegar a pasar es una cosa tan drástica como que efectivamente este stack holder hubiera llegado al punto de no bajar el ritmo del flujo que se requería para cerrar ambos proyectos, sino que, en determinado momento, estuvimos a un punto de decir, ¿saben qué? El proyecto B se detiene totalmente, se para en este momento y vamos a concentrar los recursos económicos en lugar de en dos proyectos, vamos a concentrar todo en el A. Vamos a hacer ingenierías de valor, vamos a hacer una serie de cosas para que entonces los recursos se queden en el a y cerremos bien el a.
Entonces, yo los invito a que estemos practicando constantemente este tema que he comentado en otros programas. Cerremos las etapas como corresponde. Si ya cerramos una etapa, una fase, una tarea estratégica dentro de nuestro proyecto, que se cierre. Esto es, si hay un subcontrato que se tiene que cerrar, que se cierre, actas, documentos, estudios, llámenlo como ustedes quieran. Yo ustedes, como saben, les he llamado entrega interna y entrega externa.
Revisen todos los documentos de cada una de las tareas, qué entregable fue, a quién se le entregaron las cosas, se entregó otro contratista, cómo fue la transferencia, si se entregaron manuales, se entregaron garantías, se entregaron estados de cuenta, se entregaron estimaciones cerradas a cero, se revisó muy bien que los anticipos hayan no haya nada, que no haya quedado nada pendiente, la cuestión de las fianzas, la cuestión de pagarés, en su caso, si es que los hubo, pero que toda esa información se vaya revisando semana a semana, semana, semana.
En proyectos pequeños recae todo esto sobre el project manager. En proyectos grandes, la gerencia o la organización que se encarga de administrar el proyecto podría tener un departamento específico para esto, o varios departamentos que se pueden conjugar, como podría ser control de cambios, control documental, la misma administración, contabilidad, contabilidad de contratos, La gente dedicada, por ejemplo, a seguro social, en distintos países sabemos que esto puede trabajarse con la parte de mano de obra.
Pero mantengamos esto muy en mente, los proyectos, por crecen, crecen, se desarrollan y llega un punto en el que se cierran, pero les puede dar, como en este caso, pues prácticamente un paro cardíaco con el cual tuvimos que lidiar.
Pero si hay un proyecto que efectivamente le da un paro cardíaco y puede ser en cualquier momento del proceso del proyecto, tenemos que estar preparados, tenemos que estar prácticamente listos, específicas para suspensión de actividades y qué iba a pasar administrativamente, porque el proyecto B, aunque lo pudimos sacar adelante con ingenierías de valor diferentes, pero estuvimos a punto de cerrar y de bloquear totalmente un proyecto para dedicar todos los recursos al otro.
Si este stakeholder principal, el inversionista principal, en ese momento nos hubiera dicho, ¿saben qué? Ya no hay flujo por esta circunstancia, o si nos quería compartir a los project managers descalzos, no fue relevante, sin embargo, este fue el caldo de cultivo para que se creara la tormenta perfecta; siempre tengamos que estar preparados, revisen su documentación, hagan sus auditorias externas, háganse sus propias auditorias documentales a ustedes, revisen que sus carpetas en sus computadoras estén completos, los documentos que tengan que determinado revisen todo y prepárense para que en determinado momento, si algo de esto va a pasar, cuando menos, después del paro cardíaco, se pueda entregar administrativamente el proyecto como debe de ser.
Mi recomendación
La mejor recomendación para estar siempre listo para un paro de proyecto es mantener una revisión constante de la documentación y los procesos, así como una gestión proactiva de posibles crisis. Esto incluye realizar auditorías internas regulares, asegurarse de que la información en la nube esté completa y actualizada, y estar preparado para cambios inesperados en la dirección del proyecto. Además, mantener una comunicación abierta con todos los interesados y tener planes de contingencia claros puede ayudar a mitigar los efectos negativos de cualquier interrupción en el proyecto.
Buenos proyectos ¡¡
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