Aprende a liberarte de preocupaciones innecesarias. Descubre cómo pasar la pelota del otro lado puede transformar tu enfoque en la gerencia de proyectos
Constantemente con mis equipos de trabajo les comento que es muy necesario que estén pasando la pelota del otro lado, jugué tenis mucho tiempo, algunos torneos, y el tenis es una de las disciplinas de los deportes que pueden ejemplificar esto. Básicamente, el tenis lo que tienes que hacer es, por supuesto, dejar la pelota del otro lado de la red, del otro lado de la cancha, para poder ganar los puntos.
Por supuesto, pues hay puntos que, al contrario, la saca de tu lado, no caen dentro de los límites de las canchas, bueno, los que juegan tenis, los que han visto el tenis y los que han jugado este deporte saben a qué me refiero. El ping pong podría ser, por ejemplo, otro, igual, pasa la pelota. Pero este concepto se refiere a que constantemente ustedes se encarguen de que todo lo que están recibiendo dentro de sus tareas, responsabilidades, bandejas de entrada de correos, contesten lo que tengan que contestar, reporten lo que tengan que reportar, transfieran lo que tengan que transferir y que estas cosas no queden de su lado, me refiero a que no queden en sus bandejas, que no queden en sus pendientes, pero, sobre todo, transfieran
Transferir el estrés
¿Y a qué me refiero con transferir?
Muchas veces, project managers descalzos lo que hacemos es que nos quedamos con ciertas responsabilidades que no son nuestras, y ustedes saben muy bien a qué me refiero, hay veces que queremos hacer tanto y abarcar tanto, que empezamos a adquirir compromisos, tareas que no nos corresponde hacer, pero que, de alguna manera, nos sentimos entre comprometidos o necesitados de que eso prometidos o necesitados de que eso avance, se mueva, cambie, gire, provoque crecimiento en el proyecto, pero seguimos manteniendo entonces nosotros presión, estrés, compromisos, deadlines, fechas de entrega que no se cumplen, etcétera.
Ambos lados de la cancha
Tenemos que hablar siempre de las dos partes del project manager descalzo.
Del lado del que ejecuta el trabajo
Esto es cuando tú estás del lado de las empresas que se encargan de desarrollar los trabajos o estás del lado del stack holder, refiero a los inversionistas, los dueños del proyecto, etcétera, ya hemos hablado de esta diferencia que existe entre los dos las dos posiciones de los project managers, si estoy hablando del lado de las empresas, contratistas, subcontratistas, contratistas generales, etcétera, que están trabajando dentro de un proyecto, pasar la pelota del otro lado es que ustedes puedan ir siempre adelante.
¿Y qué me refiero con siempre adelante? Su función dentro del proyecto, como hemos estado platicando la idea es que ustedes tengan la habilidad suficiente para poder estar un pasito adelante de lo que se les requiere de ustedes, ir un pasito adelante es que el proyecto esté bajo control, que ustedes sepan cómo están sus tiempos, sus deadlines, sus miles dentro de su programa, que sus costos, sus gastos están dentro de los márgenes de los costos directos, de los presupuestos, y que ustedes están revisando constantemente y haciendo sus auditorías de control de calidad, que van un paso adelante, test, es que pueden programar lo que viene más adelante, tanto en recursos necesarios como en las actividades y tareas que tienen que hacer, por ejemplo, la siguiente semana o para la siguiente entrega.
Recuerden lo que es el WBS, o para la siguiente entrega, recuerden lo que es el EDT, que ustedes programan muy bien su siguiente entrega, van a ir un paso adelante. Atendiendo sus estimaciones, van a ir un paso adelante, sus reportes diarios manteniéndolos en orden, todo su control documental, que ustedes puedan encontrar información en el momento en el que lo necesitan, donde lo necesitan, ordenando, ya platicamos esto también, ordenando sus escritorios, ordenando su lugar de trabajo.
Esto lo comento precisamente porque, en algunos casos, si pueden ustedes ir, les repito, project managers del lado de las empresas subcontratistas, contratistas generales, contratadas por algunos stakeholders, si ustedes pueden ir un paso adelante de la supervisión, ustedes van a estar muy bien, van a ir muy bien y se van a dar cuenta que está el proyecto en su control, y que no están reaccionando a lo que está pasando, me refiero a lo que pueda estar llegando de fuera. Sabemos que tenemos que ser flexibles y que todos los días van a pasar cosas, pero si estamos un paso adelante, los golpes van a ser menos.
Del lado del Stakeholder
Me voy a pasar a lo del otro lado, del otro lado de la cancha, del lado del project manager que se encarga de supervisar, controlar, hacer la gerencia hacia las empresas contratadas, los subcontratistas, los contratistas generales, y que está contratado del lado de los inversionistas, de los dueños, de los stakeholders principales.
De este lado, ustedes también deben tener el control total del proyecto, ¿por qué?
Porque ustedes están encargados, no nada más de personas, como en el caso de los project managers que están del otro lado de la cancha, ustedes tienen que estar encargados de controlar, gerenciar, administrar el comportamiento, los los programas, los costos y las calidades de las empresas.
Las esferas son diferentes. Ustedes también tienen que estar un paso adelante, ¿y qué es para ustedes estar un paso adelante?
Que sepan dónde están igual sus milestones, dónde están las entregas que tienen que hacer de sus WBS, pero generales del proyecto, ¿dónde van ustedes estar manejando la parte de los flujos de los recursos para que esto esté funcionando adecuadamente, y me refiero del lado de la cancha de ustedes, las autorizaciones de los pagos, revisiones de estimaciones, que el flujo de la información de los cambios de proyectos de los proyectistas lleguen a donde tengan que llegar, no se queden con la información, que la información fluya a los canales que debe de ser, mantener los canales de comunicación abiertos, que todas sus juntas de proyectos semanales, sean a tiempo, que duren lo que deben de durar, ya saben que mi recomendación es que duren una hora, que estén bien estructuradas, que los contratistas, subcontratistas, contratistas generales sepan de qué se va a hablar y lleguen preparados para que no se pierda tiempo en discusiones bizantinas, que sus reportes mensuales o semanales que entreguen a stakeholders vayan al día, estén al día y estén recibiendo ustedes la información que necesitan recibir, pidan su información por adelantado para la, sobre todo, para los reportes mensuales, que muchas veces son los más importantes, y que no estén tratando de cerrar sus reportes un día antes.
Yo sé que hay muchos contratistas que se tardan en entregar información y eso nos retrasa nuestros reportes mensuales, pero tenemos que ver la manera de provocar dentro de nuestros sistemas de trabajo el hecho de que podamos ir nuevamente un paso adelante, no adquieran responsabilidades, que no son de ustedes, ni compromisos que no son de ustedes.
También ustedes pasen la pelota del otro lado de la cancha, pasen, transfieran las tareas estratégicas, responsabilidades, compromisos, fechas, deadlines, que tienen que cumplir los distintos contratistas, mándenles sus correos en donde ustedes le están diciendo, oye, dentro de tantos días tienes que entregar esto, esto y esto. Te recuerdo que la fecha de entrega de tal actividad es tal día, tienes que estar al pendiente de que tus insumos estén aquí en la obra, tienes que revisar tus actividades previas, tenemos que revisar que se te entregue por parte de la otra empresa, si es que hay, igual, transferencias de trabajos, actas de entrega de un contratista al que siguen las etapas, en muchos de estos casos son cuando tú tienes que hacer entregas, por ejemplo, de de albañilerías a acabados o de una instalación a la otra, de una de una tarea específica al siguiente contratista, siempre tienes que ir adelante de esto.
Guerra estratégica
¿Qué pasa entonces? Si ustedes se dan cuenta, se empieza a convertir en un juego tanto estratégico como de saber en qué momento pasar la pelota del otro lado y cómo pasarla. De uno y del otro lado, el chiste es que estén pasando la pelota, de tal manera que la pelota no quede en su cancha. Claro, en los deportes tiene que haber un ganador, el que gana el punto o el que pierde el punto o el que gana el partido. En este caso, el que va a ganar, pues es el proyecto, y en ambas partes ustedes van a quedar bien, porque si se dan cuenta, en este juego o en este competencia, en esta guerra, como yo la llamo, guerra estratégica, de estar de un lado o del otro lado, siendo project managers descalzos ambos, este juego y este peloteo es para que, entonces, las cosas se vayan dando, pero cada quien en su esfera de responsabilidad y de compromiso.
Les repito, no adquieran compromisos que no son de ustedes, para eso revisen bien sus contratos, hagan sus key points de los contratos, revisen muy bien sus programas, vean cuáles son sus deadlines, tiempos de entrega, y pasen la pelota, si tienen que escalar inclusive, pasen la pelota para arriba, escalen las cosas de tal manera que reciban las respuestas o las indicaciones, instrucciones, órdenes que ustedes estén recibiendo, pasen la pelota para arriba. De esa manera, la pelota no está en su cancha, y si la pelota está en su cancha, atáquenlo con todas las herramientas que hemos estado hablando, resuélvanlo, sáquenlo de su cancha de la manera más rápida.
Es como vuelvo al ejemplo del tenis. Si ustedes tienen el primer servicio y lo fallan, que la pelota no se quede en su cancha es que, si estás en un torneo, pues un recogebolas, pase, recoge a la pelota y la quite, y entonces ya sacaste eso de la cancha y te enfocas en el segundo servicio.
¿Y esto qué es exactamente lo mismo? Si la pelota está en tu cancha, sácala, trabaja como si fueras un recogebolas, un atajador, le decíamos en aquella en aquella época.
De tal manera que tareas que puedas hacer repetitivas, rápidas, ya sabes, tu programación de bloques sácala rápido de tu cancha. No se queden ustedes con pelotas en su cancha.
Yo espero que este concepto les quede claro, como lo estamos manejando, que este dos mil veinticuatro, aprovechen ustedes para practicar todos estos juegos, deportes, guerras estratégicas dentro del proyecto, no dejen pelotas en su cancha, sean proactivos, sean muy activos, estén muy al pendiente de lo que viene este año y todo lo que viene para sus proyectos.
Buenos proyectos Project Manager Descalzo
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