No solamente debes tener como guía el programa, presupuesto, alcance general y cuentas con el WBS; tienes que incorporar un plan estratégico y gráfico de flujos.
Flujos, movimientos de cómo se va a atacar el proyecto desde todos los ángulos, como piensas solventar la logística total del proyecto, la estrategia de cada etapa, y como se moverán, los insumos, las persona, los vehículos etc. para entregar un proyecto ordenado
Plan logístico, ¿Qué es esto del plan logístico para los proyectos que estamos encargados de ejecutar?
Pues bien, durante la semana pasada, una de las empresas que estoy asesorando, acompañé al que es el project manager de este proyecto.
Esta empresa se dedica a la carpintería fina, una empresa muy sólida en este ramo, para residencias de alto nivel, residencias de lujo. Fuimos al proyecto que se está ejecutando en donde esta empresa va a colocar carpintería.
Ahí nos entrevistamos ahora con el project manager, del lado del Stakeholder, en este caso, el Stakeholder es el dueño de la residencia; y contrató a esta empresa como contratista general, la cual subcontrató a esta empresa que les comento que estoy asesorando en área de carpintería.
El tema de la visita fue precisamente hacer el plan logístico.
Es una de las cosas que comentando con ustedes project managers descalzos, he querido que ustedes en su pensamiento estructurado, desde que están encargados de un proyecto, tomen en cuenta esta parte dentro de su checklist.
¿Dónde está el plan logístico Y este plan logístico se refiere a cómo se van a ejecutar físicamente, las partidas, las tareas, los compromisos estratégicos? del WBS | EDT.
Esto es, hay espacio suficiente para las cosas, el tiempo es el adecuado, qué interferencias físicas hay en el proyecto, los accesos desde las entradas son los correctos, caben las cosas, hay circunstancias que necesitamos prever con el tiempo, les platico el caso específico, para que lo tengan como ejemplo:
Llegamos al proyecto, nos presentamos, ya sabemos, intercambio de teléfonos, correos, etcétera.
Entonces empezamos a platicar acerca de los pasos de nuestra programación. El encargado por parte nuestra, el Project manager Descalzo que se encargará, ya tenía el WBS analizado listo, y esa fue la guía.
Primer paso es para saber en dónde íbamos a poder ubicar la descarga de todos los muebles, debido a que estos van a llegar de un solo golpe, un solo cargamento, un solo flete. No todo se está fabricando en la localidad, sino que viene de fuera. Así que el primer punto fue ubicar en qué parte física dentro del terreno donde se está construyendo, podríamos desembarcar y almacenar. Después de revisar tres o cuatro ubicaciones, pudimos determinar un sitio. Uno de los que habíamos elegido inicialmente, ahí no se podía por la logística del Stakeholder representante de del dueño. Dos ubicaciones más se descartaron porque se va a construir ahí cierta jardinería y espejos de agua en el acceso, entonces tampoco podríamos ahí; de común acuerdo pudimos definir una de las mejores posiciones.
Siguiente paso ¿Por dónde vamos a entrar físicamente a la residencia?
Revisamos los anchos de las puertas, los canceles, pudimos determinar que no se colocarán un par de vidrios en el acceso en la parte inferior en la planta baja, porque el ancho de la puerta principal no nos permitía pasar ciertos muebles. Ok, por ese lado íbamos avanzando bien.
Pero a la hora estar en el vestíbulo principal de la casa, la escalera para ir al segundo piso donde está la recámara principal y dos de las recámaras donde se van a colocar los muebles, El ancho de la escalera no es suficiente; aunque la escalera está bien diseñada, por supuesto para subir y bajar personas, no tiene el suficiente ni el radio por supuesto de que los muebles necesitan, para poder pasar.
Subimos, recorriendo la planta alta para analizar este tema, pudimos determinar que la mejora alternativa, es volar los muebles por la parte exterior, por la fachada, hacia la recámara principal, empezamos a tener ya acuerdos logísticos ¿a qué me refiero con esto?
Esa terraza que vamos a usar para volar los muebles a la planta alta lleva unos barandales y unos pasamanos muy especiales, cristal templado y accesorios decorativos que se usan mucho en esa zona; quedamos de acuerdo que estos elementos no se van a colocar, e instalarlos al final una vez que terminemos de alimentar toda la planta alta con los muebles que van en esa zona, después ya se podrá cerrar. Ok, ya estamos de acuerdo.
Siguiente paso. ¿Cómo vamos a pasar de un lado para el otro?
Porque este hall, tiene doble altura y cuenta con un pasillo en forma de puente. Este pasillo también es suficiente para que pase una persona, pero que no para que pasen muebles por ahí, y había un par de esquinas complicadas. Nos fuimos a la parte de la fachada posterior en donde hay dos terrazas comunicadas.
Se dio de manera natural que los canceles, nos van a permitir salir a las terrazas, y las usemos como circulación de los muebles de una recámara a la otra. Así ya pudimos definir dos rutas.
Con estas dos rutas ya queda limpio el paso. Esta gente puede colocar sus canceles sin ningún problema, puede colocar las ventanas inclusive de uno de los canceles, y la se va a quedar abierta para el paso de los muebles.
Muy bien, resolvimos la parte de arriba, nos falta la parte de abajo.
Regresamos a la planta baja, la posición en la que vamos a estar, y ya definiendo que uno de los canceles no se va a colocar para poder pasar los muebles por ahí, el siguiente paso fue por dónde pasar en dos muebles de la planta baja para los acabados que se tienen. Los accesos a las distintas áreas, en donde se va a colocar inmobiliario en la planta baja, son estrechos, las puertas van a tener nada más entre noventa centímetros y uno veinte. Esto es por controles de aire acondicionado y otras consideraciones que el mismo diseñador así las previó. Pero los muebles tampoco pasaban por ahí.
El siguiente paso logístico fue el acceso de servicio por una de las colindancias; usaremos este para pasar, logísticamente también le solicitamos al encargado del proyecto que esa zona, por favor, no la vayan a colocar con acabados, con jardinería, con iluminación, claro, las canalizaciones por supuesto puedan quedar listas, pero para que esa parte la podamos usar como servicio, para poder correr con los muebles por ese lado. En la parte de enfrente donde están las albercas hay terrazas que no llevan jardinería, llevan acabados de piso, podemos darle la vuelta en la parte de abajo y entrar por los grandes canceles que se van a quedar que son la vista hacia el mar, podemos entrar por ese lado.
Paso siguiente hacer coincidir el tiempo
El plan que sigue es hacer coincidir el programa de ejecución de fabricación e instalación de la carpintería con el programa que tiene el total de la construcción y entrega de cada Milestone del proyecto que está ejecutando la empresa encargada como contratista general.
¿Qué es lo que pasaba en ese programa? la carpintería, por supuesto, estaba identificada con un solo renglón, o sea, la carpintería dentro de acabados especiales, hagan de cuenta y tenía un tiempo definido de inicio y final, nada más, una sola barra.
Pero no había identificado estas interferencias. En consecuencia, nos entregaron su programa, lo colocaremos sobre nuestro programa, intercambiamos la información, y regresará con la información de: qué día podemos meter los muebles de tal lado, qué día meter los muebles del otro lado, y qué día necesitaríamos tener listo por parte del contratista general, esos accesos terminados ya listos para poder pisar, o en su defecto, nosotros entrar primero en ciertas áreas ya dejarlas listas y entonces colocar ellos los acabados.
Visión global
Esta parte logística es muy, muy, muy importante y muchas veces, project manager descalzos, se toma y se da por un hecho que conforme va avanzando el proyecto, de manera natural, cada quien va a ir resolviendo su tema, y no, esto nos crea un gran conflicto, porque entonces se presenta una serie de problemas de interferencias y, por supuesto, de riesgos que podíamos haber evitado.
En este caso, también estamos minimizando el riesgo de despostillar algo, de romper algo, tener retrasos, porque un contratista realiza una tarea, el otro hizo otra y nosotros hicimos otra, pues estamos minimizando riesgos.
Estos planes logísticos se tienen que hacer, inclusive desde el principio, ayuda mucho a toda la construcción general de cualquier edificio, que sepan ustedes de antemano si les toca ser el project manager general del proyecto y no ser el project manager de una de las partes de él, que sepan dónde va a intervenir cada tarea del WBS |EDT, los almacenes de todos los subcontratistas, las entradas las salidas conforme avanza el proyecto, por dónde van a entrar los materiales, todos los insumos, cuál será su ruta escape al final, dónde concentrar todo el desperdicio, que esperemos que después de haber escuchado el tema Lean, sea muy poco. ¿Y de qué manera van ustedes extraer todos esos desperdicios de la obra? ¿Cuáles van a ser los controles de seguridad, por dónde va a entrar el personal, ¿Dónde se pueden estacionar los vehículos que dejan materiales? ¿Dónde se estacionan los vehículos de los stakeholders, de ustedes, cómo van a ser los horarios de esos movimientos?, y también si están trabajando, como es el caso de este proyecto, dentro de un fraccionamiento, dentro de un núcleo, en donde están las casas adentro de un control todavía hacia afuera, me refiero hacia vialidades principales y después tienen que entrar a vialidades secundarias, cómo son esos recorridos también.
Hay glorietas, no hay glorietas, qué tan anchas son las rejas para entrar, me refiero a la entrada específica del fraccionamiento o del desarrollo donde están trabajando, el ancho de las calles, cómo son las curvas, dónde van a pasar y por dónde van a pasar, qué permisos previos se deben tener.
Todo esto minimiza riesgos, Esta parte logística ahorra tiempos, véanlo desde el principio, revísenlo, hagan sus acuerdos project manager descalzos con las demás empresas que ustedes ya consideran, o ya vieron inclusive, donde hay interferencias.
No lo hecha en el saco roto.
Esto es una planeación que independientemente de cómo esté su programa, y usted puedan apretar a quien quieran apretar a que entre en tal fecha y terminen tal fecha, ayudémonos todos dentro de lo que es el desarrollo del proyecto para poder entregar un producto adecuado al Stakeholder, que ese es nuestro objetivo principal. Pero si podemos coordinar todo esto de manera que no haya interferencias durante el camino o las menores, el proyecto va a fluir mucho mejor.
Vean también qué va a pasar físicamente, la representación al final de este plan estratégico, no es otra cosa más que un par de plantas arquitectónicas o plantas de distribución de áreas, enlazados, por supuesto, donde se podrá ver, en este caso, dónde vamos a dejar el equipo que se va a encargar de elevar todos los componentes de la carpintería hacia la planta alta, y no es otra cosa más que un plano gráfico, dónde se indican con flechas las circulaciones, y ahí mismo se van a indicar ciertos hitos, y de acuerdo a esas flechas vamos a poder colocar también las fechas específicas en donde vamos a poder estar trabajando en cada una de ellas.
Un plan estratégico que funciona muy bien es muy gráfico para todos, están de acuerdo ya las partes, y esto nos ayuda a tener un trabajo mucho, mucho más fluido.
Buenos proyectos ¡
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