Si manejar proyectos fuera un álbum, la línea base sería tu lista de reproducción. Aprende a sintonizar tus metas y tiempos, y por supuesto, cómo cambiar la melodía cuando la vida te lanza un remix inesperado.
Me pidieron intervenir en un proyecto ya iniciado, de hecho, con el 50-55% de avance, pero el stakeholder sentía que algo no andaba bien, ciertos retrasos, financieramente inestables etc. así que me pidió la asesoría; al llegar al sitio de los trabajos me presenté con el “project manager”, ya se la saben¡¡ le pedí su Línea base –concepto que manejamos los project managers—
Diligentemente se fue a su camper a imprimir, lo esperé mientras escudriñaba el entorno, mucho movimiento en el proyecto; cuando regresó me mostró un documento con un programa de tareas en formato de grafica de Gantt, y una línea roja, desde la parte superior recorriendo todo el documento, hasta l aparte inferior.
-¿Esto que es? Le pregunté
-“La línea base,” me contestó, aquí es cuando llegué “ señalando la línea roja, “aquí vamos ahora ” colocando una línea vertical adicional en una fecha muy cercana a mi vista.
– “si quieres podemos ver la ruta crítica, cuales tareas están atrasadas y cuales adelantadas ¡”
-“No es necesario por el momento” le respondí – enseguida la pregunta clave:
-“Aquí está la línea base del programa, ¿ me puedes mostrar la de los demás componentes?, los componentes completos de la línea base, me refiero”
Con sus ojos abiertos como platos no supo a que me refería, para mi era claro que desde el principio no sabía lo que le estaba pidiendo. No quiero que les pase lo mismos a ustedes project managers descalzos. Así que aquí está
Que es una Línea base de proyecto
La línea base en gestión de proyectos se refiere a un conjunto de datos y parámetros que se establecen al comienzo del proyecto y sirven como referencia para medir y evaluar el rendimiento a lo largo del tiempo
Esta se establece posterior a haberte reunido con los stakeholder iniciales; en la etapa de planeación
Base line … no es línea base sino más bien “punto de partida”, en un lenguaje más cercano a la literatura de Cervantes sería algo así: “lineamiento fundamental” no te pierdas en la traducción, no es literal, es un concepto.
Componentes Principales
Incluye aspectos como el alcance del proyecto, el cronograma y el presupuesto. Estos elementos forman la estructura fundamental que define qué se va a lograr, en qué plazos y con qué recursos.
A) Alcance de Proyecto:
La línea base del alcance establece los límites y las metas del proyecto. Define qué actividades están dentro del proyecto y cuáles no, brindando una comprensión clara de los entregables y objetivos. En esta parte el trabajo que se realiza con el WBS | EDT conforma este “subcomponente” que nos permite visualizar las tareas, actividades críticas y entregables que el proyecto requerirá
B ) Cronograma:
La línea base del cronograma fija las fechas de inicio y finalización de cada tarea. Proporciona una visión temporal estructurada del proyecto, permitiendo el seguimiento del progreso y la identificación de posibles desviaciones.
C) Presupuesto:
La línea base del presupuesto establece los costos estimados para cada actividad y el total del proyecto. Sirve como referencia para el control financiero, ayudando a identificar variaciones y tomar medidas correctivas si es necesario.
EJEMPLO DE LÍNEA BASE
Supongamos que estás a cargo de un proyecto de construcción de un edificio. La línea base del proyecto podría incluir:
Alcance del Proyecto:
Construcción de un edificio de 10 pisos con un área total de 5,000 metros cuadrados, que incluye áreas residenciales y comerciales.
Cronograma:
Inicio de construcción: 1 de enero.
Finalización de la construcción: 31 de diciembre.
Fechas intermedias para hitos importantes.
Presupuesto:
Presupuesto total: $10 millones.
Desglose de costos por fase y actividad.
Cuando Podría Ser Permitido Cambiar la Línea Base:
Cambios en el Alcance:
Permitido si: Se identifican necesidades legítimas de cambio en el alcance, como requisitos del cliente modificados o condiciones imprevistas en el sitio de construcción. Sin embargo, estos cambios deben evaluarse cuidadosamente en términos de impacto en el tiempo y el presupuesto.
Desviaciones Inevitables:
Permitido si: Eventos imprevistos, como condiciones climáticas extremas o problemas de suministro, afectan significativamente el cronograma o los costos. En tales casos, se pueden realizar ajustes a la línea base para reflejar la nueva realidad del proyecto.
Decisiones Estratégicas:
Permitido si: Cambios estratégicos en la dirección del proyecto justifican la modificación de la línea base. Esto podría incluir la adición de una nueva fase o la reconfiguración de ciertos aspectos del proyecto para adaptarse a cambios en el mercado o en las metas corporativas.
Es fundamental que cualquier cambio en la línea base se gestione de manera controlada y documentada. (RADAR) La aprobación para cambiar la línea base generalmente recae en los responsables del proyecto y las partes interesadas clave. Además, es esencial evaluar cómo esos cambios afectarán al proyecto en términos de tiempo, costos y calidad, y comunicar claramente esos cambios a todos los involucrados
Propósito
La línea base proporciona un punto de referencia sólido para evaluar el rendimiento del proyecto. Facilita la detección temprana de desviaciones, la toma de decisiones informada y la comunicación efectiva con todas las partes interesadas.
Establecer una línea base sólida al principio del proyecto es esencial para gestionar eficazmente el alcance, el tiempo y los costos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Además, proporciona una base para la toma de decisiones informada y ayuda a evitar desviaciones significativas del plan original
Buenos Proyectos ¡¡
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