Has escuchado el dicho de “orden dada, no supervisada, no sirve para nada”.
Durante la vida del proyecto se dan muchísimas ordenes, se dan por distintos medios, escritas, telefónicas, verbales, señales de humo etc
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La comunicación es básica, horizontal y vertical, y confirmar que una orden fue comprendida en su totalidad, que no hay dudas con la tarea a ejecutar, los alcances y especificaciones etc, es el primer paso
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Lo siguiente a verificar es que se haya determinado el tiempo en el cual la orden deberá ser cumplida, terminada, ejecutada, Concluida.
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Tercer punto durante el lapso de tiempo determinado cuantas verificaciones se van a hacer , hasta saber que la orden se cumplió, cada 15 minutos, cada hora, cada día cada días, depende de l magnitud de la orden y del alcance a realizar. SEGUIMIENTO. Y quien será el encargado de dar el seguimiento y quien de dar respuesta
Aquí es dónde el diablo se aparece
“te dije que hicieran tal cosa”, -Si SR. Le dije al ing fulano que lo hiciera, déjeme ver” ; Ing fulano que pasó con lo que te encargue? – – “ de que Ing no me acuerdo, es que he estado ocupad, pero dígame”, –Ayer te pedí esto, así… — “ ah permítame le dije al Arq. Sutano que lo hiciera, espéreme le averiguo”. – “Arq. ¿Como vas con lo que te pedí ayer?” . – “Ing ya te lo mandé quedo listo”, a ver “vuelve a mandármelo porque no lo tengo”— dame un par de horas estoy ocupado con otra cosa”
Un par de horas después: Le mandaron la información al Arq. este al Ing. este al otro Ing. Y al final al que pidió se ejecutara. Cuando este revisa la información, no es lo que se pidió está mal. Arde Troya, debería haber quedado listo desde ayer, revisado y probado, la visita es hoy a las 6 pm. para ver esa tarea terminada, no mamssss a correr todos a parte de la regañada en cascada; recuerden que la menganbrea siempre escurre hacia abajo.
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Cuál será el canal de comunicación y de qué manera se trasmitirá el avance de la orden, para poder dar SEGUIMIENTO, con evidencia.
Realizando este SEGUIMIENTO podremos casi reducir a cero el riesgo de no cumplir con la orden
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de qué manera se tendrá la evidencia de que la orden fue terminada, concluida, ejecutada tal cal se pidió, cumpliendo con todos los alcances y a tiempo. Escrito, respaldo fotográfico, correo electrónico, minuta, etc SEGUIMIENTO
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en el archivo documental del proyecto, entregar la evidencia por las partes involucradas, de manera que cualquiera pueda verificar el cumplimiento, la historia, el SEGUIMIENTO, las comunicaciones de esa orden cumplida
Ha pasado que cuando llegas a un proyecto, te digan: oye al que estaba antes que tú le pedimos que hiciera esto y esto, lo puedes verificar; Tendrías que contestar: bueno claro, yo acabo de llegar, no sé déjeme preguntar, voy a investigar, hago un recorrido y le aviso, voy a tratar de localizar al que estaba encargado de eso.
Si en lugar de eso existe un registro, al cual se le dio seguimiento de esa orden para ese trabajo, quedó documentada con los 6 pasos anteriores, solamente hay que ir a registro documental pedir el archivo y listo.
Por otro lado, si se dio SEGUIMIENTO cuando menos hasta el paso tercero estarás muy cerca de saber que la orden se cumplió. Si tú eres el primero de la cadena asegúrate de seguir los 6 pasos, para tí y los que siguen será un camino más fácil de recorrer, y el proyecto fluirá de mejor manera en el área de calidad.
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