QUE OBSERVAR EN TU RADAR PROJECT MANAGER DESCALZO

Para el Project Manager Descalzo, mantener a la vista los aspectos claves de seguimiento y control del proyecto es la forma de tener éxito. Esta es la metodología que he creado y utilizado para la administración de mis proyectos.

Que debes mantener un tu RADAR:

• R riesgos
• A acciones
• D decisiones
• A asuntos que afectan el desarrollo, todo a un:
• R registro

Breve historia del RADAR

Se atribuye su invención a Robert Alexander Watson-Watt. él pudo demostrar al ministerio del aire su aplicación, no solamente para detectar tormentas, si que por medio de las ondas de radio podía identificar objetos en movimiento en el aire.
incorporando diversas partes de distintas fuentes desarrollo sus aparato para el momento preciso durante la segunda guerra mundial y salvó a Inglaterra de la inminente invasión alemana a la isla. tal ves como un de las piezas fundamentales para el resultado final de la guerra, ayudando a la victoria aliada.

Mediante la detección anticipada de los aviones enemigos pudieron defender mejor.

Metodología RADAR

Como lo dice el acrónimo estos son los 5 elementos clave que considero han sido los que mediante observación constante me han permitido administrar proyectos de manera mucho más eficiente : Riesgos, Acciones, Decisiones, Asuntos que afectan y Registro de todo esto.

Riesgos

Pueden existir acontecimientos que afecten el proyecto si suceden (costo, tiempo, calidad). Generalmente pensamos que los riesgos generarán un problema, pero los riesgos también pueden ser de resultado positivo. Cualquier cosa que tenga un impacto en el proyecto (pero no ha pasado “acontecido” todavía) es un riesgo.

Acciones

Estas son todas las tares y actividades de la actividad diaria que se tiene que llevar a cabo, para consolidar el avance y correcto desarrollo del proyecto. Es una lista. Esta es resultado de minutas de juntas y reuniones, recorridos previos, llamadas telefónicas, conversaciones etc. ahora se conoce como ToDo list; lo que tú y tú equipo atacaran cada día. Por supuesto aquí se enlista quien es el responsable de la ejecución, con los compromisos y resultados esperados

Decisiones

Cuales son la decisiones importantes durante la vida del proyecto que moldean y dan forma al resultado final, estas son fundamentales mantenerlas en el RADAR ya que son las guías, rutas, ajustes, cambios, etc. desde diversa fuentes, que provocarán acciones.

De ser posible, sería grandioso mantener seguimiento sobre cualquier información relacionada con la toma de decisiones, estos puden ser emails (correos) minutas de juntas. o cualquier otra información de soporte.

La historia de este tipo de asuntos no está nada lejana de la realidad. hace poco tuve que vivir una situación legal muy desagradable relacionada con un proyecto que dirigí y tenía tres años de haber dejado de participar en el. Gracias a que mantuve mi propio consejo en mente de siempre mantener una copia de todos mis correos, archivos, registros, reportes, minutas de juntas de consejo, y lo resultante de esto cuando stakeholders definían algo diferente que afectaba el proyecto, de manera física y electrónica; es que les repito, gracias a que guardé en mis archivos personales en papel y en registro electrónico toda esta información, pude fundamentar adecuadamente mi posición, durante el desarrollo del proyecto, con lo que salí limpio del asunto, claro un amarguísimo sabor de boca.

Asuntos

Son cosas que han pasado y han causado problemas en nuestro proyecto. Algunos Project Managers participantes en el proyecto manejan los cambios del mismo como problemas. Yo no lo hago, en todo caso colocó un apartado adicional en mi hoja de análisis para dar seguimiento y administrar a cambios.

Estos asuntos son hechos, acontecimientos importantes que afectan en el momento preciso el desarrollo: durante la construcción de un edificio en CD MEX al realizar las excavaciones para la cimentación, encontramos restos antiguos. nadie sabía que estaban ahí, fueron un hallazgo, para este tema las leyes mexicanas exigen dar aviso al Instituto Nacional de Antropología e Historia para su recuperación. Al entrar los especialistas al sitio y confirmar los restos, se acordonó un área especifica para poder seguir trabajando en toda el área restante, hasta que terminaran sus tareas; descansamos cuando dijeron que habían obtenido objetos valiosos de cerámica y herramientas, y que podíamos seguir trabajando en esa área; menos mal que no encontraron indicios de una pirámide o construcción prehispánica, por que nos hubieran retirado totalmente del proyecto.

Registro

Con esta parte de la metodología es dónde se concentra todo lo anterior, el registro de todo lo anterior, la evidencia documental de Riesgos, Acciones, decisiones y asuntos, es el acerbo del proyecto. Lo llevo en un libro de trabajo de excel. donde cada parte de esos temas clave es una pestaña, conforme se alimenta este libro de trabajo se va creando la bitácora de registro.

Cada proyecto es diferente, se los voy a repetir hasta el cansancio, así que la herramienta que utilicen para llevar esta metodología será la que mejor se adapte a su estilo de trabajo y al tamaño y complejidad del mismo. como dije yo trabajo con un libro en excel, software de bases de datos, también funcionan muy bien

En otro proyecto por ejemplo, anexé otra pestaña a mi libro de registro, porque tenía muchas Dependencias, especialistas externos que realizaban revisiones constantes a diseños, instalaciones y sistemas especiales y que su información era necesaria para la ejecución, pero mientras no llegara a nuestro poder, “dependíamos” de ellos y de la información claro para avanzar, así que este registro ayudó mucho a monitorear , controlar y mejoraran los tiempos de entrega de estos asesores; los stakeholders pudieron presionar cuando presenté el reporte de impacto por tiempos de espera de información relevante. Con fundamento en el registro de comunicaciones con ellos.

La información documental, evidencias de estos registros y su resguardo, puede llevar hasta a tener un departamento propio dentro de la organización del proyecto, de manera que en un proyecto enorme, existirá un área completa de personal dedicada a control documental de todo el proyecto.

Como dije antes es mi recomendación para Ustedes project managers descalzos, que mantengan siempre en su poder copias de este registro en su almacenaje personal, electrónico o físico; guarden esta información, les servirá como referencia histórica y respaldo de su actividad y desarrollo profesional

Quien se encarga de mantener actualizada la Bitácora de Registro ?

El Project Manager es el encargado de mantener actualizada la bitácora de registro, en mi caso siempre he preferido tener en mi control esta bitácora de registro, aunque se alimenta de información mía y de colaboradores, no quiero que se alteren los lineamientos que he establecido en mi RADAR.

Con que frecuencia actualizar esta bitácora ? bueno las acciones serán de manera diaria, los demás aspectos dependerán de lo que vaya pasando durante la vida del proyecto, sin embargo, es una buena práctica, cuando menos revisarla cada 15 días.

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