cómo tomar notas de manera efectiva para maximizar la productividad y retener información clave en cualquier situación.
Los project managers descalzos estanos constantemente en juntas, reuniones, tenemos entonces la necesidad de tomar notas.. “notas efectivas”
en un cuaderno, escribirlas, siempre. Traer un cuaderno, lo que les digo a mis subordinados, cuando están conmigo y cuando están en campo
En juntas formales dónde se levanta una minuta, tienes que tener tus notas; para cuando la revises puedas hacer los ajustes necesarios, a veces la minuta la recopila una persona administrativa ajena al proyecto, y aspectos técnicos que no le quedaron claros no quedarán claros en la minuta tampoco.
Toma tus notas, porque esas juntas pueden ser con frecuencias que los stakeholders definan, quincenal, mensual
Pero es mucho más relevante como PMD tus reuniones informales diarias; las que tienes con tu equipo, con los subcontratistas, sobre las llamadas que recibes, anótalo.
Consejo # 1
Toma nota solamente de lo realmente importante lo esencial, lo relevante de la reunión (formal o informal)
- fecha del día
- milestones, fechas de confirmación, entregas, recepciones
- acciones clave
- información relevante RFI
- aseveraciones claves, que dijo quien (que posición tiene dentro del proyecto, importante)
Consejo #2
No confíes en tú memoria
Se le adjudica a Confucio dice así: “la más leve tinta es más fuerte que la más poderosa menoría”, lo dice un representante de la cultura que inventó la tinta y el papel, y lo dijo hace más de 2,000 años,
Registra en tú cuaderno, el cerebro registra esa coordinación entre mano, y vista de lo que escribes; si lo colcas en la tableta o el teléfono, el cerebro solo registrará que tocaste repetidamente algo.
Estás en la reunión y dices: “ah si ,eso no se me olvida ” ; después pasan otras 20 cosas que tienes que recordar, entonces que pasa, lo más que probable es que se te olvide esa y muchas otras cosas más que tenía que recordar.
así que escríbelo.
Consejo # 3
Aspectos prácticos
- Quién dijo que cosa ¡
- A que se comprometió cada quién
- Fecha es tan importan que no se puede olvidar colocar fechas,, tanto de la reunión o día, como la de los días de cada compromiso
- Deadlines, fechas límite …UFFFF
Recuerda escribir todo lo relevante, y de ser necesario documentarlo en un archivo posteriormente, de manera que exista evidencia de lo tratado. Se puede convertir alguna nota en: un correo electrónico, otra llamada para resolver algo, una visita específica algún punto del proyecto.
No dejes de traer siempre contigo tu libreta. Hasta es probable que tengas una buena idea y la escribas ahí mismo para que no se te olvide.
6 TÉCNICAS
1-Utiliza abreviaciones y símbolos para agilizar la escritura y reducir el tiempo que pasas tomando notas.
2-Divide tus notas en secciones o categorías para facilitar la lectura y la búsqueda de información específica.
3-Usa diagramas, esquemas o croquis para visualizar la información de manera más clara y comprensible.
4-Utiliza técnicas de coloración para destacar información importante y visualmente enfocada
5-Anota preguntas o dudas para investigar más adelante y asegurarte de que no se te pase nada.
6-Revisa y resume tus notas regularmente para consolidar la información y recordar los detalles importantes.
Visits: 23
