¿CUÁL HA SIDO TU MAYOR DESAFÍO?

¿Cuál ha sido? ¿ el problema, el reto más importante que han tenido que afrontar?

¿Cómo lo han resuelto? Han podido darse cuenta de cómo le pusieron cara a ese problema, cómo se resolvió, cómo participaron en la solución, ¿Qué tanto trabajo les costó? ¿Cuánto tiempo? lo pudieron cuantificar?, ¿Cuántos recursos? Me refiero dinero, gente. ¿Qué fue lo que pasó? ¿Con qué mentalidad? ¿Con qué posición? Esto que les comento puede ser hasta catártico, por eso lo estoy poniendo en el texto de hoy.

Me gustaría mucho saber en los comentarios que me puedan dejar aquí en la página o los que me quieran compartir en contacto@projectmanagerdescalzo.com para saber cuál fue, y podamos compartir estas historias con toda la comunidad.

El mío

Les quiero platicar cuál fue uno de los desafíos, he tenido muchos, pero ¿Cuál fue uno de los desafíos más importantes para mí que llegaron a moverme el tapete. Le voy a llamar el Proyecto Galo.

Y este Proyecto Galo fue una situación personal con unos amigos en aquel momento, era un grupo de de amigos. Nos juntábamos prácticamente una vez al mes, distintas profesiones cada uno de de las parejas. Y en algún momento uno de ellos, de las parejas me refiero, quiso ampliar su casa del lado de la cocina hacia un pequeño patio que tenía, pero el patio estaba realmente desaprovechado, generaba mucha basura,  querían hacer una especie de sala televisión con un bar,  en la parte de arriba una recámara adicional para uno de los hijos y ya separarlos, me refiero a que cada uno de ellos, de los hijos, tuviera su su su propio espacio.

“Oye, Pepe, pues tú eres arquitecto, tú sabes qué qué podríamos hacer?”, y en ese momento, pues sí, claro, con mucho gusto yo lo veo, lo podemos platicar.

Empecé todo el proceso, se hicieron los planos, se hicieron los trabajos previos al proyecto. Les pregunté exactamente qué querían, cómo lo querían, el tamaño de los canceles, por ejemplo, qué querían tener, hasta dónde querían llegar en las áreas que íbamos a ampliar, qué tipo de acabados se les estaba ocurriendo, y ya posteriormente me me metí, por supuesto, a la parte de definir el presupuesto.

Se hicieron varios ajustes al presupuesto porque, por cuestiones obvias, una situación es tener una idea previa del dinero que tenían ahorrado para hacer esta remodelación, y otra ver el presupuesto real  y si en su caso, fuera suficiente. No había problema, la verdad es que ellos son una familia de recursos, pero el tema principal de este desafío fue el siguiente:

Independientemente de que todo se hizo con respecto a lo que se tenía que hacer, y me refiero a documentos previos, licencias, inclusive, permisos, autorizaciones, cálculo, autorizaciones, cálculo estructural adecuado, proyecto arquitectónico ejecutivo, el personal con la suficiente capacidad y la suficiente experiencia para llevarlo a cabo. Durante el desarrollo del proyecto, en la ejecución, se les ocurrió, y sobre todo a la señora de la casa, como les he dicho, los stakeholders son importantes, ya había empezado la remodelación, ampliación de lo que era, esto que les comento, sala de televisión con su bar y la recámara adicional, que, pues ya entrados en gastos, ¡quisieron que se hiciera una remodelación general de la casa!.

Esto, por supuesto, me volteó totalmente el tiempo, el presupuesto, el personal, las especialidades. Mi plan de trabajo también se modificó, ya era otro otro animal completamente diferente. Pero perdí el control. Tenía ya previstas cuáles iban a ser las tareas, las actividades, el WBS, ya saben ustedes, el EDT, el programa de trabajo, para poder empatar lo que sería la fase uno con la fase dos, pero la fase uno ya trabajándose, que eran precisamente todos los trabajos de la ampliación, y empezar a coordinar la fase dos, fue un reto muy importante por lo siguiente.

Ellos seguían viviendo en la casa, y esa es una variable que no se había tomado en consideración, porque en el momento en el que hablamos de la ampliación, yo trabajaría por la parte externa de la casa haciendo las ampliaciones y demás, y exclusivamente durante cuatro o cinco días, mientras abría los dos muros arriba y abajo para hacer la intercomunicación entre la parte nueva y la parte actual, o la parte en ese momento actual, era todo lo que iba a pasar de tiempo en lo que podría yo haber afectado la parte de vivir esa esa casa.

Pero en el momento en el que pasa todo esto, pues cambia todo. Y, por supuesto, cambiando el tema y haciendo una remodelación ya general de la casa, pues ellos tenían que seguir viviendo ahí. No se iban a ir a vivir a un hotel, aunque los recursos fueran, más fácil que limitados, pero eran bastantes. Pero una cosa fueron los metros cuadrados originales, y ahora toda la remodelación además ellos viviendo ahí.

La Tormenta

Llegó un momento en el que la situación fue verdaderamente tensa, fue caótica, fue se hizo una una tormenta con todo esto. Por supuesto, los permisos no contemplaban esto. Las inspecciones que que hacía la autoridad, pues no correspondían. Tuvimos ahí que estar modificando planos, perdiendo tiempo, administración, más recursos, muchos problemas de toma de decisiones, no se ponían de acuerdo ellos. Yo no podía estar muchas veces de acuerdo con lo que se estaba solicitando y, por supuesto, meterlo al presupuesto de de lo que era una ampliación. Cuando ya teníamos otras tareas, cambiaron, por supuesto, muchas instalaciones.

Y llegó un momento, les comento, project managers descalzos, que este stakeholder, la señora, la dueña de la casa, me llegó a hacer hasta dudar de mis capacidades, ya no digamos como Project Manager, puso en duda si yo cuando menos era arquitecto, si cuando menos había yo tenido formación en construcción, si tenía experiencia en construcción, para ella todo lo que estábamos haciendo estaba mal. No había una sola cosa, todos los días, todos los días que llegaba yo al proyecto. Y ahí prácticamente vivía con ellos y con los albañiles y con la gente de instalaciones y la gente de la cancelería y lo que ustedes me digan.

Acarreando materiales, verificando calidades, avances, todos los días era un verdadero suplicio estar con la señora a un lado, viendo que todo lo que yo decía lo refutaba, no le gustaba, quería que se hicieran cosas nuevas, diferentes, no le gustaba nada. Le dije, pero si los planos ya los autorizaste, los acabados ya los vimos en conjunto, ya dijiste que esto es, sí, pero no me gusta, entonces cámbienlo, quiten eso, lo están haciendo mal, lo están poniendo mal, pero este es el procedimiento adecuado. No, no es, no me gusta, están echando las cosas a perder, no, no se están echando a perder.

El inicio de la solución

Créanmelo, fue verdaderamente para tirar la toalla. ¿Cómo lo pude resolver, en mi caso, ese caso específico? Tenía yo, como les dije, el presupuesto original, mi línea base, cómo estaban los alcances definidos para la primera etapa.

Aunque perdí el control dándome cuenta de lo que estaba pasando, Le tuve que dedicar muchas horas, de noche y madrugada, para poder tener las órdenes de cambio de todo lo que había pasado, junto con las modificaciones al programa, todo por escrito, todo con las fechas que tenía yo apuntadas en mi cuaderno, de todo lo que estaba pasando, una especie de la bitácora que llevaba yo de la obra.

Por eso les he hablado mucho de la bitácora, es muy importante. Si no existe una bitácora oficial, ustedes lleven su propia bitácora, es fundamental.

Hasta que llegó un momento en el que la señora me dijo que ya no podía más, que era un verdadero desastre, que había yo desbaratado su casa y que, bueno, por supuesto, la amistad ya, ya había pasado a segundo término, esto ya no tenía nada que ver con la parte de de la amistad.

Mis hijos ya no veían a sus hijos los fines de semana, las señoras ya estaban agarradas del del chongo en el teléfono, yo prácticamente, pues nada más me dirigía al dueño de la casa con buenas tardes y buenas noches, y con la señora, pues todo el día.

Una vez que tuve todos los documentos listos, les propuse que tuviéramos una junta. Los dos, me refiero al señor de la casa, la señora de la casa.

Les enseñé todos los papeles, esto es lo que pasó inicialmente, esto es lo que pasó después, aquí está toda la historia, así se movió el presupuesto, así están sus gastos, así está la programación de lo que falta por hacer. Estos son los controles de calidad, estas fueron las definiciones, todo lo que se está haciendo cumple con todo lo que yo les ofrecí a ustedes en la fase uno y en la fase dos. Dos. Ustedes sienten, y era lo que yo quería saber exactamente de parte de ellos, ustedes sienten que se ha gastado dinero de más, aquí están todas las comprobaciones.

Ustedes sienten la calidad de la mano de obra que yo he presentado, he llevado y he ejecutado la la obra está toda mal, aquí están las pruebas de esto, esto, esto, por supuesto, tuve que hacer estructura metálica, estructura de concreto. Con las ampliaciones, todo esto que les comento, había, por supuesto, pruebas de laboratorio, había pruebas de soldadura, había pruebas hidráulicas, pruebas de de gas, de toda la instalación de gas.

Entonces, les presenté todo el panorama. Esta es la radiografía y la fotografía actual del proyecto. Esto es lo que está pasando y las cosas están bien, y están bien por todas estas razones, todos estos documentos que están aquí. Ahora, esto al punto al que está llegando es que, efectivamente, ya no es una cuestión técnica, ya no es una cuestión de dirección, ya no tiene nada que ver con lo que está haciendo mi gente y lo que estoy haciendo yo a nivel técnico.

Mejor díganme ustedes, ¿qué está pasando? Tuve que hacerlo de la otra manera, no les voy a decir que me volví psicólogo, pero casi. Tuve que sacar y escarbar en qué es lo que estaba pasando, y eran exactamente eso, percepciones. Llegaba nada más el dueño de la casa en la tarde noche, él veía lo que habíamos avanzado porque no estaba en todo el día, pues él sí veía un avance.

La señora que estaba todo el día conmigo, ahí dándome lata todo el tiempo, todo el tiempo, pues no veía el mismo avance porque él estaba ella, perdón, estaba viendo lo que se hacía, pero ella quisiera ver, por supuesto, como muchos de los clientes stakeholders que a ustedes les ha tocado vivir seguramente, pues que todo fuera instantáneo. Estaban en conflicto y la señora todos los días, como yo llegaba hoy precisamente a ver la parte del proyecto, pues el desquite era conmigo.

La solución

Pues, una vez que se aclaró el tema, efectivamente tomaron la decisión de salirse de la casa, tomar un mes entre vacaciones y gastos fuera de la casa, y me dieron un mes para terminar, porque no podía ya convivir con una obra en proceso. Aunque ellos pensaron que sí. Fíjense, Project managers descalzos hasta dónde llegué. Tuve que sentarme casi, casi de consultor matrimonial para ver en dónde estaba la raíz del problema, porque si no, no iba a acabar.

Y bueno, la conclusión fue que los documentos que tenía, mis respaldos, la información técnica, fue la que salvó todo.

Porque si, aunque yo les hubiera dicho, oiga, pues peléense por otro lado y yo no tengo la culpa, ellos fácilmente me podrán haber dicho, sí, pero no has avanzado, has gastado de más, has hecho tonterías y no, no, no, no, no, todo estaba en orden.

La DUDA

Pero ese no era el problema. Pero sí, llegó el punto en el que yo dije, aquí tiro la toalla, no soy un buen project manager, ya me di cuenta que esto me rebasó y ni siquiera era un proyecto grande.

AL final

Era un proyecto chico, pero como tengo una definición de que los problemas de un proyecto son inversamente proporcionales a su tamaño, esto fue lo que pasó. ¿Se pudo resolver? Sí. Se fueron un mes, cuando regresaron la casa estuvo lista, les entregué todo lo que les tenía que entregar, manuales, garantías, todo, la limpieza muy bien, les entregué las llaves de regreso de la casa, todo en orden, perfecto, habitaron su casa, muy bien.

Yo regresé una sola vez después, casi a los seis meses, ocho meses que hubo una reunión que, honestamente, no sé ni por qué nos invitaron, porque la amistad ahí se acabó, pero, bueno, nada más me di una vueltecita, vi que las cosas estaban bien.

Yo quedé contento de lo que se hizo, pero con un sabor tan amargo, tan amargo de lo que pasó, que la lección que yo aprendí fue, documenta todo, tenlo todo en orden, y aunque tú sientas o te digan que las cosas están fuera de control, mantén la calma, revisa tu información, recopila tu información, ordénala, preséntala y busca cuál es la raíz del problema Y arréglalo, atácalo, resuélvelo.

¿Cómo les ha ido a ustedes, Project Managers, descalzos? Díganme, ¿cuál ha sido su mayor desafío? ¿Quién les ha movido el tapete? ¿Quién los ha hecho dudar? ¿Quién les ha dicho tú no sirves para esto?

¡BUENOS PROYECTOS !

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