Explora cómo mantener el control absoluto sobre los recursos de tu proyecto.

¿Qué tal, señores? ¿Cómo están? Muy buenos días. Oigan, recuerden que tenemos dos actividades muy importantes programadas para las próximas dos semanas, tareas que tienen que quedar concluidas. Por favor, no quiero que falte nada, que falle nada, todos los equipos listos, los accesorios, todos los materiales, que no falten nada. Revisen muy bien sus listas, hablen con sus proveedores, tengan todo listo porque acuérdense que tenemos un deadline muy importante con esas dos tareas.

Y cuando hablamos de administración de recursos, es necesario que entendamos qué son los recursos, cómo los tendríamos que estar planeando y cómo los teníamos que estar monitoreando. Para poder cumplir con cada una de las tareas, con cada uno de los WBS / EDT, con cada uno de los entregables, para que al final podamos entregar un producto, un servicio, un proyecto, como debe de ser, completo, sin fallas, sin retrasos, con una economía adecuada.

¿Qué es la administración de recursos?

Cuando hablamos de los recursos del proyecto, hablamos de todos los recursos.

Desde, por supuesto, las etapas de planeación, las etapas de análisis, la etapa de ejecución, la etapa de cierre, inclusive, o sea, durante toda la vida de del ciclo de vida del proyecto. ¿Cuál sería la mejor definición de la administración de recursos? : Es un proceso, y es el proceso de planear, programar y asignar los recursos para completar este proyecto. ¿Por qué es importante? Bueno, porque tenemos que identificar todos los recursos necesarios que vamos a utilizar durante todas las etapas y, sobre todo, en las etapas de planeación y de arranque del proyecto.

¿Para qué? Para poder estimar los presupuestos y costos, poder armar todo lo que sería ya un presupuesto y un programa, incluyendo, por supuesto, el programa de suministros. Es muy importante que te asegures de que colocaste en tu programa de recursos, el recurso adecuado en el tiempo adecuado.

¿Cuáles recursos, y en dónde?

Normalmente vemos un diagrama de Gantt o vemos una, ya sea Link o Scrum o cualquiera de estas cosas, y estamos hablando de tareas o estamos hablando de conceptos a ejecutar. En este caso, estamos hablando de recursos, o sea, sí hay que hacer el programa de recursos para el proyecto. No nada más de las tareas, sino de los recursos. Teniendo esto en consideración, ¿Qué tipo de recursos o cuáles son los recursos que tenemos que considerar?

Bueno, pues, los recursos, por supuesto, son de tiempo, los insumos o materias primas, la mano de obra o los recursos humanos, la maquinaria y el equipo, los recursos financieros, el dinero. Y hay un recurso que es muy importante, la información y los datos. Hay otros programas donde he estado hablando con ustedes y platicando con ustedes acerca de esta parte. La información que se genera y que se tiene que generar para arrancar un proyecto, para planearlo, para ejecutarlo y para cerrarlo, es un recurso de información y datos muy valioso, muy valioso, les repito.

Hay recursos que son muy difíciles de programar, pero nada más de programar, como vamos a ver ahorita más adelante en la administración de los recursos como tal, es a quién se los asignamos, ¿Cuánto tiempo requieren?

Por ejemplo:  en un hospital, uno de los recursos que necesitábamos controlar muy bien era, por supuesto, el financiero. ¿Por qué? Porque en un hospital y en un hospital de alto nivel como el que estamos hablando, había muchos equipos muy caros y también de mucho tiempo de fabricación y entrega. También, las salas o los espacios donde se iban a recibir estos equipos requerían también de insumos, de materias primas y de mano de obra calificada y especializada para dejar todo listo para recibir estos equipos. Todos estos recursos tenían que estar muy bien planeados, muy bien identificados en sus fechas y en sus tiempos, para que estuviera todo listo a la hora de recibirlos. Imagínense ustedes una máquina de tomografía, por ejemplo.

Esta máquina de tomografía, los que han tenido oportunidad de verlas o que por alguna necesidad hayan tenido que utilizar este servicio, saben que son máquinas grandes, pero también muy delicadas, extremadamente delicadas. Y esto no es como cuando llega un tanque de gas adelantado al proyecto y dicen, oye, déjamelo aquí en la entrada, cuando estén listos los pollos o cuando esté lista el espacio donde ver el tanque de gas, pues luego lo movemos, tú tranquilo, déjamelo aquí en la entradita y ya vemos. Tanque de gas se puede quedar ahí a la intemperie, si lo llegan a golpear, espero que no sea un golpe muy fuerte, pues podrá resistir golpes.

Equipos como estos, en el momento en el que se bajan del transporte, tienen que llegar a su espacio. Imagínense una doble o triple maniobra de un equipo de tomografía, de un equipo rayos X, todo el equipamiento que requiere un quirófano. Y fíjense una cosa muy importante.

Este proceso de administración de recursos tiene también una serie de puntos que se tienen que ver. Básicamente, son cinco.

durante toda la vida del proyecto, hasta el cierre con su propio ciclo.
1. Análisis de los recursos
– investigar la disponibilidad y revisar cuales podrían faltar para la ejecución y plan de de acción
2. Planeación de los recursos
– Cuales son los recursos necesarios, características que debe tener, incluyendo cantidades
3. Programación de los recursos
– asegurarse que los recursos estén disponibles cuando se se necesitan asignando las fechas de llegada, entrega, aplicación etc.
4. Asignación de los recursos
– Proceso continúo seleccionando el recurso adecuado en el tiempo preciso para cumplir con la tarea correspondiente. ojo tareas críticas
5. Seguimiento de los recursos
– medición de tiempos de ejecución, seguimiento a los procesos logísticos

Por supuesto, hay herramientas sin frameworks para lograr esto.

¿Qué puedes usar para hacer todo este plan, todo este programa de recursos? Pues puedes usar hojas de cálculo. Hay muchos Excel, sabemos que es nuestra mano derecha, es nuestro software con el que podemos trabajar mejor. Tenemos los diagramas de Gantt, tenemos los programas de Canva, tenemos también las definiciones de línea base, pero también hay muchos programas como tales, constituidos como tales, software me refiero.

• Hoja de cálculo
• Diagrama de Gantt
• Línea base
• Programas (sofware) de administración de recursos, como estos ejemplos :
  – -Project Manager
  – -MS Project
  – -Float
  – -Resource Guru
  – -Kantata
  – – Monday
  – -Runn
  – – Wrike
  – – Smartsheet
  – – Silverbucket
  – – Ganttic
  – – ClikUp

Programar los recursos en conjunto con el cronograma de actividades te acercan mucho más a entregar un proyecto con mayor calidad y dentro de los tiempos establecidos.

BUENOS PROYECTOS ¡

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