Orden y control es una de las máximas que ustedes tienen que mantener todo el tiempo en su mente.

Orden y control, orden y control constantemente es como un mantra, tómenlo como una parte casi religiosa; No quiero ser filosófico, sin embargo, es muy importante saber que la mayoría de las filosofías, en diversas corrientes de pensamiento, se sabe que lo que uno es dentro, es lo que proyecta hacia afuera.

¿Por qué digo esto?

Si ustedes tienen una mente desordenada, una mente descontrolada, ustedes en su forma de actuar todos los días son desordenados, son descontrolados, y esto no quiere decir que sean ustedes rígidos, estrictos, pero la mejor definición es que son un desmadre. Y me refiero a que a mí me pasó mucho al principio, se los comento, no es excepción, a todos nos ha pasado. Cuando empezaba yo en mi carrera de project manager, y sobre todo cuando después cambié mi filosofía a project manager descalzo, les comento que mi escritorio era un desastre, tenía yo papeles por donde quiera. Mi escritorio o mi mueble de apoyo que tenía ahí a un lado, era un desastre también carpetas, folders, papeles.

La pared que tenía yo en un lado lleno de papelitos en donde me tenía yo que ir recordando cuando yo quisiera voltear a verlo, ciertas cosas que, por supuesto, mientras está uno concentrado, pues no las podía ver en la en la pared de repente. En aquella época se usaban los los beepers, a lo mejor algunos de ustedes se acuerdan, les mandaban unos mensajitos, vibraba un aparatito, ahí decía que alguien te estaba buscando y te reportabas. Tenía yo también dos teléfonos en mi escritorio y traía yo un teléfono celular, eran de los teléfonos, por supuesto, más prehistóricos que lo que manejan ustedes ahora, pero a final de cuentas lo que quiero comentarles es que, como teníamos trabajos que se ejecutaban durante la noche, porque en centros comerciales o en algunas vialidades solamente podíamos trabajar de noche, Entonces, yo tenía que estar disponible veinticuatro siete.

Fue una locura, pero, bueno, fue una etapa. Mi lugar era un desastre. ¿Imagínense ustedes qué pensaban las personas que me iban a ver a mi lugar, a mi oficina, cuando llegaban a mi oficina y veían ese desastre. Quiero decir, lo primero que piensa una gente que entra a un lugar donde se ve todo desordenado, donde me veían a mí con un teléfono descolgado, el otro es tratando de escuchar lo que decían y les hacía yo señas de que entraran. Yo proyectaba la imagen de ser un desastre, de tener un desmadre. Y muchos justificamos todo esto de la manera que, es que tengo un desorden organizado, yo sé cómo están mis cosas. No. Esa es una justificación, como muchas otras justificaciones que ustedes conocen en la vida, tanto de ustedes como de otras personas, en el sentido de que sé que estoy mal, pero no lo acepto, así de simple.

¿Sabes qué? Tengo todo un desastre aquí en mi lugar, pero no me importa, así soy yo. Sí, pero la proyección que tú das, es el problema. Acuérdense que mucho de esto que manejamos como Project managers descalzos tiene que ver, sobre todo, con las percepciones, o sea, qué perciben las personas de nosotros.

Pensamiento organizado

Tuve que empezar a organizarme, pero tuve que empezar a organizarme de manera también mental. También empezando por mí, organizarme yo, de manera que yo tuviera que regresar a mi escritorio, yo mismo me sintiera mal. O sea, mi escritorio es un desastre, mi oficina es un desastre, tiene que estar ordenada. Por supuesto, no pasó de un día para otro, Déjenme decirles que esto duró, si mal no recuerdo, me tardé un mes.

Sí, me tardé un mes en arreglar toda mi oficina, en colocar papeles en su lugar, guardar lo que se tenía que guardar, mandar archivar lo que se tenía que archivar, ordenar, o sea, ordenar todo el escritorio. Una vez que pude tener ese resultado, la gente que entraba en mi oficina hasta decía, ah, caray, exactamente, ah, caray.

¿Cómo lo pude lograr Project Managers Descalzos? por medio de entender que tenemos que tener un pensamiento estructurado, un pensamiento organizado.

Framework

¿Qué metodología usé? La metodología que usé es una que, investigando en varios libros, funcionó para mí. Ustedes usan la que ustedes crean que funciona, pero les comento que esta me funcionó a mí. Se llama una metodología de programación por bloques. Yo empecé a ordenar mi día de manera personal, donde me levanto a las cinco de la mañana, de las cinco a las cinco y media, ciertas tareas rápidas, en mi caso, era leer un poco de la información que quería aprender ese día, un poco de un libro que tenía yo por ahí guardado y que necesitaba leer un capítulo. Después tenía otro bloque en el que revisaba yo mis correos electrónicos,  de las cinco y media a las seis contestaba y programo correos . No había interrupciones, ¿ok?

De las seis a las seis y media hacía yo ejercicio. Ejercicio dentro de mi casa, no necesitaba irme al gimnasio. Si ustedes tienen la oportunidad, las ganas, la disciplina de ir al gimnasio, váyanse al gimnasio. A las seis y media de la mañana, que yo ya terminaba de de hacer mi ejercicio, de seis y media a siete, tenía yo una pequeña introspección. Me sentaba con música calmada y trataba yo de bajar mi ritmo. ¿Mi ritmo qué? ¿Mi ritmo mental? Como ya había contestado correos, ya había leído un rato, pues traía yo un poquito de inercia, de tratar de arrancar ya las cosas, ordenaba todas mis ideas, ejercicios de respiración, y en ese lapso de tiempo, siete, siete y fracción, después, desayuno, aseo personal, siete y media ya estaba yo listo.

Ya había avanzado con el ejercicio, con las tareas, ya había organizado mi día, ya había contestado correos, ya había desayunado, ya me sentía yo bien. Traslado por supuesto a la oficina. Llegando a la oficina, yo ya estaba listo para trabajar.

¿Qué hacía entonces, en la parte de trabajo? Mis siguientes bloques ya estaban predefinidos. A qué hora tenía yo recorridos, a qué hora nuevamente revisaba correos, porque nada más revisaba yo correos media hora a mediodía. Y en mi en mis bloques, en mi programación de bloques, revisaba yo correos nuevamente en la noche. También tenía un bloque para llamadas, también tenía un bloque para juntas, un pedacito en la mañana, un pedacito en la tarde. Y, por supuesto, en mis bloques iniciales estaba la media hora en la mañana o los quince minutos en la tarde, en donde decía ordenar oficina, otra vez ordenar oficina.

Como complemento para ayudarme con esta metodología, puse una serie de alarmas, alarmas en los teléfonos, alarmas en la computadora, alarmas en todos lados, para que entonces yo solito me apretara, me forzara, hiciera todo lo necesario para cumplir con esa parte.

Informa a tú equipo y stakeholders

A todo tú equipo y stakeholders avísales como vas a trabajar cada días, para evitar frustración y ansiedad; por ejemplo. Si ustedes me mandan un correo, yo lo voy a revisar tal hora, tal hora y tal hora, esperen mi respuesta después de esos tiempos, no de inmediato. (estamos de acuerdo que una emergencia se atiende por teléfono o cara a cara?) la respuesta de mi parte, de tal hora a tal hora, de tal hora a tal hora y de tal hora a tal hora, mis tres bloques del día. Entonces, no se desesperen, sí les voy a contestar, pero en esos horarios.

¿Cuándo los puedo recibir? Les decía yo, por ejemplo, a los subcontratistas, yo los puedo recibir de tal hora todos los días y de tal hora a tal hora todos los días. Y, créanme, empieza a funcionar. Y una vez que ustedes lo transmiten con las personas, con las gentes con la con las gentes que interactúan, les vuelven a transmitir a ustedes la parte de que estás organizado, y eso ustedes lo pueden trasladar hacia su externo, trasladarlo hacia el proyecto.

Entonces, ustedes ya están organizados, ya están estructurados, y entonces ya pueden ustedes organizar, controlar, estructurar un proyecto.

Consecuencia

Ustedes ya están organizados, ya están estructurados, por lo que ya podrán: organizar, controlar, estructurar un proyecto.

Les repito, si ustedes son un desmadre, el proyecto es un desmadre. Si ustedes son organizados, el proyecto está organizado. Si ustedes tienen el control sobre ustedes mismos, el proyecto también está controlado.

Si ustedes aprenden y tratan, y no es que no no, perdón, no no traten, oblíguense ustedes mismos a cumplir los propios compromisos que hacen con ustedes, también esa disciplina, que es la parte fundamental, la disciplina de cumplir con estas tareas todos los días, les va formando, inconscientemente, la disciplina para cumplir con todas las tareas, también, del proyecto.

Ustedes transmiten esto a su equipo, aprietan a su equipo que también sea controlado, ordenado, con mente organizada, con mente estructurada, les va a ayudar. Claro, siempre va a haber flexibilidades, pasan cosas, lo sé.

La metodología Quick Win 2m, para resolver mi día del trabajo dedicando 2 minutos a cada tarea que puede salir rápido y concentrarme posteriormente todo el día en resolver las actividades estratégicas, la pueden encontrar en el ebook que la contiene en este menú en la pestaña Libros y Taller.

Buenos proyectos ¡

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